PLANILLA UNIFICADA - PILA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación de la planilla unificada PILA, que le permitirá al usuario del sistema generar el archivo plano que se carga en la plataforma del operador PILA para el reporte y pago de la seguridad social integral de sus trabajadores.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta generación y algunas características de la parametrización con las cuales debe contar el sistema para el correcto reporte de la información en el archivo plano de la planilla unificada PILA, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la parametrización general que permita la correcta generación de la información generada en el archivo plano de la planilla unificada PILA, de igual manera se describe la ruta y proceso de creación del archivo para el posterior cargue en el operador con el que la empresa cuente, lo cual permitirá al usuario un ahorro de tiempo al poder realizar el cargue masivo de la información.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

PLANILLA UNIFICADA - PILA

La planilla única es el sistema obligatorio que el Gobierno Nacional ha creado para que todas las empresas de manera unificada calculen, totalicen y paguen los aportes a la seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales, caja de compensación familiar, instituto colombiano de bienestar familiar y SENA) de todos los trabajadores de la empresa.

MANAGER NÓMINA cuenta con el proceso de generar el archivo plano que permite extraer toda esta información del sistema y que pueda ser cargada a la plataforma del operador de manera automática.

MANAGER NÓMINA genera el archivo plano de la planilla Tipo E, la cual se utiliza para el registro y pago de los aportes exclusivamente de empleados dependientes de la empresa.

Para generar el archivo plano, debe realizar las siguientes acciones:

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA DE PLANILLA UNIFICADA PILA

Para emitir el informe: planilla unificada PILA, realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Generar Planilla Unificada – Generar Planilla Unificada Ver 2017

PASO 2. GENERACIÓN DE LA PLANILLA UNIFICADA

En la ventana operativa de la planilla unificada se requieren las siguientes parametrizaciones para la emisión del mismo las cuales se detallan a continuación.

A. Tipo de planilla: por defecto el sistema trae la planilla tipo E y no debe ser modificado debido a que MANAGER NÓMINA sólo genera dicha planilla, en la cual se reportan los pagos de seguridad social de los empleados dependientes.

B. Año de generación: por defecto el sistema coloca el año presente, por lo tanto, no es necesario establecerlo al menos que se requiere consultar la planilla de un año anterior, por ejemplo, en el mes de Enero donde se requiere generar la planilla del mes de diciembre del año anterior.

C. Permite parametrizar los datos de la planilla a generar.

• Operador: siempre debe ser “Estándar”, debido a que la estructura de la planilla unificada PILA está regida por la Resolución 2388 de 2016 y normas posteriores, por lo tanto, es única y es aceptada por cualquier operador de planilla unificada.

• Centro de trabajo: este campo debe ser diligenciado únicamente para las empresas que generan la planilla unificada PILA dividida por sucursales, es decir, que presentan una planilla (archivo plano) independiente por cada sucursal que tiene la empresa reportando solo los empleados que laboran en esa sucursal.

Nota: si la empresa genera una planilla única, no debe diligenciar este campo

• Mes generación: por defecto MANAGER NÓMINA coloca el mes que corresponde generar de acuerdo a la fecha en la que se está consultando la ventana, es decir, si se está ingresando a la ventana de generar planilla en el mes de Septiembre, el sistema coloca el mes anterior, Agosto. Este campo se modifica sólo cuando se requiere generar una planilla de un mes diferente al que le corresponde al periodo corriente.

• Fecha pago: MANAGER NÓMINA coloca la fecha en el que el usuario del sistema está realizando la generación del archivo plano.

• Fecha EPS / Fecha OTROS: son campos informativos, dependiendo del mes a generar el sistema indica la fecha de reporte de salud y de los demás subsistema de seguridad social de la siguiente manera:

Los periodos de cotización para un trabajador dependiente para los subsistemas pensión, riesgos laborales y parafiscales, se reportan mes vencido con los ingresos percibidos en el mes a generar

Los periodos de cotización para la salud se efectúan de manera anticipada con los ingresos percibidos en el mes a generar. Reglamentado por el Decreto 2236 de 1999 en el artículo 1°.

• Corrección: campo no utilizado, MANAGER NÓMINA no genera archivo plano para correcciones.

D. Botones

• Buscar: al dar clic en el botón “Buscar” el sistema generará la información de acuerdo a lo parametrizado en los puntos anteriores.

• Exportar a Excel: permite exportar a Excel el archivo que se reportará en la plataforma del operador PILA para efectos de revisión y auditoría.

El sistema generará un aviso de confirmación: dar clic en “SI”

Posteriormente seleccione la ruta a guardar el archivo y establezca el nombre del mismo.

Una vez en el archivo en Excel puede visualizar y filtrar la información para una mejor revisión y auditoría de la información.

• Generar plano: una vez validada que la información está correcta, se da clic en el botón “Generar plano” y MANAGER NÓMINA creará un archivo TXT.

PASO 3. REVISIÓN DE LAS NOVEDADES

La correcta marcación de las novedades en la planilla unificada PILA depende de la correcta parametrización de los conceptos de nómina. A continuación se relacionan las parametrizaciones necesarias para cada una de las novedades reportadas en la planilla.

3.1 NOVEDAD DE INGRESO/RETIRO.

Ingreso: es la novedad que debe reportar el empleador en los casos que exista el ingreso de un trabajador cuando inicia la prestación de un servicio en la empresa, cuando se reporta dicha novedad indica el ingreso del cotizante a los subsistemas del sistema de la protección social (salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF).

Retiro: novedad que debe reportar el empleado en los casos en que exista el retiro de un trabajador de la empresa, dicha novedad indica el retiro del cotizante a los subsistemas del sistema de la protección social (salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF).

Las novedades ingreso y retiro en el archivo de Excel se visualizan con el número 1.

Para que aparezca reportada la novedad, los conceptos 000 y 888 deben tener asignado el grupo planilla ING y RET.

3.2 VARIACIÓN TRANSITORIA DE SALARIO Y VARIACIÓN PERMANENTE DE SALARIO.

Variación transitoria de salario: se reporta cuando el empleado recibe ingresos adicionales al salario que aumentan el valor a cotizar en un periodo determinado, pero no constituyen de manera permanente ingresos del cotizante.

Variación permanente de salario: esta novedad se reporta cuando a un cotizante se le realiza un aumento salarial de manera permanente, lo cual significa que los aportes de este periodo en adelante se continuarán realizando con la nueva base salarial.

Las novedades VSP se visualizan con un número en la línea del trabajador que presentó dicha condición y la VST aparece el valor de la variación que registró el empleado en el periodo a reportar.

Para que aparezcan reportadas las novedades, los conceptos que constituyan variaciones permanentes y transitorias de salario deben contar con el grupo planilla correspondiente (VST o VSP).

Ejemplo de VSP

Ejemplo de VST

3.3 SLN (SUSPENSIÓN – LICENCIA NO REMUNERADA)

La suspensión del contrato de trabajo es la interrupción temporal de actividades laborales sin que por ello se dé fin al contrato entre la empresa y el trabajador. De acuerdo al código sustantivo del trabajo, el contrato de trabajo se puede suspender por las siguientes razones:

• Motivos de fuerza mayor

• Por ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar.

• Suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa.

• Licencia o permiso temporal (otorgada por el empleador) o por suspensión disciplinaria.

• Muerte o inhabilitación del empleador.

• Detención preventiva o arresto correccional.

• Huelga.

Las novedades SLN se visualizan con el número de días de suspensión o licencia no remunerada en una línea adicional del trabajador que presentó dicha condición.

Para que aparezcan reportadas las novedades SLN, los conceptos de licencias no remuneradas y suspensiones deben contar con el grupo planilla correspondiente.

3.4 IGE (INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL)

Corresponde al reporte de las incapacidades por enfermedad general que sufra un empleado.

Las novedades IGE se visualizan con el número de días en incapacidad en una línea adicional del trabajador que presentó dicha condición.

Para que aparezcan reportadas las novedades IGE, todos los conceptos relacionados con incapacidad por enfermedad general deben contar con el grupo planilla correspondiente.

3.5 LMA (LICENCIA DE MATERNIDAD)

Corresponde al reporte de las licencias de maternidad o paternidad de los empleados que cuenten con dicha condición.

Las novedades LMA se visualizan con el número de días en licencia de maternidad/paternidad en la línea del trabajador que presentó dicha condición.

Para que aparezcan reportadas las novedades LMA, los conceptos de licencias de maternidad y paternidad deben contar con el grupo planilla correspondiente.

3.6 VAC Y LIC (VACACIONES Y LICENCIAS REMUNERADAS)

VAC: la novedad de vacaciones corresponde a la marcación del disfrute de vacaciones del empleado el cual tiene derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado por un año de trabajo  y que consiste en quince (15) días hábiles.

En la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), los permisos remunerados deben ser reportados con novedad de vacaciones, (Licencia por luto, calamidad doméstica, etc.).

LIC: corresponde a los permisos remunerados otorgados por el empleador al empleado.

Nota: es válido que todos los conceptos de licencias remuneradas sean reportados con la novedad VAC debido a que cuenta con el mismo tratamiento que las vacaciones con respecto a los aportes a realizar en dicho periodo.

Las novedades VAC - LIC se visualizan con el número 1 (uno) en la línea del empleado que presentó dicha condición.

Para que aparezcan reportadas las novedades VAC - LIC, los conceptos de vacaciones y licencias remuneradas deben contar con el grupo planilla correspondiente.

3.7 IRL (INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO)

Corresponde al reporte por incapacidad por enfermedad o accidente laboral del empleado. La novedad IRL deberá reportarse en una línea diferente a la línea de los días laborados.

Las novedades IRL se visualizan con el número 1 (uno) en la línea del empleado que presentó dicha condición.

Para que aparezcan reportadas las novedades IRL, los conceptos de incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo deben contar con el grupo planilla correspondiente (IRP).

3.8 CÓDIGOS DE LAS ENTIDADES

Los códigos y nombres de las entidades se diligencian de acuerdo a la entidad que tenga asignada cada empleado y se debe validar que cada una de ellas tenga de manera correcta el campo “Código equivalente” ya que es dicho código el que aparece en el archivo plano PILA.

Para que el código pueda aparecer en el archivo plano del PILA la novedad deberá estar parametrizada de la siguiente manera en MANAGER NÓMINA.

Nota: para conocer más detalles para la creación/parametrización de las entidades, consulte los instructivos de cada una de las entidades (salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF).

3.9 DÍAS REPORTADOS

Los días dependen de los conceptos en días liquidados al empleado, por ejemplo: salario, vacaciones, incapacidades, licencias, entre otros, la totalidad de los días siempre debe ser 30, excepto cuando el empleado tiene novedad de ingreso o retiro.

3.10 SALARIO Y BASES

• Salario: aparece el valor del salario del empleado parametrizado en la hoja de vida del empleado, en caso de que el empleado devengue menos de un salario mínimo legal vigente, en este campo aparecerá el valor del salario mínimo.

• Salario integral: en este campo se reporta el tipo de salario que tiene el empleado de la siguiente manera:

Salario Integral: cuando un empleado tenga salario integral se marcará con una “X”, para ello en la hoja de vida del empleado debe tener como tipo de salario “Salario integral”.

Salario Fijo: cuando un empleado tenga salario fijo se marcará con una “F”, para ello el empleado deberá tener un tipo de salario diferente a salario integral y debe tener un valor en el campo “Salario” en la hoja de vida.

Salario Variable: cuando un empleado tenga salario variable se marcará con una “V”, para ello el empleado debe tener como valor en el campo “Salario” cero (0) o uno (1).

Nota: para conocer más detalles para la parametrización de los tipos de salario consulte el instructivo: cambios resolución 454 de 2020.

• Base AFP/EPS/ARL/Parafiscales: en este campo se reporta la base de cada uno de los subsistemas de seguridad social y la cual contendrá el valor correspondiente de acuerdo a los días y a las novedades que haya tenido el empleado.

3.11 TASAS Y APORTES A LOS SUBSISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

MANAGER NÓMINA relaciona las tasas y los aportes a cada subsistema de seguridad social. Las tasas deben estar correctamente parametrizados en los “Parámetros globales de empresa” (para mayor información consultar el instructivo: parámetros globales de empresa).

MANAGER NÓMINA establece la tasa correspondiente a cada subsistema. Las tasas pueden variar dependiendo del tipo de empresa y al tipo de contrato y salario que tenga el colaborador.

Ejemplos:

• Si la empresa es excluida de EPS y parafiscales, el sistema sólo colocará en la tasa EPS el porcentaje correspondiente al empleado y en los subsistemas de SENA e ICBF las tasas serán cero (0).

• Si el empleado cuenta con un salario superior a 10 SMMLV o salario integral, el sistema colocará la tasa EPS completa y las tasas correspondientes al SENA e ICBF, ya que los empleados que devenguen más de 10 SMMLV no entran en la exclusión de EPS y parafiscales de acuerdo al artículo 114-1 del estatuto tributario.

Por otro lado, para que MANAGER NÓMINA calcule correctamente los aportes a cada uno de los subsistemas, se debe validar en cada uno de los conceptos que la sección “Concepto forma base para” esté parametrizado correctamente de acuerdo a la novedad que corresponda.

Ejemplo: un concepto de vacaciones disfrutadas debe formar base para EPS y AFP tanto para el empleado como para el patrono, pero en vacaciones no se realizan aportes a la ARL ni a parafiscales, por lo tanto, el concepto deberá estar de la siguiente manera:

3.12 MARCACIÓN DE EXCLUSIÓN DE EPS Y PARAFISCALES Y RELACIÓN DE FECHAS DE LAS NOVEDADES

• Columna “exclparaf”: la exoneración del artículo 114-1 del estatuto tributario, aplica solo para aquellos empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales, para quienes los aportes a salud corresponden al 4% del IBC (tasa completa: 12,5%) y no se deben hacer aportes en SENA e ICBF. Por lo tanto, para estos empleados se deberá tener la marcación “S” que indica que están excluidos de los pagos anteriormente mencionados.

Para los empleados que devenguen 10 o más salarios mínimos se continúan realizando todos los aportes de forma normal, de esta manera el sistema marcará con la letra “N” (no excluido) para indicar que realizará los aportes a todos los subsistemas.

• Fechas de las novedades: en las columnas siguientes el sistema relacionará las fechas de inicio y fin de las siguientes novedades:

- Ingreso
- Retiro
- Variación permanente de salarios
- Suspensiones o licencias no remuneradas
- Incapacidad por enfermedad general
- Licencia de maternidad
- Vacaciones
- Incapacidad ARL

3.13 INFORMACIÓN GENERAL DEL COTIZANTE

• Horas laboradas: se relacionan las horas que el empelado laboró en el mes que se está reportando.

• Base social: corresponde al porcentaje del salario del empleado que se cotiza a seguridad social. Por ejemplo, para las personas que tiene salario integral el porcentaje que forma base de seguridad social es del 70%.

• Base parafiscales: corresponde al porcentaje del salario del empleado que se cotiza a parafiscales. Por ejemplo, para las personas que tiene salario integral el porcentaje que forma base de parafiscales es del 70%.

• Código ARL: MANAGER NÓMINA relaciona el código de la ARL que tiene asignado el empleado. (Para validar la correcta parametrización del código ARL, consultar el instructivo: administradora de riesgos profesionales).

• Nombre ARL: corresponde al nombre de la ARL que tenga asignado el empleado en la hoja de vida.

• Alto riesgo: el artículo 5 de Decreto 2090 de 2003 establece que la cotización especial de pensión es de un 10% adicional, el cual debe ser pagado por el empleador:

“Artículo 5º.Monto de la cotización especial. El monto de la cotización especial para las actividades de alto riesgo es el previsto en la Ley 100 de 1993, más diez (10) puntos adicionales a cargo del empleador”.

La cotización norma de un empleado es del 16% del salario, un 4% le corresponde al empleado y el 12% restante lo debe pagar el empleador. Si el empleado cumple con los requisito del Decreto 2090 de 2003 para la pensión especial, se debe pagar un 10% adicional, el empleado cotizará sobre el 26%, el 4% los seguirá pagando el empleado y el 22% estará a cargo del empleador.

Para este tipo de empleados se deberá realizar la marcación correspondiente en la planilla unificada PILA.

• Tasa equivalente: La resolución 454 determina que el campo clase de tarifa de riesgo solo puede ir en blanco cuando el afiliado no está obligado a realizar aportes a riesgos laborales. Por esta razón, en este campo se deberá colocar el nivel de riesgo correspondiente al empleado, siempre y cuando este realice aportes a riesgos profesionales.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La calidad de la información generada por la planilla unificada PILA depende de la correcta parametrización de los conceptos de nómina, no sólo en lo concerniente a los grupos planilla, si no que se debe parametrizar correctamente cada concepto para que subsistema de seguridad social va a formar base.

2. MANAGER NÓMINA genera la planilla unificada PILA de acuerdo con la Resolución 2388 de 2016 y normas posteriores, la cual reglamenta la estructura que debe contener el archivo plano para el reporte de la seguridad social integral.

3. MANAGER NÓMINA solo genera el archivo plano de la planilla Tipo E, la cual se utiliza para el registro y pago de los aportes exclusivamente de empleados dependientes de la empresa.

FIN DEL INSTRUCTIVO