PARÁMETROS GLOBALES DE EMPRESA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de los parámetros globales de empresa que permitirá al usuario del sistema definir información clave que determinará el buen funcionamiento de la nómina para efectos de liquidación de nómina y seguridad social.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es explicar la creación de los parámetros globales de empresa que permitirán al usuario parametrizar de manera efectiva cambios requeridos en la normatividad laboral relacionados con liquidación de nómina y seguridad social para ajustarlos en el software.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la parametrización de los parámetros globales de empresa en el software MANAGER NÓMINA, del cual depende la correcta generación de información del sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

PASO 1. INGRESAR A LOS PARÁMETROS GLOBALES DE EMPRESA

En la ruta de “Parámetros Globales de Empresa” se configuran los datos del salario mínimo, auxilio de transporte, valor UVT y porcentajes de aportes a Seguridad Social Integral y parafiscales; de allí toma el sistema los datos para el correcto cálculo de las bases para el pago de auxilio de transporte, para la liquidación de aportes y deducciones a seguridad social y el cálculo de deducción de la retención en la fuente por salarios.

Es por esto que es de vital importancia configurar de manera correcta cada uno de los campos presentes en los Parámetros Globales de Empresa y por ningún motivo podrán quedar sin diligenciar una vez creado el año correspondiente.

Para ingresar a los Parámetros Globales de Empresa se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Sistema – Parámetros Globales de Empresa

En la ventana que se despliega al dar clic en el botón “Buscar” aparecerán todos Parámetros Globales de Empresa creados de años anteriores.

Nota: es posible que no existan datos de años anteriores.

Para consultar los datos de los parámetros de años anteriores dar clic en “Propiedades”.

Para crear un nuevo año en los Parámetros Globales de Empresa dar clic en el botón “Nuevo”.

PASO 2. CREAR LOS PARÁMETROS GLOBALES DE EMPRESA

Una vez se da clic en el botón “Nuevo” se desplegará la siguiente ventana. Haga clic sobre la pestaña Nómina.

A continuación, se detallarán cada uno de los campos a diligenciar en la ventana Propiedades Parámetros Globales de Empresa:

A. Identificación de la empresa y año a crear.

• Empresa: en este campo aparecerá el código de la empresa que se está creando o consultando los Parámetros Globales de Empresa.

• Año: al dar clic en “Nuevo” el sistema automáticamente generará el año corriente, en caso de consultar se podrá identificar allí a que año corresponde los Parámetros Globales de Empresa.

B. Corresponde a los campos de salario mínimo, auxilio de transporte y valor UVT:

• Salario mínimo: en este campo se debe parametrizar el salario mínimo legal vigente.

El valor del salario mínimo permite al sistema validar diferentes bases. Por ejemplo: pago de auxilio de transporte, deducciones por Fondo Solidaridad Pensional, entre otros.

• Auxilio de transporte: en este campo se parametriza el valor del auxilio de transporte vigente establecido por la normatividad colombiana del año que se está creando.

• Valor UVT: en este campo se parametriza el valor de la UVT vigente establecido por la normatividad colombiana; de la adecuada parametrización de este campo dependerá de la correcta generación de la deducción por retención en la fuente por salarios de los empleados.

C. Corresponde a los campos de aportes a Seguridad Social Integral y parafiscales.

• Tasa AFP: se parametriza la tasa de aportes a seguridad social en pensión vigente. En este campo se debe colocar el porcentaje completo de cotización a pensión, es decir el 100% de la tasa.

• Tasa EPS: se parametriza la tasa de aportes a seguridad social en salud vigente. En este campo debe colocarse el porcentaje completo de cotización a salud, es decir, el 100% de la tasa.

• %Empleado AFP: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte a seguridad social en pensión.

• %Empleado EPS: se parametriza el porcentaje a cargo del empleado en el aporte seguridad social en salud.

• Tasa FSP: se parametriza el 50% del porcentaje a Fondo de Solidaridad Pensional debido a que dicho aporte se divide en dos subcuentas: fondo de solidaridad (FSP) y al fondo de subsistencia (FSS) este aporte lo deben realizar los cotizantes que devenguen un ingreso igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes. Ley 100 de 1993.

  El sistema toma para el aporte a Fondo de Solidaridad Pensional el porcentaje parametrizado en el campo tasa FSP y para el Fondo se Subsistencia calcula el porcentaje adicional de acuerdo con lo devengado por el empleado y a lo establecido en la Ley 797 de 2003.se parametriza el 50% del porcentaje a Fondo de Solidaridad Pensional debido a que dicho aporte se divide en dos subcuentas: fondo de solidaridad (FSP) y al fondo de subsistencia (FSS) este aporte lo deben realizar los cotizantes que devenguen un ingreso igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes. Ley 100 de 1993.

• Tasa CCF: se parametriza el porcentaje de aportes a Caja de Compensación Familiar.

•  Tasa SENA: se parametriza el porcentaje de aporte al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

•  Tasa ICBF: se parametriza el porcentaje de aporte al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF.

Nota: aunque la empresa se encuentre exenta del pago al SENA e ICBF se deben parametrizar dichos campos. El sistema dependiendo del tipo de empresa excluye el aporte por dichos conceptos y solo genera aporte para los empleados que devenguen más de 10 SMMLV. Ley 1607 de 2012.

D. Definición de la jornada laboral: la Ley 2101 de 2021 redujo la jornada laboral de cuarenta y ocho (48) a cuarenta y dos (42) horas semanales. La implementación de esta ley se establecerá de manera gradual a partir del 16 de julio de 2023 de la siguiente manera:

Debido a que el cambio de jornada durante la implementación gradual parte en dos el mes de Julio, es necesario establecer las horas mensuales por cada periodo con el fin de poder generar el archivo plano del PILA con el cálculo proporcional de las horas laboradas de acuerdo a lo correspondiente de cada quincena.

Nota: el campo horas laboradas en el archivo plano del PILA es netamente informativo, por lo tanto, si no se establece los periodos de la jornada laboral, no generará error alguno en el cargue y pago del PILA.

A continuación se relaciona la manera correcta de parametrización de dichos campos.

En cada año mientras se implementa la reducción de la jornada laboral, una parte del año tendrá unas horas laborales mensuales diferente al restante del año, es por esto que es necesario definir cada periodo de manera correcta:

A. Periodo 1:

• Fecha inicial: se establece la fecha inicial del año en curso la jornada laboral que le corresponde.

• Fecha final: fecha límite de la jornada actual (Julio 15 de cada año).

• Horas laboradas: se establece el número de horas mensuales de acuerdo a la jornada laboral semanal del periodo. Ejemplo:  para el periodo comprendido del 01 de Enero de 2023 al 15 de Julio de 2023 la jornada semanal es de 48 horas semanales, por lo tanto:

B. Periodo 2:

• Fecha inicial:  se establece la fecha inicial del segundo bloque del año en el que aplicará la nueva jornada laboral

• Fecha final: fecha final de la jornada del año en curso.

• Horas laboradas: se establece el número de horas mensuales de acuerdo a la jornada laboral semanal del periodo. Ejemplo:  para el periodo comprendido del 16 de Julio de 2023 al 15 de Julio de 2024 la jornada semanal es de 47 horas semanales, teniendo en cuenta que se está parametrizando el año 2023, la fecha final para el año seria al 31 de diciembre de 2023, así cuando el usuario cree el 2024 iniciaría desde el 01 de enero de 2024 al 15 de julio de 2024 con la jornada de 235 horas, por lo tanto quedaría asi:

Para el 2023:

Para el 2024:

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La modificación de alguno de los parámetros de nómina en la empresa debido a cambios normativos es responsabilidad de la empresa, la cual deberá realizar las actualizaciones correspondientes.

2. Si la organización cuenta con MANAGER NÓMINA y en ella tiene varias empresas, la parametrización y/o modificación de los Parámetros Globales de Empresa se deberán realizar ingresando a cada una de las empresas existentes.

3. Si la empresa no ha creado los Parámetros Globales de Empresa, el sistema toma la información para la liquidación de las nóminas de los datos parametrizados en la empresa. (Dirigirse al instructivo: Parámetros de nómina en empresa).

4. Los Parámetros Globales de Empresa deben ser creados cada vez que se cambia de año. Sin embargo, este proceso debe ser realizado una vez se hayan cerrado todos los procesos de nómina del año anterior.

5. El campo horas laboradas en el archivo plano del PILA es netamente informativo, por lo tanto, si no se establece los periodos de la jornada laboral, no generará error alguno en el cargue y pago del PILA.

   mina del año anterior.

 FIN DEL INSTRUCTIVO