IMPORTACIÓN DE NOVEDADES

Manager Inmuebles Versión 7

ALCANCE

En este instructivo se encuentra la parametrización necesaria para la importación de novedades dentro del proceso de inmuebles.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo a los usuarios para lograr una correcta importación de novedades de inmuebles desde Excel a Manager ERP.

ABSTRACT

Las novedades dentro del proceso de Inmuebles se realizan para modificaciones o cambios al contrato actual pactado con el arrendador. La importación de las novedades se presenta como una herramienta ágil y útil ante los diferentes pactos contractuales o situaciones en las que incurre una empresa y en las cuales se requiera importar de forma masiva estos documentos.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. VERSIÓN MANAGER ERP

Se debe consultar con el usuario ADM y/o departamento de sistemas que se cumplan los requisitos de la versión de MANAGER ERP en la que encontrará disponible la herramienta.

A. Ejecutable de Managerpack.exe Versión 7.1 en adelante.

B. Actualización de base de datos 5.5.34.

PASO 2. CREACIÓN TIPO DE DOCUMENTO NOVEDADES

Inicialmente se recomienda consultar dentro de los tipos de documento actuales si se tiene definido un documento de clase IMNT.

Ingrese a la ruta: Catálogos - Configuración - Tipos de Documento

Se despliega la ventana “Tipos de Documento”.

A. Se requiere activar el filtro por clase de documento, para lo cual, damos clic en el menú desplegable y seleccionamos Clase.

B. Se diligencia la clase IMNT asignada para las novedades de inmuebles.

C. Haga clic en el botón “Buscar”.

En caso que no cuente con el documento para las novedades, existe la herramienta de copiar documentos.

Ingrese a la ruta: Herramientas - Implementación - Copiar Tipos de Documento

En la ventana “Copiar Tipo de Documento” diligencie los siguientes campos:

A. Tipo de documento actual: se toma como base para la creación del nuevo tipo de documento, el documento designado para contratos, en el campo clase se define como IMNV y en el campo tipo el documento definido para los contratos.

B. Copiar a: documento a crear. En el campo clase se define IMNT y en el campo tipo se diligencia el código y nombre del documento nuevo.

C. Finalizado este proceso se da clic en el botón “Copiar Tipo de Documento”.

D. Haga clic en la opción “Sí”.

Culminado este proceso se visualiza el nuevo tipo de documento con igual configuración del documento base para este caso el contrato.

PASO 3. IMPORTAR ARCHIVO PLANO

Para la importación del archivo plano primero se debe descargar el formato estándar para MANAGER ERP.

3.1 GENERACIÓN PLANTILLA DE EXCEL

Para descargar el archivo plano ingrese a la ruta: Especializados - Inmuebles - Novedades - Importar Novedades

Al ingresar por la ruta anterior se despliega la ventana “Importar Novedades desde Excel”.

A. Ver características: permite la descarga el archivo plano en formato Excel con el que se realiza la importación de novedades.

El nombre de cada columna tiene tres partes:

B. Detalle: indica que información debe contener la columna a diligenciar, en el caso del ejemplo, se deberá colocar el código del inmueble a realizar la novedad.

C. Tipo de dato: después del detalle la plantilla indica el tipo de dato requerido, el cual puede ser:

• C: la información debe ser ingresada en forma de carácter, lo que indica que el campo debe ser alfabético, si debe ir un número (en el caso del inmueble), se coloca con apóstrofe (‘) y luego el número, de esta manera el número será convertido en texto. En las columnas con terminación en C que no son de obligatorio diligenciamiento se debe diligenciar en punto (.).

• N: indica que lo diligenciado en esta columna debe ser solo numérico, no acepta letras. En las columnas con terminación en N que no requieran ser diligenciadas, se debe colocar cero (0).

D. Extensión: indica el número máximo de caracteres que recibe el campo, en el caso del inmueble, el número máximo de caracteres a diligenciar son de 10.

3.2 DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANTILLA DE EXCEL

Proceda con el diligenciamiento de los campos de la platilla de Excel teniendo en cuenta la siguiente información:

• Columna A – SUBIRSN.C1: campo carácter de extensión 1, siempre diligenciar con la letra S.

• Columna B – TIPODOC.C4: campo carácter de extensión 4, se diligencia el tipo de documento definido para las novedades de inmuebles.

• Columna C – INMUEBLE.C10: campo carácter de extensión 10, se diligencia el código del inmueble.

• Columna D – LIMPIO1.C50: campo en limpio, no diligenciar.

• Columna E – CONCEPTO.C5: campo carácter de extensión 5, se diligencia el código del concepto de inmueble que se va afectar.

• Columna F – LIMPIO02.C50: campo en limpio, no diligenciar.

• Columna G – FECINI.C10: campo carácter de extensión 10, se diligencia la fecha inicial de la novedad.

• Columna H – PLAZO.N6: campo numérico de extensión 6, se diligencia el periodo (mes o meses) por el cual estará activa la novedad.

• Columna I – LIMPIO03.C10: campo en limpio, no diligenciar.

• Columna J – VALOR.N12: campo numérico de extensión 12, se diligencia el valor de la novedad. En caso de requerir una disminución en el concepto se diligencia en negativo.

• Columna K – DETALLE.C250: campo carácter de extensión 250, se diligencia el detalle de la novedad.

Concluido el diligenciamiento del archivo plano se debe guardar con un nombre y ruta que no contenga espacios.

3.3 IMPORTAR ARCHIVO PLANO

Posterior al diligenciamiento, se procede a la importación del archivo plano por MANAGER ERP.

Ingrese a la ruta: Especializados - Inmuebles - Novedades - Importar Novedades

En la ventana “Importar Novedades desde Excel” siga los siguientes pasos:

A. Paso 1: se recomienda crear una copia de seguridad antes de importar novedades, en caso de requerir reversar la información.

B. Paso 2: se debe indicar la ruta en la que se encuentra el archivo plano. Para esto se da clic en el botón de puntos suspensivos y para seguidamente buscar la ruta donde se guardó el archivo.

C. Paso 3: Desde – Hasta: seleccionar el rango a nivel de filas en las que se encuentra la información, sin contar la fila de títulos.

D. Paso 4: Generar vista previa: al darle clic a este botón, se carga el archivo seleccionado en el punto anterior y valida si el valor diligenciado en cada columna está conforme al formato requerido. En caso afirmativo genera el mensaje de “Ok” en pantalla y en caso de algún error se muestra en pantalla la columna que no coincide con el formato solicitado.

E. Paso 5: una vez concluido este proceso se procede a dar clic en el botón “Importar” de este formulario.

3.4 VALIDAR IMPORTACIÓN

Para validar y certificar la importación realizada en el paso anterior se ingresa a las Novedades de Inmuebles.

Ingrese a la ruta: Especializados - Inmuebles - Novedades - Digitar Novedades

Se recomienda filtrar por fecha inicial y finalmente clic en el botón “Buscar” para visualizar la novedad o novedades importadas con esta herramienta.

PASO 4. LIQUIDACIÓN INMUEBLES

El efecto en la liquidación dependerá del valor y signo con el que se importó la novedad, es decir, si se requiere realizar una disminución sobre el valor del canon y que esta disminución afecte la base de liquidación de impuestos, el valor de la novedad debe ser negativo y por el valor de la disminución.

Ingrese a la ruta: Especializados - Inmuebles - Causación Arrendamientos - Causación Arrendamientos ver. Preinstalado

En la ventana de “Preliquidación” continúe con los siguientes pasos:

A. Año y Mes: se define el periodo a liquidar.

B. El proceso de liquidación se lleva a cabo de manera normal realizando inicialmente las prórrogas de arrendamiento en la pestaña “Prorrogas” para seguidamente ingresar a la pestaña “Registros” y dar clic en el botón “Buscar”.

C. Valor a causar: es el valor producto de la novedad de disminución.

D. Valor fijo: corresponde al valor definido en el contrato.

Una vez concluida la validación y certificación de los valores a causar termina el proceso con la contabilización del documento desde la pestaña “Causación Arrendamientos”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. En caso de requerir importar masivamente novedades de disminución que no afecten la base de liquidación de impuestos, se debe crear un nuevo concepto con efecto liquidación resta. De esta forma se liquidará normalmente el contrato y el valor resultante después de impuestos será el susceptible de la disminución.

2. En el proceso de importación se debe dar clic una sola vez en el botón importar, ya que cada clic en dicho botón importará nuevamente todas las novedades.

FIN DEL INSTRUCTIVO.