FAQS-VINCULADO

Los vinculados son todas aquellas personas naturales o jurídicas que tienen relación directa e indirecta con la empresa. Para la elaboración de documentos a nombre de algún tercero, es necesario que primero esté creado como vinculado.

Para guardar satisfactoriamente un Vinculado en Manager ERP, es necesario diligenciar los siguientes campos obligatorios:

1. Seleccionar si es Persona Natural o Jurídica

2. Primer Apellidos y Primer Nombres o Nombre o Razón social

3. Tipo de Documento

4. Dirección Tributaria

5. Ciudad

6. E-mail

7. Responsabilidad y Tipo de Vinculado
   Nota: Estos campos se caracterizan por estar marcados con *

Para actualizar los datos básicos de un vinculado:

1. Ingrese a la ventana de consulta de Vinculados, puede hacerlo por el botón "Vinculado" de acceso directo en la barra de herramientas o por la ruta: Catálogos - Vinculados.

2. Ya en la ventana de consulta, haga uso de los filtros de búsqueda para identificar el vinculado o tercero que desea actualizar

3. Ingrese a propiedades del vinculado, y proceda a actualizar la información registrada en la pestaña general.
   Nota: si al dar clic al botón editar el aplicativo le indica que el usuario no cuenta con el permiso, debe comunicarse con el administrador del sistema.

La dirección hace referencia a la dirección comercial del vinculado, este campo permite agregar información adicional que se requiera de acuerdo a la necesidad del usuario.
Respecto a la dirección tributaria, es un campo en el cual se recomienda diligenciar la dirección del vinculado que está definida en el RUT; es un campo obligatorio para el proceso de facturación electrónica y para la presentación de información exógena.

Manager es un software Multiempresa y permite hacer uso de los catálogos creados en las demás empresas que hagan parte del grupo empresarial.

Manager ERP permite importar el catálogo de vinculados siguiendo estos pasos:

1. Ingrese a la ruta: Herramientas - Implementación - Importar Vinculados

2. Descargue la Plantilla en hoja de cálculo que brinda el aplicativo dando clic en el botón "Ver Características" y diligencie conforme a los datos requeridos.

3. Lleve a cabo los pasos señalados en la ventana operativa de importación
   Nota: Las celdas a importar en la plantilla no debe tener campos en blanco, por defecto colocar punto (.)

Para activar o desactivar un vinculado se requiere que el usuario cuente con los permisos necesarios para hacerlo, si cuenta con este permiso podrá realizarlo en la ventana de creación del Vinculado, activando o desactivando el check en el parámetro "Activo" según la necesidad.

Para realizar la eliminación de un Vinculado en Manager ERP, es necesario que el perfil asignado al Usuario cuente con el permiso para realizar este proceso y verificar que el vinculado no tenga movimientos o esté asociado a algún parámetro.

Para cambiar el ID o número de identificación de un Vinculado se deben ejecutar los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ruta: Herramientas - Traslados contables

2. En la pestaña "Mvto Entre Vinculados", en el Caso 1 el aplicativo permite trasladar la información de propiedades y movimientos de un ID a otro, eliminando el ID anterior.

Esto se debe a una restricción en los permisos especiales del Perfil asignado al Usuario. Para tener acceso a las demás pestañas de creación de vinculados, el usuario administrador de Manager ERP deberá ingresar a la ruta Sistemas - Perfiles, y en la pestaña de permisos especiales proceder a desactivar el check de la opción "Vinculado: Autorizado solo para datos generales".

Manager ERP permite asignar más de un correo electrónico a un vinculado, en la pestaña general de la ventana de Vinculados, al lado del campo asignado para digitar el Email podrá encontrar un botón azul identificado con la letra "e", al dar click se despliega una ventana que le permitirá registrar correos electrónicos adicionales.

Manager ERP permite agregar todas las cuentas bancarias que un Proveedor maneja, este registro de cuentas lo puede realizar de la siguiente manera:

1. Ingrese a ventana de propiedades del Vinculados

2. Acceda a la pestaña "Proveedor"

3. En el campo de "Cuentas Alternativas", al lado derecho del grid de contenido en el botón "+" se pueden crear las otras cuentas, también permite editar con el botón "/" y eliminar con el botón "-".

Puede realizar el registro de contactos adicionales:

1. Ingrese a la ventana de propiedades del Vinculados

2. Acceda a la pestaña "Otros" - pestaña "Varios", allí tendrá la opción de registrar contactos encargados del área financiera, técnico y comercial

3. En la pestaña "Otros" - pestaña "Gestión de contactos", tiene la opción de agregar otros contactos con mayor información.

Manager ERP brinda la opción de adjuntar documentos a los vinculados de esta manera:

1. Ingrese a la ventana propiedades del Vinculados

2. Click en el botón identificado con un "Click" al lado izquierdo del campo Notas

3. Procede a adjuntar los documentos
   Nota: Para que todos los usuarios puedan consultar estos documentos es necesario que los archivos se encuentren en una carpeta compartida.

En Manager ERP es posible llevar registro de novedades para seguimiento de procesos de venta, crédito y cobranza; para creación y consulta de estas novedades realice el siguiente proceso:

1. Acceda a la ventana operativa de propiedades del Vinculado

2. Click en el botón "Ver Novedades" al lado izquierdo del campo Notas

3. Click en el botón "Agregar" y determine la clase de Novedad a crear (Cobranza, Externa, Preventa, Otros, Cobranza no efectiva, Compromiso de Pago)

4. Asigne un tipo, Este parámetro se crean de acuerdo a la necesidad y se le otorgan los permisos para creación, consulta, impresión y eliminación

5. Diligencie el detalle de la Nota a crear

6. Si requiere especificar fecha, active el check de "Aplicar fecha de alarma" y digite la fecha

7. Si la nota requiere el registro de un valor, lo puede digitar en el campo "Valor".

En la ventana de propiedades del Vinculado, en la pestaña "Otro" -pestaña "Categorías", Manager ERP permite crear Grupos y Categorías para clasificar los vinculados según la necesidad del usuario, esto con el fin de darle utilidad a esta segmentación en informes especializados.

Para asignar sucursales a los vinculados, se debe ingresar a la ventana de propiedades del Vinculado, en la pestaña "Sucursales" active el check "Activar sucursales", al dar click en el botón "agregar" podrá crear las sucursales según la necesidad del usuario.
Nota: Este parámetro en clientes tiene utilidad para establecer ruteros para labores comerciales y de cobranza.

Para trasladar movimiento contable entre vinculados se deben ejecutar los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ruta: Herramientas - Traslados contables

2. En la pestaña "Mvto Entre Vinculados", en el Caso 2, Manager ERP permite trasladar la información los movimientos de un Vinculado a otro que se encuentre previamente creado, y brinda la opción de eliminar el vinculado anterior activando el check.
   Nota: en caso de requerir trasladar sólo la información de un vinculado a otro de un lapso de fecha específico o unas cuentas contables determinadas, ejecutar el proceso por la pestaña "Traslado entre vinculados".

Para evitar errores al generar y emitir documentos electrónicos, debe crearse de forma adecuada el vinculado.
En la ventana de propiedades del Vinculado, en la pestaña "General", diligencie correctamente los campos:

1. NIT

2. Tipo de Vinculado (Proveedor o Cliente)
   3.Dirección tributaria

3. Ciudad

4. E-mail

5. Teléfono 1

6. Tipo de responsabilidad (Para documento soporte se requiere que esté marcado como NO RESPONSABLE DE IVA)
   En la Pestaña "Otros", diligencie los datos de actividad económica, responsabilidad tributaria y fiscal del vinculado conforme al RUT, o la que indica Manager ERP por defecto.