FAQS-FACTURACIÓN COMERCIAL

¿Por qué al intentar hacer una factura me sale el siguiente mensaje: "Su perfil no está autorizado para elaborar el tipo de documento"?

El usuario con un perfil de administrador del sistema deberá seguir estos pasos:

Dirigirse a las propiedades del Tipo de documento de la Factura y en la pestaña "Permisos" autorizar o revisar los permisos que tienen los perfiles que actualmente tienen acceso al Tipo de documento.
Asignar en las propiedades del usuario un perfil que cuente con los permisos de usar el documento, en este caso generar la factura.

El sistema me generó el siguiente mensaje: "Está vencida la resolución de facturación", ¿En que parte o menú puedo establecer la nueva resolución?

El usuario con un perfil de administrador del sistema deberá en las propiedades del Tipo de documento, pestaña "Tributarios" parametrizar la información correspondiente de la nueva resolución emitida por la DIAN.

Estoy haciendo una factura de venta y no me deja digitar ningún valor en el espacio de [Cliente] ¿Cómo puedo facturar a nombre de un cliente si este campo no esta disponible?

El usuario con un perfil de administrador del sistema deberá ingresar a las propiedades del Tipo de documento de la factura, Pestaña "Gestión" y activar el check de "Solicitar vinculado" para habilitar este campo en el documento.

¿Por qué al digitar la cédula ó Nit de un cliente en mi factura de venta me dice que no existe si ya le he facturado antes?

Se debe validar el NIT ó cedula con el que se creó inicialmente el cliente quizás exista algún digito errado; se recomienda realizar la búsqueda de este vinculado por nombre y luego, de ser necesario, hacer la corrección del NIT o cédula del mismo con la herramienta de "Traslados contables" o crearlo nuevamente de manera correcta (según criterio de la empresa).

Al digitar la cédula ó Nit de un cliente en mi factura de venta sale un mensaje: "El cliente está inactivo", ¿Cómo lo puedo activar?

En las propiedades del vinculado se debe validar la activación del check "Activo".

Intento ingresar un producto a mi factura, pero este no aparece en el contenido de la misma, ¿Por qué no me registra ningún producto en mi factura de venta?

El usuario con un perfil de administrador del sistema deberá validar que en las propiedades de la cuenta contable 14 de inventario que se tiene parametrizada en el modelo contable del producto, se encuentre activo los check de "Producto" y "Control de Inventario"

¿Por qué no puedo modificar o cambiar el centro de costo?

Si la empresa maneja diferentes centros de costos, estos deberán ser autorizados en las propiedades del tipo de documento.

Estoy facturando y me sale un mensaje: "No se permiten rojos en la bodega", ¿Qué significa esto y cómo puedo corregirlo?

Facturar en rojo es que se permita facturar en negativo o sin tener productos disponibles en la bodega seleccionada, es un control que establece la empresa para el control del inventario.
El usuario debe validar que la bodega seleccionada cuente con las cantidades suficientes del producto a facturar ó en su defecto comunicarse con el administrador del sistema quien verificará o autorizará la facturación de este producto.

Al consultar los productos no me sale el producto que necesito facturar, pero sí es un producto que existe en mi sistema ¿Por qué no me aparece para ingresarlo en mi factura de venta?

Esto se debe a algunos de estos motivos:

El producto no tiene existencias en la bodega seleccionada: deberá verificar si la bodega seleccionada es la correcta, si es correcto revisar en las propiedades del producto que existencia en bodegas tiene y facturar desde una bodega con existencias o si no puede facturar desde una bodega diferente solicitar al administrador del sistema la habilitación de facturar en negativo o un ajuste de inventario.
El producto no está asociado a la bodega seleccionada: Si no está asociado no tendrá existencias y por ende deberá facturar desde una bodega diferente que tenga autorizada el producto.
El producto no tiene precio activo en la lista de precios seleccionada: El producto no saldrá en la ventana de búsqueda si no tiene el precio activo seleccionado, por ende deberá verificar existencias en la bodega y cambiar a una lista precios activa para este producto.
El usuario deberá validar y corregir según sea el caso.

Al facturar un producto me indica que "debo ingresar un lote valido" ¿Qué debo hacer para que me permita facturar este producto?

Al ser un producto que controla Lote el usuario deberá conocer de antemano a que lote pertenece el producto a facturar y seleccionarlo de la lista de lotes que encontrará en el campo continuo al código del producto, una vez seleccionado te dejará incluir el producto en el contenido del documento y generar la factura exitosamente.

¿Por qué al facturar un producto me sale el mensaje: "No ha definido serie(al)?

Al ser un producto que controla serie deberá seleccionar la serie correspondiente del producto a facturar en el botón [S/N] ubicado enseguida del campo donde se definen las cantidades a facturar, una vez seleccionado te dejará incluir el producto en el contenido del documento y generar la factura exitosamente.

Necesito facturar o incluir varias veces un mismo producto pero no me deja añadirlo sino una única vez a mi factura. ¿Se puede habilitar para que me permita añadir varias veces un mismo producto?

Para que permita incluir varias veces el mismo producto a la factura, un usuario con el perfil de administrador del sistema deberá consultar en el Tipo de Documento, en la pestaña "Ventas" y activar el check "Permitir agregar el mismo producto mas de una vez".

Intento facturar un producto pero sale un mensaje que dice: "Lo siento, bodega no autorizada" ¿Cómo puedo autorizar las bodegas??

Si la empresa maneja diferentes bodegas, estas deberán ser autorizadas en las propiedades del tipo de documento.

¿Por qué al intentar facturar algún producto me sale una ventana que dice: "Este producto no esta asignado a la bodega"?

Para asignar un producto a una bodega es necesario dirigirse a las propiedades del producto y en la pestaña "Bodegas" agregar las bodegas que controlan este producto.

¿Puedo editar o modificar una factura?

Una vez guardado el documento no puede ser editado, se recomienda se realice una devolución a la factura.
Si se requiere reabrir el documento para corregir alguna información, se podrá hace uso de la herramienta "Anular, Reabrir, Cerrar" pero debe contar con los permisos para el uso de esta herramienta y se recomienda que se haga este proceso al momento del error o el mismo día en que sucedió para evitar inconsistencias o errores en procesos como el cuadre de caja diario.
Si se trata de una Factura Electrónica y esta solo ha sido guardada aun se puede reabrir, pero si ya fue Impresa/Emitida no se podrá editar bajo ninguna circunstancia, será necesario emitir una nota crédito para corregir ó anular la factura.

¿Puedo anular una factura?

Siempre y cuando no sea un documento electrónico, puede anular la factura usando la herramienta de "Anular, Reabrir, Cerrar".

Necesito imprimir una copia de mi factura, pero el sistema me indica "Lo siento, este documento no puede ser impreso mas de 1 vez", ¿Cómo puedo habilitar que permita imprimir más copias sin tener esta restricción?

Esto se debe a que en el Tipo de documento, pestaña "Impresión" está parametrizado que solo se pueda imprimir 1 copia del documento, se debe verificar con el usuario administrador el numero de copias a imprimir.

¿Cómo puedo hacer para que un descuento otorgado a un cliente quede registrado en la factura de venta?

El usuario con un perfil de administrador del sistema deberá en las propiedades del Tipo de documento, en la pestaña "Ventas" activar las opciones de descuentos:

Activar descuento 1: permite activar el descuento en porcentaje al tipo de documento (también se debe parametrizar el descuento en el producto, línea, lista de precios y cliente).
Activar descuento 2: permite habilitar el descuento en porcentaje y valor al total de la factura.
Descuento 3: permite activar el descuento en valor al tipo de documento.
Descuento 4: permite establecer un descuento al valor unitario o valor parcial del producto (aplica también para políticas de descuento).
Para definir una política de descuentos a un cliente en especifico se recomienda consultar el instructivo "POLITICAS DE DESCUENTOS"
Nota: También se debe validar que el formato de impresión seleccionado cite la información al documento impreso.