IMPORTAR DISTRIBUCIÓN CONTABLE

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de registro de las distribuciones contables por importación, que le permitirá al usuario del sistema crear un documento de Excel con todas las distribuciones contables de los empleados requerida para la contabilización de las nóminas, la cual podrán ser importadas al sistema de manera fácil y rápida.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la manera de realizar la importación de las distribuciones contables de la nómina, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la creación de las distribuciones contables de nómina por importación, sus características y requisitos para el correcto diligenciamiento de la plantilla de Excel y posterior importación al software MANAGER NÓMINA, lo cual permitirá al usuario generar de manera más rápida las distribuciones contables de los empleados.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

IMPORTAR DISTRIBUCIÓN CONTABLE

La importación de las distribuciones contables permite relacionar a los empleados de manera masiva utilizando un archivo de Excel, el cual debe cumplir con unos requisitos de diligenciamiento para la importación al sistema. Del buen diligenciamiento del archivo depende la correcta creación de las distribuciones contables.

Nota: cada que se realice la importación de la distribución contable, MANAGER NÓMINA borrará la distribución contable anterior y establecerá la nueva distribución en la hoja de vida del empleado.

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA DE IMPORTAR DISTRIBUCIÓN CONTABLE

Para crear las distribuciones contables por importación realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Herramienta – Implementación – Importar Distribución Contable x Empleado 

PASO 2. GENERACIÓN DE LA PLANTILLA DE EXCEL

En la ventana operativa de importación que se despliega se muestra el paso a paso a realizar para la importación de distribuciones contables. Para la generación de la plantilla de Excel para diligenciar las distribuciones haga clic en el botón “Ver características”.

Una vez se haga clic en el botón “Ver características” el sistema generará una plantilla de Excel la cual deberá ser diligenciada de acuerdo a las características que se detallarán a continuación.

PASO 3. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANTILLA DE EXCEL

En la primera celda de cada columna se encuentra la descripción del dato que debe contener cada una de las columnas, en ella se especifica tanto la información a diligenciar como el requerimiento del tipo de dato. 

El nombre de cada columna tiene tres partes:

A. Detalle: indica que información debe contener la columna a diligenciar, en el caso del ejemplo, se deberá colocar el número de cédula del empleado a realizar la distribución contable.

B. Tipo de dato: después del detalle la plantilla indica el tipo de dato requerido, el cual puede ser:

• C: la información debe ser ingresada en forma de carácter, lo que indica que el campo debe ser alfabético, si debe ir un número (en el caso de la cédula), se coloca con apóstrofe (‘) y luego el número, de esta manera el número será convertido en texto. En las columnas con terminación en C que no son de obligatorio diligenciamiento se debe colocar punto (.).

• N: indica que lo diligenciado en esta columna debe ser solo numérico, no acepta letras. En las columnas con terminación en N que no requieran ser diligenciadas, se debe colocar cero (0).

C. Extensión: indica el número máximo de caracteres que recibe el campo, en el caso de la cédula, el número máximo de caracteres a diligenciar son de 15.

PASO 4. DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANTILLA DE EXCEL

A continuación se describe cada columna a diligenciar:

Columna A: la información suministrada en esta celda indica si la distribución contable contenida en esa fila va a ser importada a MANAGER NÓMINA o no; este campo es útil para las empresas en donde la persona que diligencia el archivo de importación es diferente a la persona que aprueba la distribución.

Las opciones a diligenciar son:

• S: la distribución contable será importada.

• N: la distribución contable no será importada.

En caso de que la persona que diligencia el archivo es quien las apruebe, en la columna A se debe colocar siempre la letra S.

Columna B: se diligencia el número de documento de identidad del empleado, con apostrofe (‘) antes del número.

Columna C: se diligencia el nombre del empleado, no requiere que esté exactamente como está creado en MANAGER NÓMINA, ya que el sistema reconoce al empleado por medio del número de identidad.

Columna D: clanomi, campo donde se diligencia la clase de nómina que será afectada por la distribución contable. Si se requiere que la distribución contable afecte todas las nóminas (nóminas de pago, aportes, provisiones, entre otras) se deberá colocar punto (.)

Columna E: tipocnt, se coloca el número correspondiente al tipo de gasto que se requiere que contabilice la distribución contable. A continuación se detalla cada una.

1. Administración (contabiliza a una cuenta 51)

2. Ventas (contabiliza en una cuenta 52)

3. Prod. Directa (contabiliza en una cuenta 72)

4. Prod. Indirecta (contabiliza en una cuenta 73)

5. Diferidos (contabiliza en una cuenta 17

6. Activos fijos (contabiliza en una cuenta 15)

7. Otros 1 (personalizable)

8. Otros 2 (personalizable)

Columna F: sucursal, se diligencia la sucursal donde se requiere que contabilice la distribución en caso de que la empresa utilice este parámetro contable. En caso contrario, se coloca punto (.).

Columna G: centro de costos, se diligencia el centro de costos donde se requiere que contabilice la distribución contable.

Columna H: destino, se diligencia el destino donde se requiere que contabilice la distribución en caso de que la empresa utilice este parámetro contable. En caso contrario, se coloca punto (.).

Columna I: nporcent, se diligencia el porcentaje a distribuir en cada parámetro contable. La sumatoria de los porcentajes aplicados debe dar el 100%, en caso contrario el sistema no permitirá realizar la importación.

A continuación, se muestra un ejemplo del diligenciamiento de la plantilla con dos empleados cuya distribución se realizará en diferentes tipos de gasto y centros de costos.

PASO 5. GUARDAR EL ARCHIVO DE EXCEL

Una vez diligenciadas todas las distribuciones contables en el archivo de Excel se procede a guardar.

Para guardar el archivo se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El nombre del archivo no puede contener espacios, por lo tanto se sugiere reemplazar el espacio por un guion bajo. Ejemplo: distribucióncnt_1QNoviembre_2020.

• El nombre de la ruta en la que se desea guardar el archivo no puede contener espacios. Ejemplo: no se podría guardar el archivo en la carpeta “mis documentos”, ya que este nombre contiene espacios.

PASO 6. IMPORTAR LA DISTRIBUCIÓN CONTABLE

Una vez diligenciado y guardado el archivo de Excel, ingrese nuevamente a la ventana de importar distribución contable (paso 1) y realice las siguientes acciones:

A. Paso 1: se recomienda crear una copia de seguridad antes de importar la distribución contable, en caso de requerir revertir el proceso realizado.

B. Paso 2: busque la ruta en donde guardó el documento de Excel, utilizando los tres puntos.

C. Paso 3: escriba el rango de las filas que diligenció en el libro de Excel sin contar la primera fila (empieza desde la 2), hasta el último número de la fila diligenciado.

D. Paso 4: haga clic en “Generar vista previa” y MANAGER NÓMINA revisará si el archivo cumple con los requisitos señalados en el paso 3, en caso de haber alguna celda mal diligenciada el sistema le indicará los campos que están errados para su corrección. Si el archivo se encuentra correcto, le permitirá visualizar la información del archivo subido.

E. Una vez subido el archivo el sistema mostrará en el grid de contenido el detalle de las distribuciones contables a importar.

F. Paso 5: haga clic en el botón “Importar” y luego diríjase a la hoja de vida de cada empleado y compruebe que se subió la información correctamente.

SALVEDADES DEL PROCESO 

1. La importación de distribución contable permite eliminar la distribución contable contenida en la hoja de vida y establece la nueva distribución contable del empleado.

2. MANAGER NÓMINA guarda en los acumulados de nómina las distribuciones contables realizadas en cada quincena y de manera automática prorratear los porcentajes de distribución contable para la causación de los aportes y provisiones que son realizados e manera mensual siempre y cuando los conceptos tengan marcada la distribución y el tipo de aporte y la clase de nómina de aportes y provisiones tengan la opción de ejecución mensual.( Ver instructivos INS-NOM-PAR-CLASES DE NÓMINA - INS-NOM-PAR-CONCEPTOS)

FIN DEL INSTRUCTIVO