PRESUPUESTO CONTABLE ESTÁNDAR

Manager ERP Versión 7

ALCANCE
El instructivo aplica al software MANAGER ERP y permitirá configurar de manera correcta la información del presupuesto contable en el sistema, ya sea de forma manual o por el asistente de importación desde hoja de cálculo.

OBJETIVO
Definir los pasos que se deben seguir en MANAGER ERP, para listar, crear y/o configurar, el presupuesto contable estándar.

ABSTRACT
El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones.

CONTENIDO

PRESUPUESTO CONTABLE ESTÁNDAR
A continuación, se describen los pasos para la parametrización correcta del presupuesto en MANAGER ERP.

PASO 1. DEFINIR LAS CUENTAS QUE CONFORMARÁN EL PRESUPUESTO

Las cuentas de presupuesto son las cuentas de resultado, por lo general son:

• Cuentas de ingresos, grupo 4.

• Cuentas de gastos, grupo 5.

• Cuentas de costos, grupo 6.

Existen dos métodos para la definición del presupuesto en MANAGER ERP: parametrización directamente en el software o por importación desde un archivo de Excel.

1.1 DEFINIR PRESUPUESTO

Para la definición del presupuesto en MANAGER ERP, realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Catálogos – Presupuesto – Presupuesto Estándar - Definir presupuesto.

1.1.1 DEFINICIÓN PRESUPUESTO CUENTA A CUENTA

A continuación se detallan los campos y botones de la ventana de presupuesto:

• Año: se ingresa el año respectivo del presupuesto.

• Botón Buscar: consulta las cuentas registradas en el presupuesto para el año.

• Botón Agregar: permite agregar la cuenta con su respectivo monto y/o saldo para cada mes.

• Botón Editar: habilita el registro seleccionado, para su posterior modificación.

• Botón Quitar: elimina un registro del presupuesto.

• Botón Exportar: genera un archivo plano en Excel del presupuesto.

• Botón Cerrar: cierra la ventana operativa.

1.1.2 REGISTRO DE LA CUENTA

Para registrar las cuentas y parámetros, tenga en cuenta los siguientes campos:

A. Parámetros generales

• Cuenta: por medio del botón (…) se consulta y selecciona la cuenta a incluir en el presupuesto.

• Sucursal: por medio del botón (…) se consulta y selecciona la sucursal, esto si el presupuesto de la cuenta esta segmentado por sucursal.

• C.costo: por medio del botón (…) se consulta y selecciona el centro de costo, esto si el presupuesto de la cuenta esta segmentado por centro de costo.

• Destino: por medio del botón (…) se consulta y selecciona el destino, esto si el presupuesto de la cuenta esta segmentado por dicho catálogo.

• Vendedor: por medio del botón (…) se consulta y selecciona el vendedor, esto si el presupuesto de la cuenta está dirigido a uno específico.

• Cobrador: por medio del botón (…) se consulta y selecciona el cobrador, esto si el presupuesto de la cuenta está dirigido a uno específico.

• Zona: por medio del botón (…) se consulta y selecciona la zona, esto si el presupuesto de la cuenta está dirigido a una específica.

• Vinculado: por medio del botón (…) se consulta y selecciona el vinculado, esto si el presupuesto de la cuenta está dirigido a uno específico.

• F.pago: por medio del botón (…) se consulta y selecciona la forma de pago, esto si el presupuesto de la cuenta está dirigido a una específica.

• Marcas: no aplica.

B. Meses: en la parte derecha de la ventana de presupuesto se visualizan los campos para el registro de los valores presupuestados para cada mes.

C. Guardar: se debe dar clic en el botón “Guardar” para finalizar el registro y salvar la información.

1.2 DEFINICIÓN PRESUPUESTO POR MEDIO DE FORMATO DE IMPORTACIÓN

El segundo método para realizar el registro de la información es a través de un formato de Excel, a continuación se detalla el proceso a realizar:

Ingrese a la ruta: Catálogos – Presupuesto – Presupuesto Estándar – Importar Presupuesto.

Posterior al ingreso de esta opción por medio de la ruta mencionada, se desplegará el asistente de importación, por medio del cual se registran los datos del presupuesto.

• Paso 1. Se recomienda realizar una copia de seguridad de la información antes de realizar el proceso de importación.

• Paso 2. Indicar la ruta en la cual se encuentra el archivo de importación, se aclara que el nombre dado al documento no debe contener espacios.

• Paso 3. Indicar las filas que se van a importar, estas con referencia a la numeración del documento de importación en Excel.

• Paso 4. Generar vista previa del documento, esto con el fin de validar que el archivo a importar no se encuentre con errores. El botón ver características permite descargar el formato de importación Excel en blanco como se evidencia en el siguiente ejemplo.

• Paso 5. Importar el documento posterior a verificación de errores, se debe dar clic en el botón “Importar”.

PASO 2. INFORME EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Para la generación del informe de ejecución presupuestal, realice el siguiente proceso:

Ingrese a la ruta: Catálogos – Presupuesto – Presupuesto Estándar – Ejecución presupuestal

Posterior a ingreso por medio de la ruta indicada se desplegará la ventana operativa correspondiente a la ejecución presupuestal, para esta se detallan los campos y filtros que la componen.

A. Filtros cuentas

• Cuenta inicial: se digita la cuenta en la que empezará la consulta de control.

• Cuenta final: se digita la cuenta en la que finalizará la consulta de control.

• Mes: se digita el año y el mes a consultar.

B. Filtros específicos

• Comprende los filtros que se utilizan para clasificar y generar la información de forma precisa basados en la definición del presupuesto.

• NIIF, PCGA, FISCAL: comprende los filtros usados para consultar la información de acuerdo al tratamiento contable.

• Miles: genera la consulta en cifras redondeadas y/o aproximadas a miles (000).

C. Botones operativos

• Consultar: ejecuta la búsqueda.

• Imprimir: genera un registro físico del informe de control.

• Cerrar: cierra la ventana.

PASO 3. INFORME – ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVOS

Para la generación del informe de presupuesto -estado de resultados comparativos, realice el siguiente proceso:

Ingrese a la ruta: Catálogos – Presupuesto – Presupuesto Estándar – Estado Resultados Comparativos

Posterior a ingreso por medio de la ruta indicada se desplegará la ventana operativa que se muestra a continuación.

A. Filtros de fechas y cuentas

• Lapso 1: corresponde al año y los meses del periodo 1 a consultar.

• Lapso 2: corresponde al año y los meses del periodo 2 a consultar.

• Cuenta inicial: se digita la cuenta en la que empezara la consulta.

• Cuenta final: se digita la cuenta en la que finalizara la consulta.

• Niveles de cuentas: se deben marcar los check que se requieran según el nivel al cual se quiera consultar las cuentas

B. Filtros específicos

• Comprende los filtros que se utilizan para clasificar y generar la información de forma precisa basados en la definición del presupuesto.

• Moneda: permite seleccionar la moneda en la cual se quiere consultar la información.

• NIIF, PCGA, FISCAL: comprende los filtros usados para consultar la información de acuerdo al tratamiento contable.

C. Botones operativos

• Exportar como: permite exportar la información consultada en formato XLS o XLSX.

• Consultar: ejecuta la búsqueda.

• Imprimir: genera un registro físico del informe de control.

• Cerrar: cierra la ventana.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Tener en cuenta que la correcta parametrización del presupuesto incide en la calidad de la información que será generada por medio de los diferentes reportes del software.

2. Para importación del presupuesto mediante el formato Excel, se deben diligenciar todos los campos requeridos.

FIN DEL INSTRUCTIVO