CLASES DE NÓMINA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de los parámetros necesarios para la creación de las clases de nómina, el cual le permitirá al usuario del sistema parametrizar las clases de nóminas que la empresa de acuerdo a la clasificación y manejo de la nómina de la empresa requieren.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la creación y parametrización de las clases de nómina, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la creación y parametrización de las clases de nómina en el software MANAGER NÓMINA, el cual permitirá al usuario del sistema responder adecuadamente a las necesidades de la empresa dependiendo del criterio empleado al momento de liquidar las nóminas.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

  CONTENIDO

CLASES DE NÓMINA

Las clases de nómina representan las diferentes modalidades de nómina de pago, aportes y prestaciones sociales que tiene una empresa, en MANAGER NÓMINA las clases de nómina son la fuente principal de información para la formulación y generación de valores correctos.

Se debe crear una clase de nómina por cada uno de los documentos utilizados para la liquidación de la nómina y demás responsabilidades (provisión, aportes, entre otros). Generalmente y para un mejor manejo de la información, se sugiere tener parametrizadas las siguientes clases de nómina:

A. Nóminas generales: son aquellas que son definidas por la empresa y dependiendo de sus necesidades particulares, se podrán crear la cantidad de clases de nóminas que requiera la entidad, estas pueden clasificarse por la frecuencia de pago, tipo de personal, dependencias, entre otros. A continuación se detallan algunos ejemplos:

• Empresas que para el personal operativo pagan la nómina quincenal y al personal administrativo mensual, para ello se deberá crear una nómina de pago quincenal (NM01) y otra mensual (NM02).

• Pueden existir nóminas de pago y de prestaciones sociales para el personal con salario fijo y otra para el personal con salario variable.

• Empresas que realizan la liquidación de aportes en diferentes fechas, ya que requieren de revisiones o cierres de mayor tiempo, como la generación de comisiones para los vendedores. Se realiza una AP01 para los vendedores y una AP02 para el resto de los empleados.

• Las bonificaciones o pagos adicionales que no se registran en las nóminas anteriormente presentadas, se toman como una nueva clase de nómina, también pueden ser creadas y debidamente parametrizadas, por ejemplo para las bonificaciones una clase de nómina B01.

 B. Nóminas especiales: son aquellas que ya vienen definidas en MANAGER NÓMINA para procesos especiales, estas no tiene una frecuencia de generación determinada, se realizan cada vez que se requiere.

Las nóminas especiales no requieren ser creadas por el cliente.

Nota: los códigos relacionados tanto para las nóminas generales como para los procesos especiales son los sugeridos, si la empresa lo desea, podrá determinar  códigos diferentes.  

Cuando se tiene parametrizado en el sistema múltiples empresas en la misma base de datos, se debe crear una nómina por cada empresa y se recomienda utilizar los últimos dígitos de la clase de nómina relacionados con el código de la empresa.

Empresa 101- Nómina NM01

Empresa 102- Nómina NM02

PASO 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE CLASES DE NÓMINA

Para crear o consultar una clase de nómina realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Clases de nómina

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran las clases de nómina que han sido creadas, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UNA CLASE DE NÓMINA

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa en donde se parametrizan los campos requeridos para crear una clase de nómina, los cuales se detallan a continuación.

A. Encabezado: se establece la identificación, nombre y la unidad de medida de la clase de nómina.

• Código: campo de máximo 6 caracteres, alfabético o numérico. Este campo es el filtro principal de búsqueda y generación de nóminas en los procesos de MANAGER NÓMINA. Se recomienda que sea asignado un código de fácil comprensión con relación al nombre de la nómina a crear  

• Nombre: campo en el que se diligencia una completa descripción de la nómina a crear.

• Frecuencia: en este campo se debe seleccionar la frecuencia de liquidación de la nómina, aplica para nóminas de pago.

• Medir en: de acuerdo con las políticas organizacionales, la medición de las nóminas a liquidar se puede hacer en días o en horas, dependiendo de la opción que se seleccione, se diligencia el siguiente campo.

Días/Horas: tomando como ejemplo la creación de una nómina de pago, este campo variaría de acuerdo con las políticas de la empresa.

B. Se parametrizan las características que contendrá la clase de nómina en cuanto al tipo, los empleados que admitirá y aplicación de distribución contable.

• Tipo de nómina: esta opción despliega diferentes opciones en la cual se debe clasificar la opción que aplique para la clase de nómina que se está creando y la cual define el proceso a realizar en Manager Nómina.

• Aplica para: esta opción despliega tres opciones diferentes las cuales definen a qué cargos va a aplicar la clase de nómina que se está creando.  A continuación, se relaciona cada una.

Todos los cargos (sin ING/RET): opción que permite que al generar la clase de nómina, incorpore todos los empleados creados en MANAGER NÓMINA sin importar la parametrización que tenga el cargo en cuanto a las clases de nómina asociadas. Si la empresa maneja más de un tipo de nómina de igual propósito, pero diferente medición (ejemplo NM01 y NM02), lo más recomendable es no usar esta marcación para no mezclar la información.

Sólo para cargos parametrizados: esta opción permite que, al liquidar la clase de nómina, sólo aplique para los cargos en los cuales se ha parametrización en la pestaña de clases de nóminas. (Consultar el instructivo de cargos).

Todos los cargos (con ING/RET): opción que permite que, al generar la clase de nómina, asocie todos los empleados creados en MANAGER NÓMINA, pero sólo tendrá en cuenta si el empleado presenta novedades de ingreso o retiro.

• Distribuir: esta opción arroja una lista desplegable de distribución contable en cada nómina de acuerdo con el proceso elegido (según distribución del empleado, según ejecución mensual o según novedades).

Nota: Para una mejor comprensión en la forma en la que se debe aplicar la distribución, remítase al instructivo de novedades de asignación.

• Clase de nómina externa: esta opción es para marcar las nóminas que se utilizan para realizar pagos a personas que aunque tienen relación con la empresa, no son catalogados como empleados para el pago o liquidación de todas las responsabilidades inherentes a la relación laboral empleador-empleado. Un ejemplo son los vendedores externos. Si se marca esta opción, las nóminas que genere no harán parte de la mayoría de los informes de nómina, puesto que no se consideran de empleados.

• Permitir guardar centro individual: opción que permite al usuario generar la clase nómina por cada centro de trabajo. Generalmente se liquida una sola nómina y allí se subdivide el total por cada centro de trabajo, pero si se requiere que sea una nómina por cada centro de trabajo, se marca esta opción.

 C. Permite definir si la clase de nómina será reportada en nómina electrónica y de acuerdo a que fecha se requiere que sea reportada.

• Reportar en Nómina electrónica: marcación para definir cuáles clases de nómina se van a  reportar a la DIAN, los acumulados que tengan en dichas clases de nómina se incluirán en  nómina electrónica siempre y cuando los conceptos que se liquiden dentro de esas nóminas  tengan también equivalencia DIAN parametrizada. 

•  Reportar NMEL según fecha: elección de opción para definir si la clase de nómina se reportará de acuerdo a la fecha del acumulado o la fecha de pago.

Fecha de acumulado: hace referencia a la fecha final de la nómina

Fecha de pago: hace referencia a la fecha de pago parametrizada al crear la nómina.

Ejemplo: Nómina de consolidación de cesantías, si para la empresa la clase de nómina CS01  se parametriza con la opción fecha de acumulado es porque se reportará en nómina  electrónica en el mes de diciembre.   Si se parametriza la CS01 con la opción según fecha de pago quiere decir que reportaría las  cesantías en el mes de febrero.

D. Se define la periodicidad con que realizarán las deducciones de seguridad social, retención en la fuente y el pago del auxilio de transporte, y se define el tipo de documento contable donde se contabilizará la nómina.

• Cálculo Auxilio de transporte, retención en la fuente y seguridad social: para estos tres primeros campos existen dos opciones de cálculo: en cada nómina o última nómina del mes.

Estos campos se deben parametrizar en las nóminas de pago, para indicarle al sistema cuando debe realizar estos cálculos, dependiendo de la periodicidad de la nómina que se está creando. Por ejemplo: si marca como opción la última nómina del mes y la clase de nómina es quincenal, los cálculos de auxilio de transporte, retención en la fuente y seguridad social no aparecerán en la nómina generada del 1 al 15, pero si aparecerán en la nómina del 16 al 30, teniendo en cuenta como base lo devengado en todo el mes. Este parámetro depende de las políticas de la empresa.

• Contabilizar con este tipo de documento: en este campo se diligencia el tipo de documento contable con el que se va a contabilizar la clase de nómina y que el usuario podrá consultar en la ruta contabilidad/transacciones. Se recomienda que el tipo de documento sea creado con el mismo código de la nómina para una mejor ubicación y concordancia entre nómina y contabilidad. (consultar el instructivo de tipos de documentos para su creación).

• Incluir conceptos entre: se parametrizan el rango de conceptos que la nómina aceptará. (ver instructivos conceptos de nómina).

Los conceptos son la fuente principal de información que alimenta la generación de las nóminas. En ellos se encuentran todos los posibles eventos tanto normales como espontáneos que se presentan en la liquidación de las nóminas como salario básico, horas extras, licencias, aportes, incapacidades, entre otros. MANAGER NÓMINA tiene en el preinstalado creados todos los conceptos generalmente utilizados y también permite al usuario la creación de conceptos especiales en caso de requerirse. Están organizados por rangos y dependiendo de la clase de nómina se determina desde qué concepto hasta que concepto va a utilizar una nómina para generar la liquidación.

Ejemplo: en las nóminas de pago se realiza la liquidación de los salarios de los empleados y pagos adicionales como, horas extras, comisiones, entre otros, de igual manera se realizan diferentes deducciones ya sean legales o voluntarios. Debido a que en esta nómina intervienen tanto conceptos devengados como deducibles, el rango de conceptos que admite esta nómina es desde 000 a 799. Si la empresa tiene empleados con retención en la fuente con conceptos informativos de menores retenciones como dependientes a cargo, medicina prepagada, entre otros, el rango de la nómina de pago seria de 000-999.

Como ejemplo del uso de conceptos libres, es la creación de una clase de nómina para bonificaciones que no haga parte de la base para cálculo de aportes ni provisiones y la empresa desea realizar en una nómina aparte. Para esto se crea una clase de nómina B01 Bonificaciones y además se crean los conceptos necesarios a liquidarse en ella que pueden ser desde B00 hasta BXX.

E. Se encuentra la opción de copiar la configuración de las funciones de los conceptos desde otra nómina y el grid donde se formulan los conceptos para la liquidación automática en MANAGER NÓMINA.

• Copiar desde clase: opción que permite al usuario copiar la formulación de otra clase de nómina previamente creada. Se utiliza cuando se crean las mismas nóminas, pero con diferencias en algunos parámetros como días. Ejemplo: se tiene la NM01 mensual, pero se desea crear la NM02 quincenal. Cuando se esté creando la NM02, se utiliza este campo para copiar la formulación de la NM01.

• Grid de funciones: parametrización exclusiva a cargo del personal de QualityColombia S.A.

 SALVEDADES DEL PROCESO

1. Se recomienda al usuario del programa crear solo las nóminas necesarias, en lo posible no más de 2 por cada clase sugerida, dependiendo del tamaño de la organización (NM01-NM02, AP01-AP02…) ya que puede confundir a los usuarios, además de tener labores de revisión y actualización más complejas.

2. No modificar la formulación de las clases de nómina si no se tiene la certeza y el conocimiento del cambio que se requiere realizar. En lo posible, para estas modificaciones, contactar al personal de QualityColombia S.A.

3. Verificar cada parámetro y elegir el que se ajuste a las políticas de la organización, tratando siempre que las políticas sean claras y generales para todo el proceso en MANAGER NÓMINA.

FIN DEL INSTRUCTIVO