ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de reabrir o anular las liquidaciones de contrato creadas en el software, que le permitirá al usuario del sistema realizar cambios en dichas liquidaciones cuando ya han sido guardada o anularla si ya no se requiere.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta utilización de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA para reabrir y anular liquidaciones de contrato, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Es frecuente que surjan cambios en las diferentes liquidaciones de nóminas, incluyendo las liquidaciones de contrato, cuando estás ya han sido guardadas, o en ocasiones se requiere descartar la realización de la misma. Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el correcto manejo de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA que permite reabrir o anular liquidaciones de contrato, es de destacar que se recomienda que este proceso sea controlado por la organización mediante los permisos a los perfiles que podrán realizar dichos procesos.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

La herramienta de reabrir o anular liquidación de contrato en MANAGER NÓMINA permite reabrir o anular las liquidaciones de contrato que hayan sido creadas en el sistema.

La herramienta contiene dos opciones que el usuario podrá realizar dependiendo del caso particular:

• Reabrir liquidación de contrato: permite habilitar nuevamente la liquidación de contrato para realizar modificaciones cuando ya ha sido guardada por el usuario.

• Anular liquidación de contrato: se utiliza cuando el usuario requiere descartar una liquidación de contrato ya creada.

A continuación se relaciona el proceso a realizar en cada una de las opciones anteriormente descritas.

PASO 1. RUTA PARA ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Para reabrir/anular una liquidación de contrato realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina - Herramientas - Anular / Reabrir Liquidación Contrato

PASO 2. ELEGIR LA OPCIÓN ANULAR/ REABRIR LIQUIDACIÓN CONTRATO

En la ventana que se despliega de herramientas de anular o reabrir liquidación de contrato, el usuario debe seleccionar la que requiera, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

2.1 REABRIR LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

La opción de reabrir permite al usuario modificar los datos de liquidación de un consecutivo ya creado, el proceso para reabrir depende del avance que se haya tenido en la liquidación de contrato, si solo se guardó o si el proceso fue culminado con la contabilización, a continuación se detalla el proceso a realizar de acuerdo al estado de la liquidación en el momento de requerir reabrirla:

2.1.1 REABRIR UNA LIQUIDACIÓN DE CONTRATO QUE HA SIDO CONTABILIZADA

Si la liquidación de contrato a reabrir ya fue contabilizada, se deberá eliminar el documento contable antes de realizar el proceso de reabrir por MANAGER NÓMINA. Para eliminar el documento contable debe realizar los siguientes pasos:

• Anular o reabrir el documento contable: el usuario deberá ingresar a la herramienta “Control a documentos” y proceder a anular o reabrir el documento contable correspondiente a la liquidación de contrato a reabrir.

(Para conocer el proceso de Anular/Reabrir documentos contables remítase al instructivo INS-CNT-HER-ANULAR,REABRIR,CERRAR DOCUMENTOS).

• Eliminar el documento contable: una vez anulado el documento contable ingrese por la ruta: contabilidad – Transacciones y proceda a eliminar, se debe seleccionar el documento anulado y dar clic en el botón “Eliminar”. Si el documento fue reabierto, el usuario deberá primero retirar las transacciones del documento y posteriormente eliminar.

Nota: el usuario deberá validar si cuenta con los permisos para realizar el proceso descrito anteriormente, de lo contrario, deberá solicitarlo al área encargada de realizar dicho procedimiento.

2.1.2 REABRIR UNA LIQUIDACIÓN DE CONTRATO QUE SÓLO HA SIDO GUARDADA

Para reabrir una liquidación de contrato que ha sido guardada y aún no fue contabilizada, sólo realiza el proceso de reabrir por la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA.

Para reabrir una liquidación de contrato se deberá diligenciar los campos que se detallan a continuación.

A. Se ingresa la información correspondiente a la liquidación de contrato a reabrir.

• Clase de nómina: se digita la clase de nómina correspondiente a la liquidación de contrato que se requiere reabrir, por lo general es LCxx.

• Número de la liquidación de contrato: se digita el número de la liquidación de contrato que se desea reabrir.

• Fecha liq y fecha cnt: el sistema automáticamente trae la fecha de liquidación y de contabilización establecida en la liquidación de contrato a reabrir.

• Documento de identidad y nombre del empleado: el sistema trae de manera automática el número de identificación y nombre del empleado al cual se le realizó la liquidación de contrato a reabrir.

B. El sistema muestra el número de la liquidación de contrato y el valor total de dicho documento.

Nota: el usuario deberá validar que los datos arrojados de manera automática por el sistema correspondan a la liquidación de contrato a reabrir.

C. Botones

• Reabrir: una vez diligenciada la información de la liquidación de contrato a reabrir, se da clic en el botón “Reabrir”  El sistema generará un aviso de confirmación del proceso. Dar clic en el botón “Si”.

• Cancelar: permite cancelar el proceso de apertura de la liquidación de contrato y expulsa al usuario de la ventana.

2.2 ANULAR LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

Permite anular liquidaciones de contrato cuando el usuario requiere descartar la elaboración de una liquidación. Para anular un documento de nómina es requisito que el documento contable también se encuentre anulado, de lo contrario, el proceso no podrá ser realizado.

• Anular un documento contable: el usuario deberá ingresar a la herramienta “Control a documentos” y proceder a anular el documento contable correspondiente a la liquidación de contrato a reabrir. (La clase de nómina de los documentos de liquidación de contrato es NMLQ, para conocer el proceso de Anular/Reabrir documentos contables remítase al instructivo INS-CNT-HER-ANULAR,REABRIR,CERRAR DOCUMENTOS).

Nota: el documento contable de la liquidación de contrato a anular debe estar anulado y existir en MANAGER, este no puede ser eliminado.

A continuación se detalla el proceso de anulación de una liquidación de contrato.

A. Se ingresa la información correspondiente a la liquidación de contrato que se desea anular.

• Clase de nómina: se digita la clase de documento correspondiente a la liquidación de contrato a anular, por lo general es LCxx.

• Número de liquidación de contrato: se digita el número de la liquidación de contrato que se desea anular.

• Fecha liq y fecha cnt: el sistema automáticamente trae la fecha de liquidación y de contabilización establecida en la liquidación de contrato a anular.

• Documento de identidad y Nombre del empleado: el sistema trae de manera automática el número de identificación y nombre del empleado al cual se le realizó la liquidación de contrato a anular.

B. El sistema muestra el tipo de documento, número y total de la liquidación de contrato a anular.

C. Botones:

• Reabrir: una vez diligenciada la información de la liquidación de contrato a anular, se da clic en el botón “Anular”  El sistema generará un aviso de confirmación del proceso. Dar clic en el botón“Si”.

• Cancelar: permite cancelar el proceso de anulación de la liquidación de contrato y expulsa al usuario de la ventana.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es responsabilidad de la empresa otorgar o restringir los permisos a los usuarios que podrán realizar procesos de reabrir y anular liquidación de contrato por medio de los permisos en los perfiles y tipos de documentos.

2. Una vez una liquidación de contrato es anulada no podrá ser revertido el proceso.

3. No es necesario correr los consecutivos de los tipos de documentos contables eliminados cuando se desea reabrir una liquidación de contrato ya contabilizada. Al volver a contabilizar MANAGER NÓMINA creará el documento contable con el mismo consecutivo.

FIN DEL INSTRUCTIVO