DESPRENDIBLES DE PAGO

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra el proceso para la generación de los desprendibles de pago de nómina, que permitirá al usuario del sistema generarlos de manera masiva o individual de acuerdo a los requerimientos del proceso de la organización.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la generación de los desprendibles de pago, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la generación, envío y exportación de los desprendibles de pago de nómina de los empleados en el software MANAGER NÓMINA.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

DESPRENDIBLES DE PAGO

Los desprendibles de pago de nómina son un documento que permite conocer a los empleados qué conceptos le han pagado, cómo se los han liquidado y qué conceptos y valores le han descontado de la nómina.

MANAGER NÓMINA permite generar los desprendibles de pago de nómina de las siguientes maneras:

• Impreso directamente desde MANAGER NÓMINA

• Exportados en PDF

• Envío por correo electrónico al empleado.

A continuación se indica la generación de los desprendibles de nómina por cada una de las opciones anteriormente mencionadas.

PASO 1. GENERACIÓN DE LOS DESPRENDIBLES DE PAGO DE NÓMINA

Para la generación de los desprendibles de pago:

Ingrese a la ruta: Nómina – Liquidar Nómina Definitiva

En la ventana que se despliega debe seleccionar la nómina de pago a la cual va a generar los desprendibles. 

A. Se debe seleccionar la clase de nómina y el número de la nómina a la cual va a generar los desprendibles de pago.

• Clase nómina: diligencie el código de la clase de nómina a liquidar, si no lo conoce, utilice los tres puntos para buscarla.

• Nómina: campo para diligenciar el número de la nómina a liquidar, si no lo conoce utilice los tres puntos para buscarla.

1.1 GENERACIÓN DE LOS DESPRENDIBLES A TODOS LOS EMPLEADOS

Para generar los desprendibles de nómina a todos los empleados se debe tener activo el check en el campo “Todos desprendibles” como se muestra a continuación:

De esta manera MANAGER NÓMINA generará los desprendibles a todos los empleados que fueron liquidados en la nómina consultada dando clic en el botón “Desprendibles”. (Ver paso 2, 3 y 4).

1.2 GENERACIÓN DE LOS DESPRENDIBLES A UN SOLO EMPLEADO

Para generar los desprendibles de nómina a un solo empleado, se debe retirar e l check en el campo “Todos Desprendibles” y seleccionar al empleado al cual se le desea generar el comprobante, posteriormente dar clic en el botón “Desprendibles”. (Ver paso 2, 3 y 4).

A continuación se muestra un ejemplo:

Nota: una vez el usuario haya determinado si generar los desprendibles a todos los empleados o a uno solo de ellos, se debe dar clic en el botón “Desprendibles” del cual se despliegan tres opciones que se detallan en los siguientes pasos.

PASO 2. IMPRESIÓN DE LOS DESPRENDIBLES DESDE MANAGER NÓMINA

Una vez se haga clic sobre el botón “Desprendibles”, se despliega una ventana en la cual se selecciona la opción “Imprimir”, de esta manera, MANAGER NÓMINA enviará la orden para la impresión de los comprobantes de pago de nómina.

Para la impresión de los desprendibles MANAGER NÓMINA ofrece dos opciones:

Seleccione la forma de impresión que desea. Una vez seleccionada la forma de impresión, se despliega el listado de impresoras con las que cuenta la empresa.

Seleccione la impresora a utilizar y haga clic en “Imprimir”.

PASO 3. EXPORTAR LOS DESPRENDIBLES DE PAGO A PDF

Una vez se haga clic sobre el botón “Desprendibles”, se despliega una ventana en la cual se selecciona la opción “Exportar PDF”; de esta manera, MANAGER NÓMINA creará un archivo PDF con los desprendibles de pago de los empleados.

Al exportar los desprendibles en PDF MANAGER NÓMINA ofrece dos opciones:

• Generar Desprendibles en Archivo PDF único: esta opción permite generar un solo archivo PDF con todos los desprendibles de los empleados presentes en la nómina consultada.

En la generación de un archivo PDF único se despliegan las siguientes opciones:

Seleccione la forma en la que desea generar el archivo PDF. Posteriormente seleccione la ruta en la que desea guardar el documento.

• Archivar PDF Individual por empleado: esta opción permite generar un PDF por cada desprendible de pago. Al seleccionar esta opción se genera la ventana en la cual deberá seleccionar la ruta para guardar los PDF generados.

Nota: el nombre de la ruta seleccionada no deberá contener espacios. A continuación se cita un ejemplo:

Ruta no válida:  C:\Usuario\Escritorio\desprendibles de pago

Ruta válida:  C:\Usurio\Escritorio\desprendibles

Como se puede observar en la ruta inválida el nombre de la carpeta “desprendibles de pago” contiene espacios, por lo tanto, el sistema no permitirá la generación de los desprendibles en PDF.

Manager crea los PDF con el número de cédula del empleado, el periodo y número de la nómina generada.

PASO 4. ENVÍO DE LOS DESPRENDIBLES DE PAGO POR CORREO ELECTRÓNICO

A continuación se detalla el proceso requerido para que esté disponible el envío de desprendibles por correo electrónico.

4.1 CONFIGURACIÓN DE POLÍTICA DE ENVÍO DE LOS DESPRENDIBLES DE PAGO POR CORREO

Es responsabilidad de la empresa la configuración y la administración del correo electrónico del cual se emiten los desprendibles de pago a los empleados.

A continuación se detalla el proceso de creación de la política que permite enviar los desprendibles de pago a los correos electrónicos de los empleados:

4.1.1 CONFIGURAR LA POLÍTICA DE EMPRESA

Para crear la política ingrese por la ruta de acceso: Sistema -Políticas de Empresa.  

A continuación se detallan los campos a diligenciar:

A. Empresa: se debe diligenciar el código de la Empresa, por lo general "101", cabe aclarar que por cada Empresa se debe crear una política de Empresa.

B. Código: se debe diligenciar el Código de la Política de Empresa, el cual es NOMI_MAIL_SERVER.

C. Nombre: se debe diligenciar el Nombre de la Política de Empresa, el cual es "DATOS SERVIDOR DE CORREOS NÓMINA".

D. Detalle: se describen los parámetros que debe tener el usuario de la cuenta de correo electrónico que se creó para el envío los desprendibles de pago, es una guía para que el usuario comprenda lo que debe diligenciar en el campo “Valor”. Ver imagen.

E. Tipo Valor: se debe seleccionar la opción "Variable Caracter", para poder escribir sobre el campo "Valor".

F. Valor: se debe diligenciar la información del correo electrónico en el orden en el que se describieron los parámetros del campo "Detalle". Se debe contar con la configuración y habilitación del servidor para enviar la información (puertos), adicional el correo electrónico elegido debe estar configurado para permitir aplicaciones poco seguras y tener habilitado el pop e imap.

Por facilidades de parametrización y validación se recomienda que el correo se cree en el servicio de correo electrónico de gmail.

Parámetros en el campo "Detalle":

Parámetro 1 = servidor smtp

Parámetro 2 = puerto

Parámetro 3 = tipo de envío

Parámetro 4 = usa autenticación

Parámetro 5 = usa cifrado ssl

Parámetro 6 = correo de envío

Parámetro 7 = contraseña

Ejemplo del campo "Valor", como debe ir de acuerdo al orden de los parámetros del Campo "Detalle" quedaría configurado de la siguiente manera:

smtp.gmail.com,465,2,.T.,.T.,desprendibles.nomina@gmail.com,123456789

4.1.2 PARAMETRIZAR EL CORREO ELECTRÓNICO EN LOS EMPLEADOS

En la hoja de vida de cada uno de los empleados deberá tener el correo electrónico al cual se le enviarán los desprendibles de pago.

4.1.3 HABILITAR PUERTO DE SALIDA

Se debe habilitar en el servidor el puerto de salida que se encuentra parametrizada en la política de empresa.

Ejemplo: si el dominio del correo es de Gmail se debe habilitar el puerto 465.

4.1.4 CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO

Se debe habilitar todos los permisos del correo electrónico creado para que no bloquee los correos provenientes del sistema. En la configuración de seguridad deberá permitir aplicaciones poco seguras.

Posteriormente, si todo está correctamente parametrizado, se pueden enviar los desprendibles de pago al correo electrónico descrito en el paso 4.2.

4.2 ENVÍO DE LOS DESPRENDIBLES DE PAGO POR CORREO ELECTRÓNICO

Una vez se haga clic sobre el Botón “Desprendibles”, se desprende una ventana en la cual se selecciona la opción “Enviar Email”.

Posteriormente MANAGER NÓMINA genera una ventana de validación que permite seleccionar si sólo generar los desprendibles pendiente por enviar, en caso de que se hayan enviado de manera parcial a uno o más empleados, o si por el contrario desea enviarlos todos incluyendo a los empleados a los cuales ya se les había expedido el desprendible.

Una vez seleccionada una de las opciones MANAGER NÓMINA enviará por correo electrónico los desprendibles de pago al email de cada colaborador.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La configuración y administración del correo electrónico desde el cual se enviarán los correos electrónicos a los empleados es responsabilidad de la empresa.

2. La creación de la política de empresa está a cargo del personal de sistemas de la organización. Así como la habilitación del puerto y creación del correo electrónico.

3. Para exportar en PDF los desprendibles de pago, el equipo del cual se genera deberá tener instalado el programa PDF.

4. Para el envío por correo electrónico de los desprendibles de pago los empleados deberán tener el correo electrónico parametrizado en la hoja de vida.

5. Los desprendibles de pago que son enviados al correo electrónico, están protegidos mediante cifrado, por lo tanto, los desprendibles solo se podrán visualizar si se digita la contraseña, la cual corresponde a la cédula de ciudadanía de cada empleado.

FIN DEL INSTRUCTIVO