PARÁMETROS DE NÓMINA EN EMPRESA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7.1.1, en el cual se encuentra la descripción de los parámetros iniciales establecidos en la empresa que permitirá al usuario del sistema definir información clave que determinará el buen funcionamiento de la nómina para efectos de liquidación de nómina, seguridad social y prestaciones sociales.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es crear conocimiento de la parametrización inicial básica de nómina en la Empresa que le permitirán al usuario atender de manera efectiva cambios requeridos en la normatividad laboral o ante las necesidades particulares de la empresa para ajustarlos en el software.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la parametrización básica en la Empresa en el software MANAGER NÓMINA, del cual depende la correcta generación de información del sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la Parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

  CONTENIDO

PASO 1. INGRESAR A LA EMPRESA

En la empresa se encuentra una pestaña exclusiva del proceso de Nómina, en la cual se parametrizan los datos básicos para la correcta generación de la nómina. Se debe ingresar con el usuario ADM quien es el único usuario autorizado para aplicar cambios en la parametrización de la empresa.

Ingrese a la ruta: Sistema – Empresas

En la ventana que se despliega aparecerán todas las empresas con la que cuenta el usuario, es necesario aplicar la parametrización en todas las empresas disponibles en MANAGER NÓMINA.  Seleccione la empresa y haga clic en propiedades.

PASO 2. INGRESAR A LA PESTAÑA NÓMINA

Una vez desplegada la ventana de la parametrización de la empresa ingrese a la pestaña Nómina. 

A. Se parametriza el salario mínimo y auxilio de transporte vigente y los porcentajes de Seguridad Social Integral y Parafiscales de acuerdo a la normatividad establecida por el Gobierno Nacional.

• Salario Mínimo: en este campo se debe parametrizar el salario mínimo legal vigente.  

El valor del salario mínimo permite al sistema validar diferentes bases, por ejemplo: Pago de auxilio de transporte, deducciones por Fondo Solidaridad Pensional, entre otros.

• Auxilio de Transporte: en este campo se parametriza el valor del auxilio de transporte vigente establecido por la normatividad Colombiana.

Nota: la parametrización de Salario Mínimo y Auxilio de Transporte es necesaria renovarla cada vez que se cambia de año ya que legalmente el salario mínimo y auxilio de transporte son ajustados anualmente de acuerdo a las negociaciones realizadas por el Gobierno Nacional.  

• Tasa AFP: se parametriza la tasa de aportes a Seguridad Social en Pensión vigente.  En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a pensión, es decir el 100% de la tasa.

• Tasa EPS: se parametriza la tasa de aportes a Seguridad Social en Salud vigente.  En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a Salud, es decir, el 100% de la tasa.

• %Empleado AFP: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte a Seguridad Social en Pensión.

• %Empleado EPS: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte Seguridad Social en Salud.

• Tasa CCF: se parametriza el porcentaje de aportes a Caja de Compensación Familiar.

• Tasa FSP: se parametriza el 50% del porcentaje a Fondo de Solidaridad Pensional debido a que dicho aporte se divide en dos Subcuentas: fondo de solidaridad (FSP) y al fondo de subsistencia (FS) este aporte lo deben realizar los cotizantes que devenguen un ingreso igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes. Ley 100 de 1993.  

El sistema toma para el aporte a Fondo de Solidaridad Pensional el porcentaje parametrizado en el campo Tasa FSP y para el Fondo se Subsistencia calcula el porcentaje adicional de acuerdo con lo devengado por el empleado y a lo establecido en la Ley 797 de 2003.

• Tasa SENA: se parametriza el porcentaje de aporte al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.  

• Tasa ICBF: se parametriza el porcentaje de aporte al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF.  

Nota: aunque la empresa se encuentre exenta del pago al SENA e ICBF se debe parametrizar dichos campos. El sistema dependiendo del tipo de empresa excluye el aporte por dichos conceptos y solo genera aporte para los empleados que devenguen más de 10 SMMLV. Ley 1607 de 2012.

• Forma de Cálculo de Días Lab. en Vacaciones: se parametriza la manera en la que el sistema realizará el conteo de los días en vacaciones:

Días Calendario: el Sistema liquidará en las vacaciones para pago y disfrute de acuerdo a los días calendario, es decir, si el mes tiene 28, 29, 31 días el sistema los contará de esta manera.  Por lo tanto, en los acumulados de nómina los meses quedarían reportados 28, 29, 31 días dependiendo del mes.  Con esta opción la empresa no podrá generar la Planilla Unificada debido a que el PILA no acepta reportes inferiores o mayores a 30 días excepto cuando existe novedad de ingreso o retiro.

Meses de 30 días: con esta opción el sistema siempre liquidará las vacaciones con base en 30 días para pago sin importar si el mes tiene 28, 29  0 31 días.  Para disfrute el sistema contará los días calendario.

B. Conceptos Pagos de Liquidación: Corresponde a la parametrización de los conceptos y cuentas contables que intervienen en la generación de liquidación de Contrato.

• Las Cesantías, Intereses a las Cesantías, Prima, Vacaciones e Indemnizaciones son conceptos que se liquidan al momento de finalizar la relación laboral entre el empleado y empleador.  En cada uno de los campos se deben parametrizar los conceptos de nómina correspondiente a cada una de la prestación social.

• Otros Devengados: en este campo se parametrizan las cuentas contables que la empresa requiere que se paguen en la Liquidación del Contrato por valores pendientes de pago a cargo de la empresa al momento del retiro del empleado y que se encuentran debidamente causados en la contabilidad.  Las cuentas contables se deben colocar entre comas (,).  Ejemplo: ,250505,

• Otras Deducciones: en este campo se parametrizan las cuentas contables que la empresa requiere que se descuenten en la Liquidación del Contrato por valores pendientes de pago por parte del empleado al momento de su retiro y que se encuentran causados en la contabilidad.  Las cuentas contables se deben colocar entre comas (,).  Ejemplo: ,136595,

 C. Planilla Unificada.  en la sección Planilla Unificada se parametrizan los datos que deben ir en el encabezado del Archivo Plano de la Planilla Unificada PILA.  

• Nombre de Aportante: se debe parametrizar el nombre de la empresa tal y como se encuentra registrado en la plataforma del operador PILA.

• Tipo de Documento: se debe parametrizar el tipo de documento con el cual se encuentra registrada la empresa en la plataforma del operador PILA.

• Código ARP: se debe colocar el código de la ARL a la que se encuentra afiliada la empresa.

• Código del Operador: se debe parametrizar el código del operador de información PILA por el cual la empresa realiza los pagos a seguridad social integral y parafiscales.  

A continuación se relacionan los códigos de algunos de los operadores de Información PILA autorizados por el Gobierno Nacional:

• Tipo de Presentación: se debe seleccionar el tipo de presentación que la empresa utiliza al momento de presentar la Planilla Unificada PILA en el Operador.

Única (U): esta opción es para las empresas que presentan una única planilla de liquidación de aportes mensual a la seguridad social y parafiscales para todos sus empleados.

Consolidada (C): esta opción es para las empresas que poseen sucursales y que realiza una sola planilla donde se consolidan todas sus sucursales generando una planilla funcionando las distintas sucursales que la empresa tiene.

Sucursal (S): esta opción es para las empresas que presentan una Planilla por cada sucursal que tiene,  por lo tanto se liquida una planilla independiente por sucursal reportando solo los empleados que laboran en esa sucursal.

Única Detalle Sucursal (U): esta opción es para las empresas que presentan una única Planilla Unificada pero es detallada por sucursales, las cuales pueden ser por el tipo de Riesgo o por Ciudad donde laboran sus empleados.

• Tipo de Aportante: se debe seleccionar el tipo de aporte que la empresa ha registrado ante el Operador de Información PILA.

Empleador: persona Natural o Jurídica con trabajadores dependientes.

Independiente: paga aportes propios o de otros independientes.

Entidades o universidades públicas con régimen especial en Salud: exclusivo para pago de aportes del personal activo.

Agremiación o Asociación: utilizado por las agremiaciones autorizadas por el Ministerio de Salud.

Cooperativa o Precooperativa de trabajo asociado: autorizadas por el Ministerio de Trabajo para el pago de aportes de sus cooperados.

Misión Diplomática: pago de aportes  de miembros de carrera diplomática o consular de un país extranjero.

Organización administradora de programa de hogares de bienestar: pago de aportes de madres comunitarias.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para la parametrización y/o modificación en la empresa se debe realizar ingresando con el usuario ADM.

2. La modificación de alguno de los parámetros del Nómina en la empresa debido a cambios normativos es responsabilidad de la empresa, la cual deberá realizar las actualizaciones correspondientes.

3. Si la empresa cuenta con MANAGER NÓMINA y en ella tiene varias empresas, la parametrización y/o modificación de los parámetros de nómina se deberán realizar en cada una de las empresas existentes.

4. Los datos de Salario Mínimo y Auxilio de transporte deben ser actualizados cada vez que se cambia de año.  Sin embargo, este proceso debe de realizarse una vez se hayan cerrado todos los procesos de nómina del año anterior.

FIN DEL INSTRUCTIVO