GRUPOS DE CONCEPTOS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, el cual contiene la descripción de los grupos de conceptos, el cual le permitirá al usuario del sistema identificar de manera acertada el grupo de concepto al momento de crear o parametrizar un concepto de nómina y la relación con la generación del certificado de ingresos y retenciones.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el adecuado manejo de los grupos de conceptos, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la utilidad que tienen los grupos de conceptos en el software MANAGER NÓMINA, el cual permitirá al usuario comprender de manera adecuada en qué conceptos se deben establecer para una correcta generación de los certificados de ingresos y retenciones.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

  CONTENIDO

GRUPOS DE CONCEPTOS

Los grupos de conceptos tienen tres funciones en MANAGER NÓMINA:

1. Generación de los certificados de ingresos y retenciones: los grupos de conceptos indican al sistema en qué renglón del formulario 220 debe reportarse el valor generado por el concepto que cuente con el grupo.

2. Clasificación de los devengados: los grupos de conceptos permiten identificar aquellos valores devengados que deben ser incluidos para el cálculo del promedio en las bases de liquidación de las prestaciones sociales y cuáles valores excluir del promedio ya que son definidos dentro del salario.

Esta clasificación afecta al método: último salario + auxilio de transporte, en el cual se toma el último salario del empleado y a este se le suma el auxilio de transporte completo y el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST). Los conceptos de nómina que tengan el grupo 01 - salario y 16 – vacaciones, no se tendrán en cuenta para el cálculo del promedio ya que se asumen están incluidos dentro del salario. Por lo tanto, los conceptos que deberán tener el grupo 01 son: salarios, incapacidades, permisos remunerados y no remunerados, ausentismo, ajustes de salario, entre otros.

El concepto de auxilio de transporte deberá tener el grupo 01, si por políticas de la empresa se suma completo a la base de liquidación de las prestaciones, en caso de requerir promediarlo deberá tener el grupo 04 de auxilio de transporte.

3. Identificar conceptos específicos (EPS-AFP-ARL-FSP): los conceptos que son de deducciones de seguridad social integral para los empleados, deben tener el grupo planilla correspondiente a cada uno de ellos, de esta manera MANAGER NÓMINA identifica los valores descontados de la seguridad social para el recálculo de las deducciones en la última nómina del mes.

Nota: los grupos de conceptos ya vienen definidos en MANAGER NÓMINA, sin embargo, estos pueden ser creados dependiendo de las modificaciones que la DIAN pueda generar en los certificados de ingresos y retenciones.

PASO 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE GRUPOS DE CONCEPTOS

Para crear o consultar un grupo de conceptos realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Grupo de conceptos 

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran los grupos de conceptos que han sido creados, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UN GRUPO DE CONCEPTO

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa en donde se parametrizan los campos necesarios para crear un grupo de concepto, los cuales se detallan a continuación.

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del grupo de concepto.

• Código: campo de máximo tres caracteres. Los códigos de cada grupo son definidos por QualityColombia S.A., por lo tanto no se deberán crear con códigos diferentes, ya que pueden generar errores en el reporte de los valores en los certificados de ingresos y retenciones.

A continuación se relacionan los códigos establecidos para cada grupo:

• Nombre: descripción detallada del grupo de concepto.

B. Equivalente: para una correcta generación de los certificados de ingresos y retenciones, formato 220 establecido por la DIAN, se debe parametrizar en este campo, el renglón correspondiente en el cual deberán aparecer los valores generados por los conceptos que cuenten con el grupo creado.  

Como ejemplo, se determina que el grupo de concepto 01 - salario, debe ir en el renglón 36, por lo tanto, en el campo de equivalente, como debe ir el renglón del formato al que se va a asociar, se coloca 36.

A continuación se relacionan los códigos equivalentes sugeridos para cada grupo:

Nota: para la creación de un grupo de concepto sólo es necesario el diligenciamiento de los campos anteriormente mencionados, los demás no son requeridos o son netamente informativos.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. En caso de que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice modificaciones en la estructura del formato 220 de los certificados de ingresos y retenciones, se deberán parametrizar los nuevos renglones en el código equivalente de cada grupo de concepto. Si de la modificación del formato 220 se requieren nuevos grupos de conceptos, éstos deberán ser definidos por parte de QualityColombia S.A. con el fin de garantizar la calidad de la información.

2. El grupo de concepto 00 General se parametrizan en aquellos conceptos que no deben aparecer en los certificados de ingresos y retenciones, como por ejemplo: las deducciones por préstamos, provisiones de prestaciones o aportes de seguridad social a cargo de la empresa.

FIN DEL INSTRUCTIVO