SOLICITUD/NOTIFICACIÓN DE VACACIONES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación de las solicitudes o notificaciones de vacaciones a los empleados que salen a disfrutar de dicho beneficio, que le permitirá al usuario del sistema expedir las notificaciones de manera rápida con la información contenida en el sistema.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta generación y la parametrización requerida para la expedición de las solicitudes y notificaciones de salida a vacaciones por parte de los empleados, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA que permite generar directamente desde el sistema los oficios ya sea, de solicitud del empleado a la empresa para el disfrute de las vacaciones o la notificación que expide la empresa al empleado para comunicar la fecha de salida y regreso de las vacaciones, de igual manera se describe la ruta y proceso de creación del archivo, lo cual permitirá al usuario un ahorro de tiempo al poder realizar la expedición de la solicitud/notificación de vacaciones de manera automática.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

SOLICITUD/NOTIFICACIÓN SALIDA A VACACIONES

Las vacaciones son un derecho de los trabajadores establecido por la ley, recogido por el código sustantivo del trabajo, donde establece que por cada año de servicio se tiene derecho a 15 días de descanso remunerado.

En muchas organizaciones los empleados deben solicitar el disfrute de las vacaciones o el pago de las mismas (compensadas) por medio de un escrito. MANAGER NÓMINA cuenta con la herramienta que permite generar la solicitud por parte del empleado dirigida a la empresa con la siguiente información:

• Tipo de contrato.

• Antigüedad en la empresa.

• Cargo del empleado.

• Detalle de los días a disfrutar y/o compensar.

• Detalle de los periodos de vacaciones a disfrutar.

• Fecha estimada de salida y regreso de vacaciones.

Por otro lado, la notificación de vacaciones es la manera en la cual la empresa le informa al empleado acerca del inicio del disfrute de las vacaciones. Este aviso por lo general se realiza mediante una carta. Desde MANAGER NÓMINA se puede expedir por medio de la herramienta “Solicitud/Notificación de Vacaciones” la cual brinda posibilidad de generarla directamente desde el sistema de manera automática relacionando la siguiente información:

• Fecha de inicio y cuándo será el final del periodo de vacaciones.

• Resumen de los días que se tomarán de vacaciones.

• Fecha exacta en la cual debe reingresar el empleado.

• Descripción de los días disfrutados y días compensados que se tomará el empleado.

A continuación se relaciona el proceso a realizar para la generación de las solicitudes o notificaciones de salida a vacaciones desde MANAGER NÓMINA.

PASO 1. REVISIÓN DE PARAMETRIZACIÓN DE LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO

Para la correcta generación de la solicitud/notificación de vacaciones, el usuario deberá validar la correcta parametrización de los datos en la hoja de vida del empleado, los cuales permitirán generar de manera correcta la información contenida en el comunicado.

A. Tipo de documento: el sistema en la carta de solicitud/notificación de vacaciones llevará los datos de número de documento y tipo de documento, por lo tanto, se debe validar la correcta parametrización de este campo.

B. Expedida: en plantilla estándar de solicitud de vacaciones de MANAGER NÓMINA se indica el lugar de expedición del documento de identidad, por lo tanto, se debe validar que esté debidamente diligenciado. En caso contrario la carta generaría el dato en punto.

C. Fecha de ingreso: el sistema toma la información de este campo para relacionar la antigüedad del empleado en la carta de solicitud de vacaciones.

D. Tipo de contrato: el sistema diligencia el tipo de contrato de acuerdo a lo establecido en este campo.

E. Jornada: el sistema toma de la jornada la información para el cálculo de los días calendario que el empleado disfrutará de las vacaciones. Es decir, si el empleado en la hoja de vida tiene parametrizada la jornada de lunes a viernes, el sistema tomará los días sábados y domingos como días no hábiles.

F. Cargo: el sistema diligencia el cargo del empleado de acuerdo a lo establecido en este campo.

PASO 2. GENERACIÓN DE SOLICITUD/NOTIFICACIÓN DE VACACIONES

Para la generación de la solicitud/notificación de vacaciones realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Herramientas - Certificados – Solicitud/Notificación de Vacaciones

En la ventana operativa que se despliega se requieren las siguientes parametrizaciones para la emisión de la solicitud/notificación de vacaciones, las cuales se detallan a continuación.

A. Empleado: se debe colocar el número de documento de identidad del empleado, en caso de no saberlo, haga clic en los tres puntos (…) y el sistema lo remitirá al catálogo de empleados donde lo podrá buscar por el nombre.

B. Corresponde a la información del empleado.

• Fecha de certificado: en este campo el sistema muestra la fecha en la que se está generando la solicitud/notificación de vacaciones.

• Fecha de ingreso: el sistema toma la fecha de ingreso de la hoja de vida del empleado para ser relacionada en la solicitud de vacaciones.

• Fecha de Retiro: el sistema toma la información de la fecha de retiro presente en la hoja de vida, en caso de tener una fecha diferente a 9999/12/31, el sistema tomará al empleado como retirado y no permitirá generar la solicitud o notificación de vacaciones.

• Cargo/Tipo de contrato: el sistema toma la información sobre el cargo y tipo de contrato de la hoja de vida del empleado para ser relacionado en la solicitud de vacaciones.

• Vence: el sistema toma la fecha del vencimiento del contrato de la hoja de vida del empleado del campo “Contrato vence”. Es un dato informativo.

C. Se establecen los datos del disfrute de vacaciones.

• Fecha de salida: se establece la fecha en la que el empleado requiere o saldrá a disfrutar de las vacaciones.

• Días en tiempo: se establecen los días hábiles en tiempo que el empleado saldrá a disfrutar de las vacaciones.

• Días calendario: de acuerdo a la jornada establecida al empleado en la hoja de vida, el sistema calcula los días calendario tomando los días hábiles y los días no hábiles que el empleado estará en vacaciones.

• Días en dinero: si el empleado desea compensar días de vacaciones, en este campo se deberá colocar el número de días a compensar.

• Fecha de regreso: de acuerdo a los días calendario, el sistema calculará la fecha en la que el empleado deberá reintegrarse a sus labores en la empresa.

• Periodos: el sistema muestra los periodos de vacaciones que el empleado tiene habilitados y los días disponibles.

D. Se selecciona el tipo de solicitud a generar y se establece la firma de quien la genera.

• Tipo de formato: se establece el tipo de formato a generar, ya sea la solicitud por parte del empleado o la notificación de la empresa hacia el empleado de salida a vacaciones.

Solicitud: genera la carta donde el empleado le solicita a la empresa el disfrute de las vacaciones.

Notificación: el sistema genera la carta de la empresa hacia el empleado notificando de la salida a vacaciones.

• Dirigida a/ Firma: son campos opcionales, se establece por lo general los datos de quien expide la solicitud/notificación de vacaciones.

E. Generar: al dar clic en “Generar” el sistema creará el documento en Word.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La calidad de la información generada en la solicitud/notificación de vacaciones depende de la correcta parametrización en la hoja de vida del empleado.

2. MANAGER NÓMINA maneja una plantilla estándar para las solicitudes/notificaciones de vacaciones, las cuales pueden ser personalizadas para cada empresa con el logo, nombre y Nit de la empresa, entre otros aspectos, sin embargo, no se podrá cambiar sustancialmente el detalle de la información contenida si dicha información no está presente en la plantilla estándar.

FIN DEL INSTRUCTIVO