MODELOS CONTABLES (TIPO DE IVA) DRG

Manager droguerías Versión 7

ALCANCE

El instructivo aplica para el software MANAGER ERP DROGUERÍAS, el cual permitirá elaborar y parametrizar de forma adecuada los modelos contables, indicará las pautas necesarias para llevar a cabo el proceso de forma correcta, eficiente y segura.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es brindar una guía de apoyo para realizar una correcta parametrización y creación de los modelos contables para el uso del software MANAGER ERP DROGUERÍAS.

ABSTRACT

El modelo contable es la conexión de la parametrización e información entre el proceso contable y comercial derivada de los movimientos comerciales de los productos, donde se establecen las cuentas contables que van a ser afectadas al realizar procesos operativos comerciales.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP DROGUERÍAS.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO MODELOS CONTABLES (TIPO IVA)

Este paso permitirá acceder al catálogo de modelos contables donde se visualizará la relación de modelos contables de acuerdo a los tipos de IVA manejados por la empresa.

Ingrese a la ruta: Catálogos – Inventario – Modelos Contables (Tipos IVA)

Al hacer clic en el acceso Modelos Contables (Tipos IVA), se encontrará la ventana operativa “Lista de modelos contables”, que permite listar los tipos de IVA, editar y/o crear nuevos, haciendo uso de los botones intuitivos (buscar, propiedades y nuevo).

PASO 2. VENTANA OPERATIVA LISTA DE MODELOS CONTABLES

Este paso permitirá conocer las utilidades de la ventana operativa “Lista de modelos contables”.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtros: permite seleccionar un criterio de búsqueda (documento, número, fecha, nombre o cédula del vinculado).

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado (documento, número, fecha, nombre o cédula del vinculado).

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN MODELOS CONTABLES (TIPOS IVA)

Después de dar clic en el botón “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana en la cual se podrán parametrizar las cuentas contables que llevarán la contabilización de los productos a los que se le asigne este tipo de IVA.

A. ENCABEZADO

Corresponde a los campos de obligatorio diligenciamiento para que permita la creación del modelo contable.

• Código: se determina el código por políticas de la empresa, puede ser alfanumérico y permite hasta 2 caracteres.

• Nombre: se diligencia el nombre del modelo contable a crear.

• Porcentaje: porcentaje de la tarifa de IVA del modelo contable a crear.

B. CUENTAS CONTABLES BÁSICAS PARTE 1

Corresponde a la información de cuentas contables a agregar al momento de realizar documentos comerciales. En estos campos, por cada una de las cuentas solicitadas, se debe elegir una cuenta del PUC a la que haga referencia, de acuerdo al tipo de inventario manejado en la empresa y a las cuentas auxiliares previamente creadas y parametrizadas.

• Inventario: se define la cuenta de inventario que va controlar el modelo contable. Es obligatoria.

• Compras: se define la cuenta de compras que va controlar el modelo contable. Es obligatoria.

• Devoluciones en compras: se define la cuenta de devoluciones en compra que va controlar el modelo contable, que generalmente es la misma para los dos campos anteriores. Es obligatoria.

• Cuentas de venta: se diligencia la cuenta del ingreso que va controlar el modelo contable al momento de realizar ventas. Es obligatoria.

• Devoluciones en venta: se diligencia la cuenta de ingreso que va a controlar el modelo contable al momento de realizar devoluciones en ventas, esta cuenta se parametriza de acuerdo a la estructura contable de la empresa. Es obligatoria.

• Impuesto al consumo ventas: se define la cuenta de impoconsumo que va controlar el modelo contable. Si no es responsable de este impuesto, dejar el campo en blanco.

• Dev. Impoconsumo ventas: se define la cuenta de devolución de impoconsumo que va controlar el modelo contable, generalmente es la misma del campo anterior. Si no es responsable de este impuesto, dejar el campo en blanco.

• Descto en venta #1-#2-#3: se definen en estos campos las cuentas contables de acuerdo a la parametrización de facturación con los descuentos a aplicar. Si no aplica, dejar los campos en blanco. Para el correcto funcionamiento, se recomienda solicitar apoyo por medio de los canales autorizados de Quality Colombia S.A.

C. CUENTAS CONTABLES BÁSICAS PARTE 2

Corresponde a la información de cuentas contables a agregar al momento de realizar documentos comerciales. En estos campos, por cada una de las cuentas solicitadas, se debe elegir una cuenta del PUC a la que haga referencia, de acuerdo al tipo de IVA manejado en la empresa y a las cuentas auxiliares previamente creadas y parametrizadas.

• Costo ventas: se define la cuenta de costos que va controlar el modelo contable, de acuerdo a la estructura contable de la empresa. Es obligatoria.

• IVA en compras: se define la cuenta de IVA en compras de acuerdo a la estructura contable de la empresa. Si no aplica, dejar el campo en blanco. 

• IVA de devoluciones en compra: se define la cuenta de IVA en devoluciones en compras. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• IVA en ventas: se define la cuenta de IVA en ventas de acuerdo a la estructura contable de la empresa. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• IVA de devoluciones en ventas: se define la cuenta de IVA en devoluciones en ventas. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• Impuesto al consumo compras: se define la cuenta contable para el impuesto al consumo por compras. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• Dev. Impoconsumo compras: se define la cuenta contable para devolución del impuesto al consumo por compras. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• Costo venta Impoconsumo: se define la cuenta contable para el costo de venta de impoconsumo, se ve reflejada en el proceso de costeo. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

D. OBSEQUIOS

En estos campos se parametriza el proceso a aplicar en el modelo contable cuando se realice facturación de obsequios

• Tratamiento: dentro de cada opción se hace referencia al proceso de contabilización del obsequio.

No reconocer ingreso/IVA será asumido: no contabiliza el ingreso base del obsequio gravado y el IVA se contabiliza asumido generalmente como gasto.

No reconocer ingreso /IVA transferir al cliente: no contabiliza el ingreso base del obsequio gravado y el IVA se incrementa en la cuenta por cobrar.

Reconocer ingreso/IVA será asumido: si contabiliza la base del IVA, y el valor del IVA lo contabiliza como gasto.

Reconocer ingreso/IVA transferir al cliente: si contabiliza la base del IVA y el valor del IVA se incrementa en la cuenta por cobrar.

• Costo producto obsequiado: se define la cuenta contable para el costo del obsequio.

• IVA generado: se define la cuenta contable para el IVA del obsequio cuando se transfiere al cliente. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• Gasto x IVA asumido: se define la cuenta contable para el IVA del obsequio cuando se asume. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• Reconocimiento ingreso: se define la cuenta contable para reconocer la base del IVA del obsequio, si se ha parametrizado en el tratamiento las opciones de reconocer el ingreso. Si no aplica, dejar el campo en blanco.

• Reversión reconocimiento de ingreso: se define la cuenta contable para reversar el reconocimiento de la base del IVA del obsequio, si se ha parametrizado en el tratamiento las opciones de reconocer el ingreso. Si no aplica, dejar el campo en blanco. Generalmente es la misma cuenta del campo anterior.

E. PROCESOS ESPECIALES

De acuerdo a la actividad económica de la empresa, si es de producción o recibe ingresos de ventas para terceros, se parametrizan los siguientes campos, de lo contrario se deben dejar en blanco.

• Producción: estos campos se utilizan solo para casos y sectores especiales. Generalmente se dejan en blanco.

Producto en proceso: cuenta contable de inventario en proceso.

Producción /(MP): cuenta contable para materia prima.

Mano obra: cuenta contable de mano de obra.

Cif: cuenta contable de los costos indirectos de fabricación.

• Especiales: estos campos se utilizan solo para casos y sectores especiales. Generalmente se dejan en blanco.

Operación especial/ concesiones: seleccione de la lista desplegable el que aplique para las condiciones comerciales de la empresa, para la parametrización correcta se sugiere solicitar apoyo por medio de los canales autorizados de Quality Colombia S.A.

Vinculado predeterminado: seleccione el vinculado a parametrizar para este proceso. Haga uso de los tres puntos para buscar en el catálogo de vinculados.

PASO 4. CONCEPTOS ADICIONALES

Este paso nos permite conocer la funcionalidad de la pestaña Conceptos Adicionales. Aplica para afectar las entradas de mercancía donde se pueda tener incrementos o descuentos como fletes, bodegaje, descuento financiero, entre otros, que deban agregarse al costo de los productos.

En la ventana de “Conceptos Adicionales” se diligencian los conceptos para afectación del inventario y costo en NIIF:

• Agregar: para crear un concepto.

• Editar: para modificar un concepto ya creado.

• Quitar: para eliminar un concepto creado.

Como ejemplo de parametrización, para un concepto de descuento:

Una vez parametrizado el concepto, haga clic en el botón “Guardar” y queda asignado el concepto en el modelo contable.

PASO 5. GUARDAR

Una vez terminada la parametrización de los campos necesarios, se procede a dar clic en el botón “Guardar”, el cual se encuentra ubicado en la parte derecha de la ventana; si se desea deshacer el proceso, teniendo en cuenta que se perderán los registros se da clic en la opción “Cancelar”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Se recomienda crear una cuenta de inventario por cada tipo de IVA manejado por la empresa según sus actividades comerciales, ejemplo: 143519 gravados con la tarifa del 19%, 143505 gravados con la tarifa del 5%.

2. Procure que las cuentas de Inventario, Compras y Devoluciones en compras sean las mismas para posteriores procesos de consultas de informes y controles de inventario.

3. La eliminación de un modelo contable dependerá de que no se tengan movimientos registrados con el mismo.

4. Los campos que no apliquen para parametrización de acuerdo a la empresa, se deben dejar en blanco. Para procesos especiales de campos específicos como producción y especiales, se recomienda solicitar apoyo en los canales autorizados de soporte de Quality Colombia SA.

FIN DEL INSTRUCTIVO