CREACIÓN DE NÓMINAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de creación de las diferentes nóminas con las que cuenta el software, el cual le permitirá al usuario del sistema definir de manera correcta la nómina al momento de crearla dependiendo de las características de la misma.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta creación de las nóminas de acuerdo a las características de la misma, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre las características de la ventana de creación de las nóminas y de su correcta generación en el software MANAGER NÓMINA, lo cual permitirá al usuario generar adecuadamente las nóminas y de esta manera garantizar la buena calidad información liquidada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

NÓMINAS

Las nóminas son los documentos que permiten registrar y liquidar los salarios, las diferentes deducciones, sean legales o voluntarias, las prestaciones, aportes y demás conceptos que requieran ser liquidados a los empleados. Las nóminas constituyen el cumplimiento legal de la empresa hacia los empleados y es una parte esencial de la contabilidad financiera de la organización.

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA NÓMINAS

Para la creación de una nómina, realice el siguiente proceso:

Ingrese a la ruta: Nómina – Nóminas 

PASO 2. DEFINICIÓN DE LA NÓMINA 

En MANAGER NÓMINA existen dos conjuntos de nóminas, están las especiales y las generales, las nóminas especiales son aquellas que no tienen una frecuencia de liquidación y tienen unos accesos especiales en MANAGER NÓMINA para su liquidación, por otro lado, las nóminas generales son las que tienen una frecuencia de liquidación y todas ellas se crean por la ventana “Nóminas”.

A continuación se listan las nóminas generales que pueden existir en las empresas, puede que en algunas organizaciones cuenten con más o menos nóminas, esto depende de las necesidades particulares de cada empresa.

Dependiendo de la nómina que el usuario requiere crear, se diligencia el código de la misma, el nombre y la definición de las fechas.

Nota: tenga en cuenta que:

• Los códigos relacionados para las nóminas generales son los sugeridos, si la empresa lo desea, podrá determinar  códigos diferentes.

• Los procesos de liquidación de vacaciones y liquidación de contrato no se realizan por esta ruta, para conocer el proceso y la ruta valide los instructivos de vacaciones y liquidación de contrato.

• Cuando se tiene parametrizado en el sistema múltiples empresas en la misma base de datos, se debe crear una nómina por cada empresa y se recomienda utilizar los últimos dígitos de la clase de nómina relacionados con el código de la empresa.

Empresa 101- Nómina NM01

Empresa 102- Nómina NM02

• Para tener mayor información sobre las clases de nómina que cuenta MANAGER NÓMINA consulte el instructivo: clases de nómina.

La definición de cada nómina depende de la frecuencia que tenga y a las características de la misma.

PASO 3. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran las nóminas que han sido creadas, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtros: permite seleccionar un criterio de búsqueda (documento, número, fecha, nombre o cédula del vinculado).

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado (documento, número, fecha, nombre o cédula del vinculado).

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 4. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez en la ventana de nómina se procede a crear la nómina diligenciando los campos que se detallan a continuación.

A. Se establecen los datos de la nómina que se desea liquidar.

• Clase de nómina: diligencie el código de la clase de nómina a liquidar, si no lo sabe utilice los tres puntos para buscarla.

• Código: el consecutivo de la nómina es definido de manera automáticamente por MANAGER NÓMINA de acuerdo a las nóminas creadas en el software.

B. Se establece el nombre de la nómina.

• Nombre: el usuario define el nombre que permite identificar la nómina y a qué periodo corresponde, el nombre que se establezca en este campo aparecerá en el desprendible de pago del empleado, por lo tanto, se recomienda que sea lo más concreto posible.

• Equivalente: este campo se deja en blanco, el sistema lo diligencia de manera automática de acuerdo a las fechas parametrizadas.

C. Se establecen las fechas de la nómina.

• Fecha inicial: se parametriza la fecha inicial del periodo a liquidar de acuerdo a la clase de nómina a crear.

• Fecha final: se parametriza la fecha final del periodo a liquidar, teniendo en cuenta la nómina a crear.

• Fecha de contabilización: se parametriza la fecha con la cual el usuario desea que se cree el documento contable de la nómina.

• Fecha de pago: se establece la fecha en la que se pagará la nómina a crear, por lo general es la misma fecha final de la nómina, sin embargo, este campo toma una importancia especial en las nóminas de cesantías e intereses a las cesantías, ya que la fecha de este campo define dónde van a aparecer los valores liquidados en los certificados de ingresos y retenciones.

D. Permite realizar nóminas individuales, por centros de trabajos o destinos

• Nómina solo a: si la empresa requiere realizar la nómina a una sola persona, se debe parametrizar al empleado a liquidar.

• Todos los centros de trabajo: viene predeterminado para que se incluyan todos los centros de trabajo, pero si la empresa realiza nóminas individuales por centros de trabajo, se debe retirar el check de este campo y se establece el centro a liquidar.

• Todos los destinos: viene predeterminado para que se incluyan todos los destinos, pero si la empresa realiza nóminas individuales por destino, se debe retirar el check de este campo y se establecerá el que se desea liquidar.

A continuación se relacionan unos ejemplos de creación de nóminas, sin embargo, se recomienda remitirse al instructivo de la nómina que desea liquidar para que pueda evidenciar las características de la misma.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Las nóminas que pueden ser creadas por la ventana nóminas son las correspondientes a las nóminas generales, las cuales se detallan en el instructivo: clases de nómina.

2. Las nóminas de liquidación de vacaciones y de liquidación de contrato aunque aparecen dentro de las opciones al crear una nómina, no se realizan por este proceso sino que tienen un  instructivo adicional en donde se explica la ruta y el paso a paso. Ver instructivos: liquidación de vacaciones y liquidación de contrato.

3. Las nóminas generales como nóminas de pago, aportes, provisiones se crean con corte al 30 en el campo de fecha final así el mes tenga 31 días. Para el caso del mes de febrero, la fecha final es al 28 o 29 de acuerdo al año.

FIN DEL INSTRUCTIVO