FAQS-NÓMINA

Si, es importante que al iniciar el año se indique el Salario Mínimo Mensual y el auxilio de transporte vigente para el año en curso ya que esta información permite al sistema validar diferentes bases en nómina y liquidar los procesos de Seguridad Social.

1. Se debe cambiar en Empresa, por la siguiente ruta:
   Sistema - Empresas - Pestaña Nómina, en los campos “Salario mínimo” y “Auxilio transporte”
   Ver instructivo: PARÁMETROS DE NÓMINA EN EMPRESA

2. Así mismo, en los parámetros globales de empresa, dirigiéndose a:
   Sistema - Parámetros Globales de empresa
   Crear el año y diligenciar los campos allí dispuestos.
   Ver instructivo: PARÁMETROS GLOBALES DE EMPRESA

1. Realice los siguientes pasos:

   1. Consulte el empleado al que desea ingresarle la actividad económica

   2. Visualice la hoja de vida con el botón Propiedades

   3. Diríjase a la pestaña "Otros/Adicionales"

   4. Seleccione el campo de los tres puntos que se encuentra al lado del campos "Actividad económica x Tasa ARL"

   5. Busque la Actividad que corresponde al empleado.
      Ver instructivo: CAMBIOS RESOLUCIÓN 2012 DE 2022

En la hoja de vida del empleado, en la pestaña “Afiliaciones/Pago” debe dirigirse al campo “Banco” y “Numero de cuenta” para realizar el cambio necesario.

Ver instructivo: EMPLEADOS CAMPOS BÁSICOS - OBLIGATORIOS

Si, MANAGER NÓMINA cuenta con la herramienta "cambio de salario" diríjase por la ruta: Nomina - Herramientas - Cambio de salario.

Ver instructivo: CAMBIO DE SALARIO

Realice los siguientes pasos:

1. Consulte el empleado al que desea ingresar el dependiente económico

2. Diríjase a la pestaña "Contactos/Personas"

3. Seleccione el botón "Agregar"

4. Ingrese la información solicitada

5. Marque el campo "Dependiente a cargo"

Ver instructivo: EMPLEADOS PESTAÑAS ADICIONALES

Este campo es importante para la generación de cartas laborales y para el calculo de indemnizaciones (Para que formen base para el salario)

Ver instructivo: CONCEPTOS

El concepto de suspensión debe formar base, por lo tanto se debe marcar el check en “Vacaciones a Disfrutar” y “Vacaciones al liquidar”

Ver instructivo: CONCEPTOS

La frecuencia de la nómina debe ser máximo de 30 días. Tener en cuenta que en los meses de 31 días, la nomina se debe definir fecha inicio 20YY-MM-01 - Fecha final 20YY-MM-30.

Ver instructivo: CREACIÓN DE NÓMINAS

Existen las siguientes posibilidades:

1. La fecha diligenciada al crear la nómina es diferente a la frecuencia asignada en la clase de nómina

2. El empleado tiene días reportados de más por medio de novedades

3. Empleado con nóminas o liquidacion de vacaciones guardadas para el mismo periodo.

En MANAGER NÓMINA se ha definido el siguiente proceso:

1. Realizar novedad de retiro con la fecha de terminación de la etapa lectiva.

2. Crear nómina de liquidación NMLQ con la misma frecuencia de la nómina de pago. La fecha de contabilidad y pago debe quedar igual a la fecha de terminación de etapa lectiva.

3. Liquidar, guardar y contabilizar NMLQ de los días liquidados en etapa lectiva.

4. Modificar en hoja de vida del aprendiz la fecha de inicio de la etapa productiva, en el campo "fecha retiro" asignar 9999/12/31, actualizar salario, tipo de vinculación, en la pestaña afiliaciones asignar la ARL y el nivel de riesgo.

5. Generar novedad de ingreso con la fecha en que inicia la etapa productiva.

6. Generar nómina de pago NM01 y validar los días liquidados del aprendiz en etapa productiva.

Ver instructivo: CAMBIO TIPO DE VINCULACIÓN – APRENDIZ SENA

Si, en las nóminas de pago encuentra el campo "nomina solo a" donde puede digitar el número de documento del empleado.

Ver instructivo: CREACIÓN DE NÓMINAS

Posiblemente el empleado en la primera quincena no superó el ingreso por dos salarios mínimos, y en la segunda quincena si, por lo tanto el sistema le deduce el valor pagado por este concepto.

Existen las siguientes posibilidades:

1. El concepto de suspensión se encuentra marcado para que forme base en “Vacaciones al liquidar”

2. Posiblemente la novedad quedó guardada en nómina con fecha de contabilidad y de pago posterior a la fecha de retiro.

Debe verificar que el consecutivo del documento contable y documento de nómina de vacaciones sean los mismos. Verifique por la ruta: Catálogos - Configuración - Tipos de documento. Buscar el tipo LV01.

Se recomienda solicitar soporte por medio de los canales autorizados de Quality Colombia S.A para que el personal servicios de nómina revise el motivo y brinde una solución adecuada.

Para realizar documento de ajuste de nómina electrónica, debe existir un documento soporte de nomina electrónica en estado aceptado y con CUFE (Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica). En caso de estar rechazado realizar la nota de ajuste de nomina electrónica no será posible. Se debe solicitar al área de soporte de Quality revisar el rechazo de la nómina.

Los estudiantes que se encuentren realizando prácticas profesionales que involucren un riesgo ocupacional, como requisito para obtener un título se reportan en una planilla Tipo K y MANAGER NÓMINA genera únicamente el archivo plano de la planilla Tipo E, la cual se utiliza para el registro y pago de los aportes exclusivamente de empleados dependientes, aprendices, dependientes pensionados y Trabajador tiempo parcial afiliado a Reg. subsidiado en salud.

Esto es debido a que de acuerdo a la norma cuando existe suspensiones del contrato SLN se presume que el empleado esta por fuera de la empresa y registrar novedad de retiro no es pertinente.

Así el mes de febrero tenga 28 o 29 días, la fecha final de la nómina se registra de acuerdo al ultimo día en el calendario para el mes de febrero. Se aclara que el sistema calcula el mes como si este tuviera 30 días ya que para efectos prácticos la doctrina ha establecido que el mes laboral es de 30 días, sin importar que haya meses con más días, o con menos días como es el caso del febrero.

No, para informar al sistema que un empleado tiene un ingreso o retiro solo es necesario registrar la fecha en que se presenta el evento, sin registrar número en el campo días.

La nómina NMLQ en el proceso de liquidación de contrato permite al usuario generar la nómina de pago al empleado con la que termina su relación laboral, sin necesidad de esperar al corte de la siguiente nómina o liquidar la nómina general de manera anticipada.

Casos: Cuando el empleado termina la relación laboral antes del corte de la nomina, es decir antes del 15 o 30 del mes.

Si, es posible, en caso de requerir retirar la contraseña de los desprendibles debe solicitar soporte por medio de los canales autorizados de Quality Colombia S.A para que el personal de servicios de nómina realice la parametrización.

El concepto de licencia no remunerada es un concepto preliminar, por lo tanto en nómina electrónica no se reporta el valor sino la cantidad de días reportado en el registro de la novedad.

Realice los siguientes pasos:

1. Por la ruta: Herramientas - Control a documentos, digite la clase de documento NMLQ, tipo LC0X, número de documento y reabrir documento contable.

2. Diríjase a Contabilidad - Transacciones.

3. Digite el tipo de documento de las liquidaciones de contrato LC0X que debe estar en negrita.

4. Con el botón propiedades abra el documento, edite, retire las transacciones, guarde y proceda a eliminar el documento.

1. Registrar novedad con la fecha de retiro

2. Liquidar, guardar y contabilizar nómina de liquidacion NMLQ solo para el empleado, la fecha de contabilidad y pago debe ser igual a la fecha de retiro.

3. Actualizar hoja de vida del empleado y registrar novedad de ingreso.

4. Liquidar nómina de pago NM01 junto con los otros empleados.

Ver instructivo: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA NMLQ

Si, por medio de una política de empresa.

Diríjase por la siguiente ruta: Sistema - Políticas de empresa, en la política NMEL_CPTOS_EXCLUYEVALID separado por comas debe indicar que conceptos no se requieren en el reporte de nómina electrónica.

Ver instructivo: POLÍTICAS DE EMPRESA

1. En la hoja de vida del empleado debe actualizar el tipo de Vinculación: "Dependiente pensionado", y seleccionar el "Subtipo cotizante" de acuerdo a la condición que cumpla el empleado.

2. Cambiar en el campo "Fondo pensiones" a "No Aplica"

1. Dirigirse a la ruta: Nómina - Catálogos- Conceptos, buscar el concepto que se requiere vincular

2. Seleccionar la opción propiedades y buscar la sección "Concepto forma base para:"

3. Identificar el campo "Salario" y marcarlo.

Nota: En caso de necesitar el efecto contrario, es decir que no forme base proceder a desmarcar el mismo campo.

1. La clase de nómina aplica solo para cargos parametrizados y el cargo asociado al colaborador no tiene relacionada la clase de nómina correspondiente en la pestaña clases de nómina.

2. La fecha de retiro en hoja de vida del colaborador es diferente a "9999/12/31"

3. El vinculado se encuentra inactivo o esta marcado como exempleado

4. Existe una nómina en estado abierto o cerrado filtrada en el campo "Nomina solo a" con el empleado a liquidar y el periodo definido coincide con el documento que se está procesando.

1. Ingresó en el mismo mes y no se le ha liquidado la primera nómina de pago.

2. La fecha de retiro en hoja de vida del colaborador es diferente a "9999/12/31”

3. El plan de vacaciones asignado al empleado en hoja de vida está asociado a una clase de nómina diferente a la autorizada para la empresa en la cual se está realizando el proceso.

1. Dirigirse a la ruta: Nómina - Catálogos- Conceptos, buscar el código P50 "prima por pagar".

2. Seleccionar la opción propiedades y buscar la sección "Unimed"

3. Actualizar la unidad de medida de "Valor" a "Días"

4. Procesar el documento liquidación de contrato asegurándose de haber marcado el campo "Liquidar Prima".

1. Dirigirse a la ruta: Nómina - Liquidación de contrato - Liquidación de contrato y marcar el botón nuevo.

2. Buscar el campo "Motivo de retiro" y desplegar la lista de opciones asociadas al mismo.

3. Elegir la opción "Otros" de la lista para activar el campo "Otros motivos".

4. En el campo "Otros motivos" presionar el botón de ayuda de los 3 puntos.

5. Marcar el botón nuevo de la ventana operativa que se visualiza en la interfaz.

6. Relacionar el código y el nombre del motivo de retiro a crear y proceder a guardar.

1. Dirigirse a la ruta: Nómina - Catálogos - Conceptos - Nuevo.

2. Parametrice el concepto cumpliendo las siguientes indicaciones:
   - Código: L0X, (X es el consecutivo 1,2,3)
   - Nombre: Detalle del rubro a sumar o descontar en la liquidación
   - Grupo: 00
   - Grupo planilla: NA
   - Equivalencia DIAN: Aplica únicamente en los casos de ser reportado en nómina electrónica, de lo contrario diligencie con punto y excluya en la política NMEL_CPTOS_EXCLUYEVALID.
   - Unidad de medida: Valor
   - Tipo: Devengado ó Deducible dependiendo de la naturaleza de la operación.
   - CUENTA DB: Se diligencia si el tipo en el concepto está marcado como devengado y la cuenta a relacionar es la cuenta de cartera (25) en la que se registró el beneficio en cabeza del trabajador.
   - CUENTA CR: Se diligencia si el campo tipo en el concepto está marcado como deducible y la cuenta a relacionar es la cuenta de cartera (13) en la que se registró la obligación en cabeza del trabajador.

3. Adicionar el código del concepto separado por comas (,) en la sección "Conceptos otros devengados" ó en la sección "Conceptos otras deducciones", dependiendo de la naturaleza de la operación. Siguiendo la Ruta: Sistema - Empresa - Propiedades - Pestaña Nómina.
   Nota: El valor a descontar o a sumar en el valor de la liquidación debe estar registrado previamente en contabilidad en una fecha igual o anterior a la fecha de contabilización de la liquidación de contrato. Para ingresar a la parametrización de empresa, debe solicitarlo al usuario ADM.

1. Cuando en la sección "Empleado" de la ventana "Vinculado", el colaborador registra como "Ex empleado".

2. Cuando el campo "fecha de retiro" del colaborador en la ventana "Empleados/Asociados" es diferente a "9999/12/31"

3. Cuando en la ventana "Vinculado" o "Empleados/Asociados" el campo "Activo", no se encuentra marcado.

Para el uso de la herramienta modificar periodos de vacaciones el usuario ADM deberá activar en el perfil de usuario la opción Nómina: “Modificar Periodos de Vacaciones” localizada en la pestaña especiales del grupo nómina del perfil de usuario asignado.

El permiso asociado a la creación, asignación y posterior edición de la actividad económica en el empleado se encuentra en la pestaña funcionalidad del perfil de usuario, grupo nómina, opción Catálogo Act.Ecónomica x Tasa ARL .

Tenga en cuenta que la restricción Vinculado: Autorizado solo para datos generales (Ubicada en la pestaña especiales del perfil), no debe encontrarse activa en el usuario a cargo de añadir las actividades económicas en el colaborador.

El motivo por el cual sucede esta situación es por que no se ha actualizado en la pestaña nómina de la empresa (ubicada en la ruta Sistema - Empresa) el valor del auxilio de transporte correspondiente al año en curso.

Realice los siguientes pasos:

1. Verificar que la obligación se encuentre contabilizada en una cuenta que controle documento cruce y las fechas de vencimiento para la obligación coincidan con los valores a descontar en cada corte.

2. Crear concepto de nómina o hacer uso de uno existente que sea de tipo deducible, que tenga relacionado en el campo “Cuenta CR” el código de la cuenta donde quedó el registro de la obligación a descontar.

3. Seguir la Ruta: Nómina - Catálogos - Clase de nómina, buscar la nómina de pago NM0X, a través de la cual se liquida la nómina del colaborador y agregar el concepto de nómina explicado en el paso anterior.

4. En la clase de nómina NM0X buscar el registro del concepto agregado en el paso 3 y marcar la opción “Modificar”

5. Añadir al campo fórmula de la ventana el parámetro definido a continuación considerando actualizar el código de la cuenta donde se registró de manera previa la obligación. CM_FN_DEDAUTOMATICA("13XXXX","V",0)

Cuando tiene lugar una novedad de incapacidad que no tiene soporte debido a un proceso de hospitalización se sugiere al usuario optar por el tratamiento que se define a continuación:

1. Reportar la novedad de incapacidad en MANAGER NÓMINA por la cantidad de días que cubre la frecuencia de la nómina de pago NM0X de modo que al corte de cada pago exista certeza de la cantidad de tiempo que el empleado permaneció ausente de la empresa; al momento de recibir el soporte se ajusta la cantidad de días pendientes de reporte.

2. Reportar la novedad de incapacidad en MANAGER NÓMINA por la cantidad de días estimados del ausentismo y cuando se reciba el soporte reabrir la novedad y ajustar la fecha final de la incapacidad. Este proceso se podrá realizar siempre y cuando la novedad tenga fecha inicial y final de una quincena que no se haya guardado.

Se debe considerar que normativamente no está avalado por la ley descontar al empleado lo correspondiente a vacaciones pagadas por anticipado, de acuerdo a lo consignado en Sentencia del 4 de septiembre de 1969, emitida por la Corte Suprema de justicia. Por consiguiente, al marcar la casilla de vacaciones en documento LC01 en los casos en que el empleado recibió pago de vacaciones anticipadas genera como resultado un valor negativo al realizar el recalculo de este concepto, lo recomendable es dejar de marcar la casilla “Liquidar vacaciones” para que no se liquide ningún valor por concepto de vacaciones. Adicional a ello existen otras implicaciones derivadas de esta práctica y están relacionadas con el rechazo de nóminas electrónicas debido a que bajo las políticas consignadas en el Anexo Técnico, un equivalente de devengo no debe reportarse con naturaleza negativa; esto en el caso de que se reporte lo efectivamente pagado y no lo provisionado.

En caso de que el usuario realice caso omiso a esta recomendación el procedimiento a seguir a fin de descontar el valor pagado de manera anticipada por concepto de vacaciones es el siguiente:

1. Calcular el valor a descontar por concepto de vacaciones pagadas de manera anticipada.

2. Realizar una nota contable donde se registre la cartera a descontar por este concepto a cargo del empleado.

3. Validar que la cuenta donde se registre la cartera este asociada a un concepto L0X de tipo deducible de modo que al momento de realizar la liquidación se consigne el registro en el campo "Otras deducciones"; (Se sugiere que el equivalente DIAN para este concepto sea de reintegro DD019).

4. Asociar el concepto L0X del punto 3 en el campo "Conceptos Otras deducciones" de la pestaña nómina siguiendo la Ruta Sistema-Empresa.

5. Liquidar el contrato y validar que el valor a descontar de vacaciones esté registrado en el recuadro de “Deducciones”.

Previo a la apertura del documento  siguiendo la Ruta Nómina-Herramientas-Anular/reabrir nómina, realice las siguientes validaciones:

1. Verifique haber eliminado los registros de los documentos usados por el área de tesorería para cruzar el pago de la nómina correspondiente, para identificarlos haga uso del informe:

"Auxiliar detallado: Tipo/Documento/Dmto Cruce", siguiendo la Ruta: Contabilidad - Informes generales - Auxiliar detallado: Tipo/Documento/Dmto cruce.

2. Valide la anulación del documento contable de la Nómina que requiere reabrir y proceda a eliminar el documento NM0X correspondiente, siguiendo la Ruta: Contabilidad-Transacciones.

3. Ingrese a la ruta: Nómina-Herramientas-Anular/reabrir nómina y diligencie los datos de clase de nómina y número de nómina a reabrir.

A continuación se relacionan opciones para el reporte de incapacidad cuando tiene lugar durante el disfrute de vacaciones:

1. Proceda a reabrir el documento liquidación de vacaciones LV0X, corrija la cantidad de días disfrutados y reporte la novedad de incapacidad en los días correspondientes.

2. Si la novedad de incapacidad corresponde a un diagnóstico que pueda solucionarse en una cantidad moderada de días, bajo decisión del usuario podría reportarse la incapacidad inmediatamente termine el disfrute de las vacaciones.

A continuación se brindan algunas opciones para corregir acumulados de nómina en caso de retiro durante disfrute de vacaciones:

1. Proceda a reabrir el documento liquidación de vacaciones y corrija la cantidad de días disfrutados, tener en cuenta que para efectos de evitar novedades en PILA la novedad de retiro debe reportarse en un día laborado, por ende se debe anticipar el regreso de vacaciones 1 día, para que el día final se liquide como salario, en caso de requerir ajustar el pago por auxilio de transporte del último día se sugiere reportar una novedad haciendo uso del concepto 010 "Auxilio de transporte" por valor negativo.

2. Si el usuario no puede reabrir la liquidación de vacaciones y requiere un tratamiento que implique la manipulación de los acumulados de nómina requerirá solicitar Ticket en la plataforma de Soporte de QualityColombia para que el Consultor encargado valide el caso.

En los casos que el colaborador dentro del periodo liquidado presente reportes de Licencia No Remunerada o Suspensión de Contrato que afecten los días liquidados por concepto de Cesantías y vacaciones, se debe tener en cuenta que disminuir los días de intereses implicará una doble reducción ya que el sistema está realizando la afectación sobre las cesantías que es la base sobre la cual se calculan los intereses; sin embargo, si es decisión del usuario afectar los días de cálculo de los intereses también podrá crear la política NMLQ_DIAS_PAGO_INTCESAN_CONSLN con valor 1 en la Ruta: Sistema - Políticas de empresa, a fin de afectar también los días de Intereses de Cesantías en documento LC0X.

1. Definir el tipo de vinculación en la hoja de vida del empleado como Cotizante tipo 51

2. Verificar que en el campo tipo de cotizante se actualice a la opción "Trabajador tiempo parcial".

3. Crear y asociar en hoja de vida del colaborador tipo de salario "Cotizante 51", generalmente se identifica con el código 05.

4. Crear Concepto 005 "Cotizante 51" de tipo devengado, con unidad de medida días y demás parámetros de seguridad social y prestaciones aplicables de acuerdo a la normativa con fórmula CM_FN_AUSENTISMO().

5. Reportar como novedad la cantidad de días que laboró el colaborador con este tipo de vinculación.

A continuación se relacionan algunas situaciones que pueden ocasionar novedades al momento de enviar los desprendibles de pago:

1. En la Ruta sistema - Políticas de empresa no se encuentra parametrizada la política de empresa NOMI_MAIL_SERVER  ó  existen novedades en la estructura de la misma.

2. Se actualiza la contraseña del correo utilizado para la emisión de desprendibles  pero no se realiza la actualización en la política de empresa para su envío.

3. En correos sin opción de contraseña de aplicaciones se encuentra deshabilitada la opción "Aplicaciones menos seguras".

4. En correos sin opción de contraseña de aplicaciones no se encuentra habilitada la opción de verificación en dos pasos.

5. En correos con opción de contraseña de aplicaciones no tienen creada  la contraseña o no se encuentra asociada a la política referenciada en el paso 1.

6. Correos con opción de contraseña de aplicaciones no tienen activa la verificación en dos pasos.

7. El puerto de salida definido para envío no se encuentra activo en el equipo del usuario

8. Correos con autenticación starttls tienen certificado chilkat vencido.

Considerando que para efectos de generación de archivo plano para PILA el aplicativo solo acepta novedades y acumulados que se encuentren dentro de un periodo de 30 días, en el caso que una incapacidad inicie el día 31 el usuario puede optar por las opciones que se relacionan a continuación y la alternativa elegida dependerá del análisis del usuario:

1. Reportar la incapacidad el día 30 de modo que la cantidad de días y la fecha de finalización de la incapacidad coincida con el soporte.

2. Reportar la incapacidad el día 1 del mes siguiente de modo que coincida la fecha final de la misma pero no la cantidad de días, sin embargo en este caso para el mes con 31 días pagará los días completos de auxilio de transporte y en ese mes no quedará reporte de incapacidad.