ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de reabrir o anular las liquidaciones de vacaciones creadas en el software, que le permitirá al usuario del sistema realizar cambios en la liquidación de vacaciones cuando ya ha sido guardada o anularla si ya no se requiere.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre la correcta utilización de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA para reabrir y anular liquidaciones de vacaciones, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Es frecuente que surjan cambios en las diferentes liquidaciones de nóminas, incluyendo las vacaciones, cuando estás ya han sido guardadas o en ocasiones se requiere descartar la realización de la misma. Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el correcto manejo de la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA que permite reabrir o anular liquidaciones de vacaciones, es de destacar que se recomienda que este proceso sea controlado por la organización mediante los permisos a los perfiles que podrán realizar dichos procesos.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

La herramienta de reabrir o anular liquidación de vacaciones en MANAGER NÓMINA permite reabrir o anular las vacaciones que hayan sido creadas en el sistema.

La herramienta contiene dos opciones que el usuario podrá realizar dependiendo del caso particular:

• Reabrir liquidación de vacaciones: permite habilitar nuevamente la liquidación de vacaciones para realizar modificaciones cuando esta ya ha sido guardada por el usuario.

• Anular liquidación de vacaciones: se utiliza cuando el usuario requiere descartar una liquidación de vacaciones ya creada.

Cabe aclarar que en el proceso de reabrir o en la anulación de una liquidación de vacaciones, las novedades de nóminas creadas diferentes a las de vacaciones (que crea el sistema automáticamente) no son eliminadas, estas pasan de estado usadas a cerradas. Si requiere reabrir o anular las novedades de nómina remítase al instructivo INS-NOM-HER-ANULAR-REABRIR NOVEDADES DE NÓMINA.

Nota: las liquidaciones masivas sólo pueden ser anuladas, si el usuario requiere realizar una modificación en una liquidación de vacaciones masivas que fue guardada, deberá ser anulada y crear una nueva liquidación.

A continuación se relaciona el proceso a realizar en cada una de las opciones anteriormente descritas.

PASO 1. RUTA PARA ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Para anular/reabrir una liquidación de vacaciones realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina - Herramientas – Anular/Reabrir Liquidación de Vacaciones

PASO 2. ELEGIR OPCIÓN ANULAR/REABRIR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

En la ventana que se despliega de herramientas de anular o reabrir liquidación de vacaciones, el usuario debe seleccionar la que requiera, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

2.1 REABRIR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

La opción de reabrir permite al usuario modificar los datos de la liquidación de un consecutivo ya creado, el proceso para reabrir vacaciones depende del avance que se haya tenido en la liquidación de vacaciones, si solo se guardó o si el proceso fue culminado con la contabilización de las vacaciones, a continuación se detalla el proceso a realizar de acuerdo al estado de las vacaciones en el momento de requerir reabrirlas:

2.1.1 REABRIR UNA LIQUIDACIÓN DE VACACIONES QUE HA SIDO CONTABILIZADA

Si la liquidación de vacaciones a reabrir ya fue contabilizada, se deberá eliminar el documento contable antes de realizar el proceso de reabrir por MANAGER NÓMINA. Para eliminar el documento contable debe realizar los siguientes pasos:

• Anular o reabrir el documento contable: el usuario deberá ingresar a la herramienta “Control a documentos” y proceder a anular o reabrir el documento contable correspondiente a la liquidación de vacaciones a reabrir. (Para conocer el proceso de Anular/Reabrir documentos contables remítase al instructivo INS-CNT-HER-ANULAR,REABRIR,CERRAR DOCUMENTOS).

•  Eliminar el documento contable: una vez anulado el documento contable ingresar por la ruta: contabilidad – Transacciones y proceder a eliminar, se debe seleccionar el documento anulado y dar clic en el botón “Eliminar”, si el documento fue reabierto, el usuario deberá primero retirar las transacciones del documento y posteriormente eliminar.

Nota: el usuario deberá validar si cuenta con los permisos para realizar el proceso descrito anteriormente, de lo contrario, deberá solicitarlo al área encargada de realizar dicho procedimiento.

2.1.2 REABRIR UNA LIQUIDACIÓN DE VACACIONES QUE SÓLO HA SIDO GUARDADA

Para reabrir una liquidación de vacaciones que  ha sido guardada y aún no fue contabilizada, sólo realiza el proceso de reabrir por la herramienta disponible en MANAGER NÓMINA.

Nota: sólo pueden ser reabiertas las liquidaciones de vacaciones individuales.

Para reabrir una liquidación de vacaciones se deberá diligenciar los campos que se detallan a continuación.

A. Se ingresa la información correspondiente a la liquidación de vacaciones a reabrir.

• Clase de nómina: se digita la clase de nómina correspondiente a la liquidación de vacaciones que se requiere reabrir, por lo general es LVxx.

•  Número de nómina: se digita el número de la liquidación de vacaciones que se desea reabrir.

•  Fecha liq y fecha cnt: el sistema automáticamente trae la fecha de liquidación y de contabilización establecida en la liquidación de vacaciones a reabrir.

•  Documento de identidad y nombre del empleado: el sistema trae de manera automática el número de identificación y nombre del empleado al cual se le realizó la liquidación de vacaciones a reabrir.

B. El sistema muestra el periodo de vacaciones que ha sido liquidado en la liquidación de vacaciones.

Nota: el usuario deberá validar que los datos arrojados de manera automática por el sistema correspondan a la liquidación de vacaciones a reabrir.

C. Botones

• Reabrir: una vez diligenciada la información de la liquidación de vacaciones a reabrir, se da clic en el botón “Reabrir”  El sistema generará un aviso de confirmación del proceso. Dar clic en el botón “Si”.

• Cancelar: permite cancelar el proceso de apertura de la liquidación de vacaciones y expulsa al usuario de la ventana.

2.2 ANULAR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Permite anular liquidaciones de vacaciones individuales o masivas cuando el usuario requiere descartar la elaboración de una liquidación. Para anular un documento de nómina es requisito que el documento contable también se encuentre anulado, de lo contrario, el proceso no podrá ser realizado. (Para conocer el proceso de Anular documentos contables remítase al instructivo INS-CNT-HER-ANULAR,REABRIR,CERRAR DOCUMENTOS).

Nota: el documento contable de la liquidación de vacaciones a anular debe estar anulado y existir en MANAGER, este no puede ser eliminado.

A continuación se detalla el proceso de anulación de una liquidación de vacaciones.

A. Se ingresa la información correspondiente a la liquidación de vacaciones que se desea anular.

• Clase de documento: se digita la clase de documento correspondiente a la liquidación de vacaciones a anular. Tenga en cuenta que la clase de documento de la liquidación de vacaciones individuales es diferente a la de las masivas. A continuación se detallan las clases de documento de cada una.

• Clase de nómina: se debe establecer la clase de nómina a anular. Para las liquidaciones de vacaciones por lo general es LVxx (vacaciones individuales) o VMxx/LMxx (vacaciones masivas).

•  Número de liquidación de vacaciones: se digita el número de la liquidación de vacaciones individual/masiva que se desea anular.

•  Fecha liq y fecha cnt: el sistema automáticamente trae la fecha de liquidación y de contabilización establecida en la liquidación de vacaciones a anular.

• Documento de identidad y nombre del empleado: el sistema trae de manera automática el número de identificación y nombre del empleado al cual se le realizó la liquidación de vacaciones a anular.

B. Periodo de vacaciones: el sistema muestra el periodo de vacaciones que fue liquidado en la liquidación a anular.

C. Botones

• Anular: una vez diligenciada la información de la liquidación de vacaciones a anular, se da clic en el botón “Anular”  El sistema generará un aviso de confirmación del proceso. Dar clic en el botón“Si”.

• Cancelar: permite cancelar el proceso de anulación de la liquidación de vacaciones y expulsa al usuario de la ventana.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es responsabilidad de la empresa otorgar o restringir los permisos a los usuarios que podrán realizar procesos de anular/ reabrir liquidación de vacaciones por medio de los permisos en los perfiles y tipos de documentos.

2. Una vez una liquidación de vacaciones sea anulada no podrá ser revertido el proceso.

3. No es necesario correr los consecutivos de los tipos de documentos contables eliminados cuando se desea reabrir una liquidación de vacaciones ya contabilizada. Al volver a contabilizar MANAGER NÓMINA creará el documento contable con el mismo consecutivo.

4. Las liquidaciones de vacaciones masivas no pueden ser reabiertas, si se requiere realizar modificaciones en una liquidación de vacaciones masivas que fue guardada, deberá ser anulada y volver a crearla.

FIN DEL INSTRUCTIVO