DISTRIBUCIÓN CONTABLE DE NÓMINA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de la configuración del proceso de distribución contable en los empleados al momento de contabilizar las nóminas.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la adecuada parametrización del proceso de distribución contable en las nóminas, por lo tanto la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas de la organización.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el proceso de distribución contable de las nóminas en el software MANAGER NÓMINA, lo cual permitirá al usuario determinar y asignar los gastos de nómina a los parámetros contables correctos para una adecuada gestión contable y financiera de la entidad.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

DISTRIBUCIÓN CONTABLE DE NÓMINA

El proceso de distribución contable aplica para los casos en los cuales los empleados deban  asociarse a más de un centro de costos, destinos, zonas o sucursales. Consiste en la definición de las posibles combinaciones (sucursal – centro de costo-destino) que debe tener el empleado,  asignando a cada combinación el respectivo porcentaje a distribuir

Ejemplo: un empleado que por su cargo o labores en la empresa de gerente, no debe catalogarse en un único tipo de gasto o centro de costo puesto que tiene relación con toda la productividad y administración de la empresa. La configuración del empleado en la hoja de vida actualmente es:

• Tipo de gasto: administrativo (cuenta 51).

• Centro de costos: 001 Administración.

• Destino: 01 principal

Para determinar correctamente los gastos en la organización, se define que el gerente incide en todos los tipos de gasto y todos los centros de costo de la empresa por lo tanto contablemente se debe asignar un porcentaje a cada combinación del gerente:

Salario mensual del empleado: $5.000.000

Como se puede observar en el ejemplo anterior, aunque el valor a pagar de nómina del empleado se visualice en un solo monto, al momento de contabilizar la nómina se realizará el proceso de distribución de acuerdo a la combinación parametrizada para el empleado. A continuación se explica el proceso de parametrización de la distribución contable.

PASO 1. PARAMETRIZACIÓN EN EMPLEADOS

Se debe definir en la hoja de vida de cada empleado a distribuir, la combinación de los parámetros contables (centros de costos-destinos-sucursales –tipos de gastos) que aplicarán en la contabilización de nóminas.

Ingrese a la ruta: Nómina - Catálogos – Empleados/Asociados. 

1.1 CREACION DE LAS OPCIONES DE DISTRIBUCION

El proceso se debe hacer por cada uno de los empleados a distribuir. Seleccione el empleado y haga clic en el botón “Propiedades”, posteriormente ubique la pestaña “Distribución contable” y diligencie los pasos en el orden indicado:

A. Aplicar distribución contable: marque el campo para activar la distribución contable en el empleado.

B. Tipo de gasto/costo: seleccione de la lista desplegable el tipo de gasto o costo de acuerdo a la combinación que se requiera.

C. Parámetros contables: diligencie los campos que se requieran en la combinación a crear para el empleado, los que no se utilicen a nivel contable se deben parametrizar con punto (.).

D. Botones para crear o eliminar la combinación de la distribución contables:

• Agregar: guarda la combinación creada para el empleado la cual aparecerá en el grid de contenido de la ventana.

• Quitar: elimina una combinación previamente creada para el empleado, se debe seleccionar la línea creada y posteriormente eliminarla. 

E. Grid de contenido: muestra las líneas que se han parametrizado al empleado para la distribución contable.

Nota: el campo “Clase de nómina” debe permanecer en punto (.), no es necesario parametrizar una nómina en específico, puesto que limitaría la distribución a solo unos tipos de documento de clases de nómina.

Por cada combinación que realice, debe hacer clic en el botón “Agregar” y confirmar que en la parte inferior del grid de contenido aparezca la línea. Una vez culmine la parametrización de las combinaciones de distribución contable, se procede a parametrizar el porcentaje a asignar a cada combinación.

1.2 ASIGNACION DE PORCENTAJES

Se recomienda guardar la parametrización de la distribución en el empleado y actualizar nuevamente buscando al empleado y validando la pestaña de “Distribución contable”. En el grid de contenido se visualizan las distribuciones creadas para el empleado y la columna de porcentaje (%), proceda a diligenciar por cada línea el porcentaje correspondiente del prorrateo a aplicar.

Al culminar la asignación de porcentajes, debe confirmar que el total de la distribución sea del 100%, de lo contrario no se permitirá guardar la información de los porcentajes.

PASO 2. PARAMETRIZACIÓN DE LOS CONCEPTOS DE NÓMINA

Se deben definir los conceptos de nómina que van a aplicar para la distribución contable de los empleados, no es necesario que deban ser todos los conceptos, generalmente se distribuyen los conceptos que tienen cuentas del gasto, sin embargo, se recomienda realizar la validación con el área contable. El proceso se debe hacer por cada uno de los conceptos utilizados en nómina que se desee distribuir contablemente.

Ingrese a la ruta: Nomina/catálogos /Conceptos.

En el catálogo de conceptos ingrese a cada uno de los conceptos que van a distribuir contablemente de acuerdo a la parametrización de cada empleado. Seleccione el concepto y haga clic en el botón “Propiedades”.

A. Aplicar Distribución Contable: define el tipo de aplicación de distribución contable, para la distribución parametrizada en el empleado aplican las opciones del 2 al 4 en donde existen las siguientes probabilidades:

• Según distribución contable de débitos y créditos.

• Según distribución contable sólo débitos.

• Según distribución contable sólo créditos.

Se recomienda que se distribuyan las cuentas de gastos que generalmente se encuentran en los débitos ya que si se distribuyen en las cuentas por pagar creará una cuenta por pagar  por cada una de las distribuciones realizadas.

B. Aportes/Prestacional: cuando se activa la opción distribución contable, esta opción permite diferenciar entre los conceptos devengados y los conceptos de aportes y provisiones, de esta manera MANAGER NÓMINA permite realizar los respectivos cálculos de aportes y provisiones teniendo en cuenta el prorrateo de todo el mes y no el último parametrizado para cada empleado (en caso de que hayan cambios de porcentajes de una a quincena a otra). Por lo tanto los conceptos de aportes y provisiones deben tener la opción marcada de acuerdo a la que le corresponda.

Ejemplo: el concepto 801 aporte AFP, debe tener la opción en aportes/prestacional de AFP. El concepto 800 debe tener la opción en aportes/prestacional de EPS

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN EN LA CLASE DE NÓMINA

Debe ingresar a las clases de nómina en las cuales se va aplicar el método de distribución.

Ingrese a la ruta: Nómina - Catálogos - Clases de Nómina.

De acuerdo al método de distribución contable utilizado por la empresa se seleccionan las opciones de la lista “Distribuir”, para aplicar los porcentajes asignados en los empleados, se debe seleccionar la opción 1: “según empleado (Fijo/Distribución)”

En el caso de las nóminas de aportes o provisiones para efectuar la distribución contable se recomienda la opción de “Según ejecución” la cual aplica el prorrateo de la distribución del empleado de todo el mes y no de la última configuración de la hoja de vida (en caso de que hayan cambios en los porcentajes de una a quincena a otra).

PASO 4. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA

Al momento de liquidar las nóminas, el proceso de distribución contable se puede validar cuando se haga clic en el botón “Contabilizar”.

Ingrese a la ruta: Nómina/liquidar nómina definitiva

Revise los valores liquidados y al confirmar que sean correctos, proceda a guardar y contabilizar la nómina.

El sistema creará el documento contable de acuerdo a la parametrización de los conceptos y a la distribución contable de los empleados. No es obligatorio que todos los empleados tengan distribución contable asignada, si un empleado no tiene distribución contable, las cuentas contables se validan del concepto y del tipo de gasto marcado en el cargo y/o la hoja de vida.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para la correcta asignación de distribución contable en la hoja de vida del empleado, es necesario tener creada la clase de nómina punto (.). Si no existe debe solicitar la creación a través de los canales autorizados para soportes de Quality Colombia S.A.

2. Se recomienda realizar la distribución contable de las cuentas del gasto, puesto que si se distribuyen las cuentas por pagar, se creará un registro de la 2505 por cada distribución del empleado y por lo tanto al realizar el pago si la cuenta controla documento cruce, deberá cruzar con cada fracción del valor por pagar distribuido.

3. Existen otros métodos de distribución de nómina además del contable los cuales se explican en otros instructivos. (Ver instructivo novedades de asignación).

FIN DEL INSTRUCTIVO