FAQS-TRANSACCIONES

Para consultar documentos creados en Manager ERP, ingrese a la ruta: Contabilidad - transacciones. La ventana operativa permite consultar los documentos por Tipo, Número, Rango de fecha, Vinculado y Estado del documento

Manager ERP permite importar movimientos ejecutando los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ruta: Herramientas - Implementación - Importar Documento

2. Descargue la Plantilla que ofrece el aplicativo dando clic en el botón "Ver Características", proceda a diligenciar los campos de acuerdo a las exigencias de la guía.

3. Lleve a cabo los pasos señalados en la ventana operativa de importación
   Nota: Las celdas a importar en la plantilla no debe tener campos en blanco, por defecto colocar punto (.)

Para realizar copia de los registros contables de un documento a uno nuevo:

1. Ingrese a la ruta: Herramienta - Contabilidad - Copiar Documentos

2. Digite la Clase, Tipo y Número del documento que desea copiar

3. Diligencie el Tipo del nuevo documento, el sistema automáticamente trae el consecutivo y le permitirá modificar el detalle

4. Proceda a realizar la copia dando clic al botón "Copiar Documento"

Para modificar los registros contables de un documento, se debe verificar que el documento se encuentre en estado "Abierto", si se encuentra "Cerrado" proceda a reabrirlo por la ruta: Herramientas - Control a Documentos - Anular, Reabrir, Cerrar.
Posterior al cambio del estado del documento, Ingrese al documento, seleccione el registro a modificar y de clic en el botón "Modificar", realice el cambio en el registro y proceda a guardar.
Nota: las transacciones que tienen control documento cruce no permiten modificación, en este caso debe borrar el registro y volver a agregarlo; en caso de que la CXC o CXP ya cuente con abonos o cruces no será posible borrar la transacción.

Para identificar el estado de un documento puede dirigirse a la Ventana operativa de consulta de documentos en la columna "Estado" o directamente en el documento contable en la celda que se encuentra al lado izquierdo del botón "Importar". Los Estados de documento más comunes son: "a" abierto, "c" cerrado y "e" anulado.

Para cerrar de forma definitiva un documento y que este ya no pueda ser modificado, después de dar clic en el botón "Guardar" la ventana habilitará el botón "Imprimir", esta opción permite cerrar el documento, previsualizarlo, enviar a impresión, importar a Excel o guardarlo en formato PDF.

Cuando se requiere cerrar documentos de forma masiva, acceda por la ruta: Herramientas - Control a Documentos - Anular, Reabrir, Cerrar, en la Pestaña "Cerrar", Manager ERP permite cerrar los documentos del mismo Tipo que se encuentran en un Rango de fechas establecido.

Manager ERP no permite modificar el número de un documento una vez este se cierra, si se requiere modificar se recomienda:

1. Reabrir el documento, eliminar los registros y proceder a eliminar el documento contable

2. Posteriormente solicitar al usuario administrador sincronizar el consecutivo del documento según la necesidad y volver a elaborar el documento contable.
   Nota: Otra opción que brinda el aplicativo, es el traslado de los movimientos de un documento a otro en la ruta: Herramientas - Contabilidad - Trasladar Documentos, si requiere un consecutivo específico solicitar previamente la sincronización del mismo.

Para poder modificar los registros contables de un documento, es necesario que el documento se encuentre en estado "Abierto", si se encuentra "Cerrado" proceda a reabrirlo por la ruta: Herramientas - Control a Documentos - Anular, Reabrir, Cerrar.

En el documento contable es posible consultar los registros realizados en cada uno de los libro (NIIF/PCGA/FISCAL), activando el check que corresponde a cada tratamiento contable en la parte superior al grid de transacciones o registros.

Para realizar la exportación de los registros contables de un documento a una hoja de cálculo, ingrese al documento que desea exportar y en la parte inferior izquierda el botón "Resumir" le permitirá exportar la información resumido por Centro de Costo, Vinculado, Fecha, Destino o el movimiento detallado.

Cuando se requiere realizar consultas en documentos con muchos registros, Manager ERP permite filtrarlos por Cuenta, Vinculado, Centros de costos, Sucursal o Destino, haciendo uso del botón "Filtrar" que está en la ventana del documento contable, al dar click se despliegan unos campos que permiten llevar a cabo la consulta.

Para consultar el usuario que realizó o modificó un registro en un documento contable, debe acceder al documento y ubicarse en el grid de transacciones o registros, allí encontrará una columna identificada como "...", al dar clic en ese botón en cada registro y dar "Aceptar" en la Ventana de "Detalle" podrá conocer estos datos de auditoría y control.

Para consultar registros que fueron eliminados o anulados en un documento contable, ingrese al documento y en lado derecho podrá encontrar un botón identificado con una lupa, allí podrá realizar la consulta de estos registros.

Manager ERP permite vincular archivos relacionados con un documento contable, esta herramienta se encuentra disponible en la ventana del documento en el botón identificado con "Clic", al dar clic se despliega una ventana que permite adjuntar todos los documentos relacionados.
Nota: para que todos los usuarios puedan acceder a estos archivos deben encontrarse en una carpeta compartida.

Manager ERP permite agregar a los documentos notas de seguimiento de gestión de cobro o auditoría, para dar utilidad a esta herramienta, debe ingresar al documento contable y en el botón "Novedades" que se encuentra en la parte inferior de la ventana podrá agregar los comentarios o notas del documento asignando un tipo de actividad según la necesidad Ej. Informativo, Cobranza, podrá anexar archivos que evidencien dicha actividad, colocar detalle y valor.

Para guardar un documento en formato PDF debe:

1. Ingresar a la ventana del documento contable y dar clic en el botón "Imprimir"

2. Acceda a la opción "Vista Preliminar" y de clic en el ícono identificado de "Impresora" en la barra de menú disponible en la vista preliminar, se abrirá una ventana que le permitirá guardar el documento en formato PDF.

Si al imprimir un documento no tiene disponible la impresora que desea utilizar, debe consultar con el encargado del área de sistemas de su empresa, ya que esto se debe a la falta de instalación o configuración de la impresora en el equipo, este incidente no depende de parametrización en Manager ERP.

Para eliminar un documento es necesario que el usuario cuente con el permiso asignado al perfil para realizarlo. Si cuenta con dicho permiso, ejecute los siguientes pasos:

1. Verifique el estado del documento, si se encuentra en estado "Cerrado" debe reabrirlo por la ruta: Herramientas - Control a Documentos - Anular, Reabrir, Cerrar.

2. Ingrese al documento contable y con el botón "Quitar" retire todos los registros

3. En la ventana operativa de consulta, seleccione el documento y con el botón "Eliminar" el aplicativo le permite eliminarlo.
   Nota: en los casos de cuentas contable que controlen documento cruce CXC o CXP, si este documento ya tenga aplicados abonos o cruces no será posible borrar la transacción.

Para realizar el cambio de fecha en un documento, debe verificar primero el estado del documento que se encuentre "Abierto" para poder editarlo, en la Ventana del documento al lado de la fecha encontrará un botón identificado con "...", al dar clic el aplicativo despliega una ventana que le permitirá hacer el cambio de fecha y solicitará la confirmación si desea que esta modificación aplique para todas las transacciones del documento.

Para estandarizar el texto del campo "Detalle" de los documentos en Manager ERP, se puede preestablecer desde los parámetros de empresa, siguiendo estos pasos:

1. Ingrese a la ruta: Sistema - Empresa

2. Identifique la empresa a parametrizar y acceda a propiedades

3. En la pestaña "Políticas", en la sección de "Contabilidad" el menú desplegable "Detalle", permite elegir si desea que este texto se visualice sin control, todo en Mayúscula, todo en Minúscula o en Nombre propio (inicial en mayúscula demás en minúsculas).
   Nota: esta parametrización solo podrá realizarla el usuario administrador del sistema.

Esto se debe a la configuración del tratamiento contable en la cuenta, para dar solución se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Identifique en que libro y en que cuenta presenta el descuadre

2. Si la cuenta contable va a afectar directamente los tres libros debe validar que en los parámetros de la cuenta el campo "Tratamiento NIIF/PCGA" tenga seleccionada la opción "1. NIIF/PCGA/Fiscal".

3. Si la cuenta efectivamente tendrá manejo sólo PCGA/Fiscal o sólo NIIF, para evitar tener que realizar la contabilización en libro descuadrado de manera manual y este incidente se vuelva repetitivo, se recomienda ingresar a los parámetros de la cuenta y configurar la cuenta de replicación, este proceso debe hacerse en ambas cuentas para que esta herramienta funcione en los dos sentidos.
   Nota: Para más información consultar el instructivo "CUENTAS DE REPLICACIÓN".

4. Para que el documento quede cuadrado, es necesario realizar de nuevo el registro de la cuenta configurada para replicación para que se refleje el movimiento en todos los libros.