APRENDIZ SENA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de la parametrización requerida para la correcta liquidación de los aprendices SENA, que le permitirá al usuario del sistema realizar la gestión de nómina de los aprendices de manera adecuada en el software.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta parametrización de los aprendices SENA en MANAGER NÓMINA, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Contratar aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es una obligación que deben cumplir ciertas empresas. De esta manera es necesario gestionar dichos aprendices de manera correcta en MANAGER NÓMINA, debido a que el tratamiento en la nómina es diferente a un empleado dependiente. Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta parametrización de los Aprendices SENA en MANAGER NÓMINA

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

APRENDIZ SENA

El contrato de aprendizaje es una figura contractual especial la cual está contemplada por la legislación laboral colombiana que permite a las empresas y empleadores contratar estudiantes del SENA, de universidades u otros institutos educativos para que realicen su etapa práctica de formación y como remuneración reciben un apoyo económico que no constituye salario.

El contrato de aprendizaje tiene 2 etapas:

• Etapa lectiva: en este periodo el aprendiz SENA se encuentra en etapa de formación académica.  En esta etapa el aprendiz recibe un apoyo económico de sostenimiento que representa el 50% del Salario Mínimo y debe estar afiliado a salud en el sistema de seguridad social, el cual es aportado en un 100% por el empleador.

• Etapa productiva o práctica: en este periodo el aprendiz desempeña una labor práctica en la empresa patrocinada.  De acuerdo con el artículo 30 de la Ley 789 del 2002, reglamentado por el Decreto 541 del 2008, señala que el apoyo de sostenimiento de un aprendiz durante la fase práctica equivale al 75 % de un salario mínimo mensual legal vigente (SMLMV), monto que se eleva a un 100 % cuando la tasa de desempleo sea menor a dos dígitos. El aprendiz debe estar afiliado a salud y riesgos laborales en el sistema de seguridad social, los cuales deben ser cubiertos al 100% por parte del empleador sobre la base de un salario mínimo legal vigente.

A continuación se relaciona el proceso a para la parametrización de un aprendiz SENA.

PASO 1. CREACIÓN DEL APRENDIZ SENA

Una vez en MANAGER NOMINA, se debe crear el aprendiz SENA tal y como se realiza con los empleados de la empresa.  Se debe crear primero como vinculado, activando el check de empleado.

Ingrese a la ruta: Nómina / Catálogos / Vinculados

Una vez en la ventana de vinculados, se debe dar clic en el botón “Nuevo” y se procede a diligenciar los siguientes campos mínimos obligatorios.

A. Tipo de Persona y documento

• Tipo de persona: definir si es jurídica o natural, generalmente los empleados a crear son personas naturales.

• Documento: en este campo se diligencia el número de identificación, cabe resaltar que es el único campo que no se puede modificar una vez se guarde la información del empleado.

B. Nombres: campos para diligenciar los nombres completos del empleado.

C. Dirección y Ciudad: se debe diligenciar la dirección del vinculado y seleccionar la ciudad de residencia; las ciudades vienen preinstaladas en MANAGER ERP, utilice los tres puntos para buscarlas.

D. Tipo de vinculación: para que el vinculado aparezca como empleado en MANAGER NÓMINA, debe estar obligatoriamente marcado como empleado, además de tener opcionalmente las demás marcaciones.

PASO 2. PARAMETRIZACIÓN DE LA HOJA DE VIDA

Una vez creado el empleado como vinculado, debe parametrizar los datos que son exclusivos de MANAGER NÓMINA, para hacerlo, a continuación se describen los pasos a seguir:

Ingrese a la ruta: Nómina / Catálogos / Empleados

Al abrir la ventana de empleados, proceda a buscar al aprendiz SENA, selecciónelo y haga clic sobre el botón “Propiedades” para empezar a parametrizar.

Al dar clic en el botón “Propiedades”, se abre una ventana en donde se muestra toda la información que puede tener un empleado. La ventana se describe a continuación.

2.1 PESTAÑA GENERAL

En cuanto a datos generales la parametrización del aprendiz se realiza de la misma manera que un empleado, sin embargo se detallan los campos a tener en cuenta para un aprendiz SENA.

Nota: para conocer con mayor detalle la parametrización de un empleado consulte el instructivo INS-NOM-PAR-EMPLEADOS CAMPOS BÁSICOS – OBLIGATORIOS.

A. Fechas

• Fecha de ingreso: se diligencia la fecha en la que se oficializa el ingreso del aprendiz a la organización .

• Fecha de retiro: esta fecha siempre se debe diligenciar con 9999/12/31. Solo se actualiza automáticamente cuando se realizan liquidaciones de contrato.

B. Tipo de vinculación: al dar clic sobre la flecha, se despliega una lista de opciones, según la que elija el usuario, se realizarán los cálculos pertinentes en la liquidación de nómina.

• Aprendiz SENA/OTROS Etapa lectiva: calcula para pago el 50% del SMLMV y realiza el aporte correspondiente a EPS a cargo del empleador.

• Aprendiz SENA/OTROS Etapa Productiva: calcula para pago el 75% o 100%  del SMLMV (dependiendo del índice de desempleo del país), y realiza el aporte correspondiente a EPS y ARL a cargo del empleador con base al SMLMV.

C. Tipo de salario: se debe seleccionar el tipo de salario Apoyo de sostenimiento.

D. Tipo de contrato: se selecciona el tipo de contrato que la empresa haya determinado para los aprendices SENA.

E. Salario: en este campo se diligencia el salario que le será pagado al aprendiz:

• Si es en etapa lectiva sería el 50% del salario mínimo.  

(Año 2022: Salario Mínimo 1.000.000* 50% = 500.000)

• Si es etapa productiva el 75% del salario mínimo para los contratos que inicien después del 01 de Enero de 2020 de acuerdo con la circular interna del SENA 01-8080 de Febrero de 2020.  

(Año 2022: Salario Mínimo 1.000.000* 75% = 750.000)

2.2 PESTAÑA AFILIACIONES/PAGO

En la pestaña “Afiliaciones/Pago” se debe parametrizar el centro de trabajo al cual va a pertenecer el aprendiz, la empresa, los parámetros contables, las entidades y forma de pago. A continuación se muestras los campos obligatorios dependiendo de la etapa en la que se encuentre el aprendiz SENA.

2.2.1 ETAPA LECTIVA

Para aprendiz etapa lectiva adicional al centro de trabajo, empresa, parámetros contables y cargo, deberá contar con la entidad prestadora de salud a la cual el aprendiz está afiliado.

2.2.2 ETAPA PRODUCTIVA

En esta etapa el aprendiz debe adicional al centro de trabajo, empresa, parámetros contables y cargo, tener asignada una entidad prestadora de salud (EPS) y la entidad de riesgos profesionales (ARL) y su correspondiente nivel de riesgo.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La parametrización de los aprendices SENA se deben validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes en la liquidación y pago de los aprendices puede tener variación en la parametrización.

2. La parametrización de los aprendices SENA siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación del pago de nómina y aportes de seguridad social integral por MANAGER NÓMINA de los aprendices SENA.

FIN DEL INSTRUCTIVO