TRANSACCIONES

Manager droguerías versión 7

ALCANCE

El presente instructivo brinda apoyo en la parametrización y comprensión del registro de transacciones en el proceso contable desde la ruta de acceso hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es brindar una guía de apoyo para realizar una correcta parametrización y creación de las transacciones contables.

ABSTRACT

Por medio de las transacciones contables se realizan los registros de los hechos económicos y financieros de la empresa, con esta información se construyen los estados financieros y demás informes. La utilización de estos registros dentro del proceso contable permite de manera organizada agregar en los documentos cuentas y su respectivo valor.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP DROGUERÍAS.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A TRANSACCIONES

Las transacciones contables son la información básica de la empresa sobre la que se construyen los informes y estados financieros.

Ingrese a la ruta: Contabilidad - Transacciones

PASO 2. VENTANA OPERATIVA

Al ingresar a la ruta se despliega la siguiente ventana operativa.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. DIGITACIÓN ENCABEZADO DOCUMENTO CONTABLE

Al dar clic en la opción “Nuevo” mencionada en el paso anterior, se despliega una ventana en donde se procede a elaborar el documento contable.

A. Identificación del tipo de documento a crear: permite definir los parámetros básicos de documento a crear.

• Tipo: de acuerdo a los tipos de documento previamente creados y asociados a la clase 0000, se elige el documento que se va a utilizar.

• Número: corresponde al consecutivo del documento a crear. Dependiendo de la parametrización del tipo de documento, este puede ser automático o manual (diligenciado por el usuario).

• Fecha: corresponde a la fecha del documento. Se define en el tipo de documento, si se puede editar o toma la fecha en que se está elaborando.

B. Parámetros del vinculado: permite asignar los siguientes datos del tercero a nombre del cual se va a realizar la transacción.

• Vinculado/Tercero: corresponde al número de identificación del vinculado a nombre de quien va a ser diligenciado el documento (C.C. o NIT). Si no se conoce el número de identificación puede realizarse la búsqueda en el catálogo de vinculado, haga clic en la opción de búsqueda (…).

• Nombre/Razón Social: corresponde al nombre con el cual fue creado el vinculado en MANAGER ERP. Esta información se puede visualizar automáticamente al digitar el número del documento de identificación.

• Sucursal: si el vinculado fue creado con sucursales, diligencie el código de la sucursal que corresponda al documento a crear.

C. Información comercial y contable: de acuerdo a los parámetros establecidos en los tipos de documento a nivel de gestión comercial y contable, el documento exigirá que se especifique cierta información.

• Sucursal: aplica si la empresa ha definido previamente la sucursal como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Centro de costo: aplica si la empresa ha definido previamente el centro de costo como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Destino: aplica si la empresa ha definido previamente el destino como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Vendedor: aplica si la empresa ha creado previamente los vendores o asesores y requiere asignarle este parámetro a sus transacciones. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Cobrador: aplica si la empresa ha creado previamente los cobradores y requiere asignarle este parámetro a sus transacciones. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Zona: aplica si la empresa ha definido previamente la zona como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Forma de pago: corresponde a la forma de pago predeterminada del documento. La forma de pago corresponde a la contrapartida de la transacción o movimientos realizados. Aplica principalmente en documentos comerciales.

D. Información adicional: se puede parametrizar campos adicionales que son de tipo informativo, no son obligatorios.

• Detalle: descripción acerca del documento que se va a elaborar.

• Fecha respaldo: corresponde generalmente a la fecha de realización o diligenciamiento del documento. Por ejemplo, para el caso de los cheques postfechados, partiendo de esta fecha y con base en el plazo se determine la fecha o calcule la fecha en el campo “Postfechado”, en la cual deberá ser consignado.

• Postfechado: aplica para documentos de tipo bancario (cheque).

• Plazo: corresponde a los días de plazo asignados al vinculado.

• Referencia: campo adicional para asignar una referencia o dato informativo.

• Respaldo: permite asignar un número de documento externo o interno que respalde el documento que se está elaborando.

E. Estados de cuenta: permiten la consulta de estados de cuentas del vinculado del documento.

• Cta 1: permite la consulta rápida del informe estado de cuenta general por vinculado.

• Cta 2: permite la consulta del informe estado de cuenta por factura, del vinculado asociado con el documento.

F. Botones de utilidades: disponibles para creación, modificación y eliminación de registros.

• Agregar: permite crear registros.

• Modificar: permite cambiar el valor de una cuenta previamente agregada.

• Quitar: permite eliminar uno o varios registros previamente agregados.

G. Botones de auditoria: permiten realizar seguimiento a la información en cuanto a:

• :Informacion: Revisar el usuario y la fecha en la que se creó el documento, así como quién realizó la última modificación.

• :Adjunto: Documentos adjuntos.

• :Buscar: Revisar el historial de todos los registros o solamente los que fueron anulados o eliminados.

H. Totales de la causación contable: campos informativos. Muestran el valor total de los movimientos de las cuentas que han sido agregadas en el documento de acuerdo a la naturaleza débito o crédito. Además, informa cuando estos 2 valores (sumas débitos y créditos) son diferentes y se presenta un descuadre.

I. Grid de contenido: en este espacio se pueden visualizar los registros y/o cuentas agregadas y detalles de cada uno de ellos como vinculado, valor débito, valor crédito, documento cruce, entre otros.

J. Campos adicionales: permiten realizar acciones adicionales o complementarias a las transacciones realizadas en el documento:

• Lote: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Otro: permite generar un informe de cuentas que controlen documento cruce para visualizar sus movimientos recientes.

• Ch/Con: permite asignar información de cheque o consignación si los movimientos relacionados en los documentos corresponden a estos conceptos.

• Resumir: permite exportar los movimientos o transacciones realizadas en el movimiento de manera resumida.

• Importar: permite importar transacciones o registros desde Excel.

K. Otras utilidades: permiten realizar acciones adicionales o complementarias a las transacciones realizadas en el documento:

• Novedades: permite asignar información adicional al documento y/o a las transacciones registradas en el mismo.

• Filtrar: permite buscar transacciones de una cuenta o vinculado en particular.

PASO 4. AGREGAR CUENTA

Esta opción permite agregar las cuentas o registros.

Después de dar clic en el botón agregar se abre la ventana que se muestra en la próxima imagen y se empieza a diligenciar la información de los campos según la parametrización de la cuenta.

A. Datos básicos: datos básicos a diligenciar para realizar el registro.

• Fecha comercial: corresponde a la fecha de diligenciamiento del documento.

• Cuenta: corresponde al código de la cuenta a agregar la cual debe estar previamente creada. Si no se conoce el código completo haga clic en el botón de consulta (…), visualizando el catálogo de cuentas que permite buscar y seleccionar la cuenta.

• Detalle: permite definir una nota o información adicional en cada una de las cuentas registradas.

• Vinculado: corresponde al vinculado relacionado en el encabezado del documento, pero es posible cambiarlo si es necesario.

• Suc.: aplica si el vinculado tiene sucursales y han sido asignadas y activadas previamente.

B. Datos comerciales y/o contables: permite asignar a la cuenta de parámetros previamente activados en la misma.

• B.U.: aplica si la empresa ha definido previamente sucursal como segmentación contable y/o financiera y se ha activado en la cuenta el control de este parámetro.

• Ccosto: aplica si la empresa ha definido previamente el centro de costo como segmentación contable y/o financiera y se ha activado en la cuenta el control de este parámetro.

• Destino: aplica si la empresa ha definido previamente el destino como segmentación contable y/o financiera y se ha activado en la cuenta el control de este parámetro.

• Zona: aplica si la empresa ha definido previamente la zona como segmentación contable y/o financiera y se ha activado en la cuenta el control de este parámetro.

• Vendedor: aplica si la empresa ha definido este parámetro y se ha activado en la cuenta el control del mismo.

• Cobrador: aplica si la empresa ha definido este parámetro y se ha activado en la cuenta el control del mismo.

C. Valor de la cuenta (débito – crédito): permite asignarle el valor a causar en la cuenta dependiendo de la naturaleza de la misma.

D. Botones intuitivos:

• Guardar: después de diligenciar todos los datos de la cuenta haga clic en el botón “Guardar” para conservar la información y se abrirá otra ventana en blanco para seguir diligenciando otras cuentas.

• Cancelar: después de haber diligenciado todas las cuentas haga clic en el botón cancelar para no seguir visualizando la ventana de agregar cuentas.

PASO 5. GUARDAR DOCUMENTO

Después de agregar todas las cuentas o registros necesarios, haga clic en el botón “Guardar”. Se habilitarán nuevas opciones: editar, imprimir, salir.

A. Botones intuitivos: opciones que permiten realizar acciones específicas.

• Editar: habilita el documento para modificar la información registrada en el mismo.

• Imprimir: permite imprimir el documento realizado.

• Salir: permite cerrar la ventana del documento.

Para cerrar el documento haga clic en la opción “Imprimir” y acepte el aviso de confirmación.

Después de cerrar el documento se habilitan las siguientes opciones.

• Vista preliminar: permite visualizar el documento en el formato de impresión determinado.

• Imprimir: permite imprimir el documento en la impresora seleccionada.

• Exporta a Excel: no aplica para documentos contables.

• Cerrar: permite salir de la ventana si no se desea seleccionar ninguna de las opciones anteriores.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de transacciones contables se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado. Si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable “control a documentos” y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. Si requiere que las transacciones o cuentas controlen parámetros como vinculados, centro de costo, destino entre otros, es necesario activar estos parámetros en la configuración de la misma.

FIN DEL INSTRUCTIVO