EXPORTAR ACUMULADOS DE NÓMINA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso para la exportación de los acumulados de nómina, esta herramienta permite exportar los acumulados para diferentes procesos, entre ellos, el traslado de información a otra empresa por sustitución patronal.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta utilización de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA para la exportación de los acumulados de nómina que pueden ser utilizados por la empresa para diferentes procesos, como sustituciones patronales, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Es posible que en las empresas requieran realizar la exportación de los acumulados de nómina para gestión de la empresa, MANAGER NÓMINA pone a disposición la herramienta de exportación de acumulados de nómina que permite generar en un formato de archivo Excel todo el historial o parte de él de los empleados de manera detallada. Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el correcto manejo de la herramienta que permite realizar exportación de los acumulados de nómina existentes en el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

EXPORTAR ACUMULADOS DE NÓMINA

A partir de la versión 7.3 de MANAGER NÓMINA existe la herramienta que permite exportar los acumulados de nómina. Los acumulados de nómina son los registros detallados de todas las percepciones, deducciones y apropiaciones de nómina realizadas a los empleados en cada una de las nóminas liquidadas y guardadas en MANAGER NÓMINA, ya sean nóminas de pago, aportes, provisiones, liquidaciones de contrato, vacaciones, nóminas de consolidación y en nóminas adicionales que pueda tener la empresa.  MANAGER ERP guarda esta información en la base de datos, la cual se almacena dependiendo de la periodicidad con la que se generan las nóminas.

Los acumulados de nómina son indispensables para la determinación de la base de conceptos como vacaciones, prima, cesantías e intereses o indemnizaciones en caso de requerirse y de seguridad social.

Los acumulados de nómina pueden visualizarse ya sea por trabajador o de manera global por medio la herramienta exportar acumulados de nómina, en dicha herramienta se podrá generar estos acumulados por el rango de fechas determinado por el usuario en los filtros de consulta y podrán ser descargados en un archivo de formato Excel.

A continuación se detalla el proceso de exportación de acumulados:

PASO 1. INGRESAR A LA VENTANA DE EXPORTAR ACUMULADOS DE NÓMINA

Para realizar la exportación de los acumulados de nómina realiza las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Herramientas – Implementación – Exportar Acumulados de Nómina

PASO 2. GENERACIÓN DE LOS ACUMULADOS DE NÓMINA

En la ventana operativa de exportación de acumulados se requieren las siguientes parametrizaciones para la generación de la información de acuerdo a las necesidades del usuario.

A. Rango de Fechas: permite establecer un rango de fechas a consultar los acumulados de nómina; si se desea exportar todo el historial de un empleado o de todos los empleados, se deberá establecer en el campo de fecha inicial, la fecha ingreso del empleado más antiguo en caso de consultar varios empleados a la vez; y la fecha final es el corte de consulta de dicha información.

B. Empleado/Asociado: permite seleccionar los empleados a consultar los acumulados de nómina.

• Todos: si se deja activo el check en el campo “Todos” MANAGER NÓMINA generará los acumulados de nómina de todos los empleados activos y retirados de la empresa en la cual se están consultando.

Nota: si solo desea generar los acumulados de nómina de los empleados activos o retirados, diríjase a los filtros relacionados en el punto D de este instructivo.

• Seleccionar empleados a generar los acumulados de nómina: si se retira el check del campo “Todos” el usuario podrá hacer uso del botón “Agregar” para seleccionar el empleado o los empleados a los cuales se les desea generar los acumulados de nómina.

En caso de requerir retirar uno de los empleados seleccionados, haga clic en el botón “Quitar”, seleccione el empleado  Para retirar de los empleados seleccionados.

C. Al exportar reemplazar clase de nómina: en caso de requerir generar los acumulados de nómina para posteriormente ser importados a MANAGER NÓMINA, se recomienda establecer en este campo el tipo de documento con el cual se importarán los acumulados de nómina a la nueva empresa. Ejemplo: si en MANAGER NÓMINA existen las empresas 101 y la 102, los empleados serán trasladados de la empresa 101 a la 102, por lo tanto, se selecciona el tipo de documento de la empresa 102; generalmente este tipo de documento cuenta con el código iniciado SIXX seguido por los últimos dos número de la empresa (SI01- empresa 101, SI02 – empresa 102).

Al establecer un tipo de documento en este campo, MANAGER NÓMINA reemplazará el tipo documento de nómina con la que fueron generados los acumulados de nómina y establecerá allí el documento seleccionado para fines de importación.

Si los acumulados de nómina serán generados para otros fines y no para ser importados, no es necesario establecer un tipo de documento, por lo tanto, MANAGER NÓMINA generará la información con el tipo de documento con el que fueron generados los acumulados de nómina.

D. Son filtros que el usuario puede utilizar y permiten generar los acumulados de los empleados de acuerdo a los siguientes parámetros:

• Tipo de concepto: el sistema generará la información de los empleados de acuerdo al tipo de concepto, es decir, si se selecciona la opción de “sólo devengados” el sistema generará la relación de los conceptos que están parametrizados como devengados.

• Unidad de medida: el sistema generará la relación de conceptos dependiendo la unidad de medida seleccionada, es decir, si se elige la unidad de medida “sólo días” con el fin de validar los días laborados por el empleado, el sistema mostrará sólo aquellos conceptos que controlan días.

• Generar informe: el sistema generará la relación de eventos de los conceptos que forman base o afectan una prestación social o un subsistema de seguridad social determinado, es decir, si se selecciona “base EPS” el sistema traerá todos aquellos conceptos que fueron liquidados al empleado y que afectan el cálculo de la base EPS.

Nota: si se evidencia que en la generación de los informes existe un concepto que no debe afectar una base determinada, o si tiene un tipo de unidad errada, se recomienda revisar la parametrización del concepto. (Ver instructivo: INS-NOM-PAR-CONCEPTOS).

• Generar fecha: esta opción permite generar informes de acuerdo a la fechas parametrizadas en las diferentes nóminas realizadas en MANAGER NÓMINA.  Ya sea la fecha en la que fueron causadas o pagadas.

Este parámetro es útil en el momento de validar los valores que se relacionan en el certificado de ingresos y retenciones, ya que en dicho formato deben ir los valores efectivamente pagados al empleado. Un ejemplo de ello son las cesantía e intereses a las cesantías, aunque son liquidadas y causadas con corte al 30 de diciembre de cada año, estos son efectivamente pagados en el año siguiente a su liquidación, por lo tanto, no deben aparecer en el año de liquidación, si no en el año en el cual fueron pagadas al empleado o consignadas a los fondos.

• Concepto: si se retira el check en “Todos” el sistema permite generar informes de sólo uno, dos o tres conceptos en particular, los cuales se debe diligenciar en los campos que se habilitan, en caso no de conocer el código del conceptos que desea generar, se puede dar clic en los tres puntos (…) el cual traerá el catálogos de conceptos.

Nota: los diferentes parámetros pueden ser combinados de acuerdo a las necesidades del usuario.

• Clase de nómina: permite generar los acumulados de los empleados o de un empleado que se hayan generado en una clase de nómina en particular.

• Centro de trabajo – Cargo: permite generar los acumulados de nómina de los empleados que tengan un determinado cargo o centro de trabajo.

• EPS – Fondo de pensiones – Cesantías – ARL – Caja de compensación: el sistema permite generar los acumulados de nómina de los empleados que tengan una entidad en particular.

• Tasa ARL: permite generar los acumulados de nómina de los empleados que cuenten con el nivel de riesgo que el usuario desea consultar. 

• Contrato vence: permite generar los acumulados de los empleados que estén en un rango de fechas en particular según el vencimiento del contrato laboral.

• Generar sólo personal: esta opción permite filtrar los acumulados al personal retirado, activos o a todos los empleados sin importar si se encuentran actualmente activos o no en la empresa.

Nota: el sistema generará los conceptos pagados, descontados o generados como informativos, contables o preliminares liquidados en nómina de las personas que cumplan con el parámetro establecido en alguno de los filtros.

PASO 3. CONSULTA DE LOS ACUMULADOS DE NÓMINA

Una vez realizada la parametrización del paso 2 y determinada la manera de consulta de los acumulados, haga clic en el botón “Buscar” para que MANAGER NÓMINA genere la información requerida.

PASO 4. EXPORTAR LOS ACUMULADOS DE NÓMINA

Una vez MANAGER NÓMINA arroje los resultados de la consulta haga clic en el botón “Imprimir” para realizar la descarga de los acumulados en un archivo de Excel.

Haga clic en el botón “Exportar a Excel” para la creación del documento con los acumulados.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es responsabilidad de la empresa el correcto uso de la herramienta “Exportar acumulados de nómina”.

2. El proceso de exportación de acumulados de nómina está disponible a partir de la versión de MANAGER NÓMINA 7.3. En caso de no contar con la versión requerida para el proceso deberá de solicitar la actualización correspondiente a través de los canales autorizados por Quality colombia S.A.

3. Los acumulados de nómina exportados corresponde a información liquidada y guardada en MANAGER NÓMINA, si los pagos, deducciones y apropiaciones de nómina generada a los empleados fueron registrados de manera manual por MANAGER CONTABILIDAD, esta información no estará contenida en los datos arrojados por la herramienta Exportar acumulados de nómina.

4. Una vez se haya realizado el cambio en la fecha de un empleado a una fecha posterior no podrá ser revertido a la fecha anterior.

FIN DEL INSTRUCTIVO