CONCEPTOS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción de los parámetros necesarios para la creación de los conceptos de nómina, el cual le permitirá al usuario del sistema crear y parametrizar los conceptos de manera adecuada atendiendo a las necesidades de la empresa.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la creación y parametrización de los conceptos de nómina, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la creación y parametrización de los conceptos de nómina en el software MANAGER NÓMINA, el cual permitirá al usuario del sistema la correcta liquidación de la nómina.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CONCEPTOS

Los conceptos son la fuente principal de información que alimenta la generación de las nóminas. En ellos se encuentran todos los posibles eventos tanto normales como espontáneos que se presentan comúnmente en la liquidación de las nóminas como salario básico, horas extras, licencias, aportes, incapacidades, entre otros. En el momento de la implementación, MANAGER NÓMINA cuenta con los principales conceptos que generalmente son utilizados por las empresas, sin embargo, también permite al usuario la crear de conceptos especiales en caso de ser requerido.

Los conceptos están clasificados por rangos y por tipo, a continuación se detalla:

POR RANGO

POR TIPO

Nota: de la correcta parametrización de los conceptos depende la correcta liquidación de las clases de nómina y su respectiva contabilización.

PASO 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE CONCEPTOS

Para crear o consultar un concepto realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Conceptos

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

En la ventana operativa que se despliega se muestran los conceptos de nómina que han sido creados, además en esta ventana se encuentran botones de primer nivel y una barra de búsqueda.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CREAR UN CONCEPTO

Después de dar clic en el botón “Nuevo” se despliega una ventana operativa en donde se parametrizan los campos necesarios para crear un concepto, los cuales se detallan a continuación.

A. Encabezado

Se establece la identificación y nombre del tipo de documento.

• Código: de acuerdo a los rangos establecidos se asignan los códigos, en este caso el salario es un devengado para el empleado, por lo tanto, debe estar entre el rango 001-399, para el preinstalado tiene específicamente el 001, que cumple con la condición dentro del rango.

• Nombre: descripción detallada del concepto a crear.

• Nombre corto: abreviación del nombre concepto para efectos visuales en la generación de la nómina en la que va relacionada.

• Grupo: los conceptos se relacionan a un grupo para la generación de los certificados de ingresos y retenciones, los códigos de los grupos ya vienen predeterminados en el sistema, los grupos permiten direccionar los valores liquidados en cada concepto a los renglones correspondientes del formulario establecido por la DIAN. Al dar clic en los tres puntos, aparece una lista de 18 tipos de grupo que el usuario elige de acuerdo al concepto que esté creando. (Ver instructivo grupos de conceptos).

• Grupo planilla: este campo se utiliza para crear las novedades o marcaciones en la planilla unificada PILA, especialmente para los conceptos de ingreso, incapacidades, vacaciones, entre otros. Los grupos planillas vienen predeterminados en el sistema y el usuario elige el grupo planilla de acuerdo al concepto que esté creando. En el caso del ejemplo expuesto, el salario no es una novedad en el PILA por lo tanto debe tener el grupo NA (no aplica). (ver instructivo grupos planilla).

• Equivalencia DIAN: en este campo se le asignan a los conceptos de nómina un concepto equivalente DIAN para el reporte del contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado y deducido de nómina; conforme a lo establecido en el Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA.

Dichos conceptos equivalentes están catalogados de la siguiente manera:

1. Código iniciando (DV): corresponden a conceptos devengados para el empleado.

2. Código iniciando (DD): corresponden a conceptos deducibles para el empleado.

Nota:

1. Al momento de parametrizar un concepto de nómina es importante validar el código, ya que algunos conceptos poseen el mismo nombre, pero diferente código.  Ejemplo:

CONCEPTO DV039 – ANTICIPO

CONCEPTO DD010 – ANTICIPO

1. No todos los concepto de nómina deben tener un equivalente DIAN ya que algunos conceptos son utilizados como puente entre un concepto principal de una clase de nómina de consolidación y la clase de nómina de pago, como por ejemplo: el concepto que traslada el valor de los intereses sobre las cesantías de la nómina (IC01) a la nómina de pago (NM01). Otro tipo de conceptos que no se reportan en nómina electrónica son conceptos contables como por ejemplo los aportes patronales de seguridad social.

2. Los equivalentes DIAN no pueden ser creados ni eliminados por el usuario ya que estos son definidos de acuerdo al anexo técnico de nómina electrónica contenido en la Resolución 00013 de 2021.

Tipo Hora Extra/Recargo: este campo únicamente se parametriza en los conceptos que correspondan a horas extras o recargos, ya que la DIAN solicita el reporte del porcentaje de pago realizado al empleado por horas extras o recargos.

Nota: los porcentajes de horas extras y recargos no pueden ser creados ni eliminados por el usuario ya que estos son definidos de acuerdo al anexo técnico de nómina electrónica contenido en la Resolución 00013 de 2021.

B. Concepto forma base para

Se establece el concepto para qué va a formar base en cuanto a liquidación de seguridad social y prestaciones sociales.

Esta parametrización es una de las más importantes para garantizar una correcta liquidación de la nómina, en la lista aparecen diferentes opciones con un recuadro al frente para que el usuario defina para que va a ser base el concepto que está creando.

De acuerdo al ejemplo presentado, el salario forma base tanto para seguridad social para el empleado como para el patrono y para las prestaciones sociales, por ende se marcan todas las opciones.

Para una mayor comprensión de la parte “concepto forma base para” se expone el ejemplo del concepto auxilio de transporte, este debe formar base para prima, cesantías e intereses a las cesantías, quiere decir, que cuando MANAGER NÓMINA vaya a calcular la base para la liquidar la prima, cesantías e interese a las cesantías, tendrá en cuenta lo que ha recibido el empleado por auxilio de transporte sumándolos a la base para después hacer los cálculos pertinentes.

Formar base es indicarle a MANAGER NÓMINA que el concepto que se está parametrizando se tendrá en cuenta para liquidar las opciones que se marquen.

• Salario: al activar el check en esta opción, se tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

1. Los conceptos con esta marcación van a sumar al cálculo de la indemnización en una liquidación de contrato.

2. Los conceptos con esta marcación van a sumar al cálculo del promedio de las cartas laborales generadas por el sistema.

3. Si esta marcación la tiene un concepto de ausentismo (incapacidad, Permiso, entre otros), le indica al sistema que al liquidar un concepto fijo en “días” lo tenga en cuenta para el cálculo del valor a liquidar, es decir, si el empleado tiene un concepto fijo de auxilio de gasolina el cual se le paga por los días laborados, si tiene activo el check de salario en una incapacidad, los días de incapacidad van a sumar para el pago del auxilio de gasolina.

• EPS y AFP: en los campos de EPS y AFP se desprende una ventana desplegable en la cual se debe seleccionar si el concepto que se está parametrizando forma base tanto para el empleador como para el empleado, o si por el contrario solo forma base para alguno de los dos.

También se encuentra presente la opción validación 40%, la cual se debe seleccionar para los conceptos no prestacionales, al seleccionar esta opción MANAGER NÓMINA al momento de efectuar la liquidación y pago de aportes a la seguridad social, verifica que los pagos no constitutivos de salario no superen el tope del 40% del total de la remuneración, de ser así, las sumas que superen dicho monto se tendrán en cuenta como parte del ingreso base de cotización- IBC- para el pago de los aportes.

• Prima: en el campo Prima se desprende una ventana desplegable en la cual se debe seleccionar si el concepto que se está parametrizando va a formar parte tanto para la prima legal y extralegal o si sólo forma parte para alguna de las dos.

Nota: si la empresa no tiene configurada la prima extralegal, se debe seleccionar la opción Legal/Extralegal, no tiene implicaciones adicionales en la nómina.

C. Parámetros contables del concepto

Se establecen los parámetros de contabilización del concepto.

• Aplicar distribución contable: dentro de este campo existen diferentes opciones que aparecen en una lista desplegable.

La distribución contable es cuando el valor total de una cuenta queda contabilizado en diferentes centros de costos, por ende la cuenta se subdivide. Para esto el empleado debe tener la respectiva parametrización de distribución. A continuación se describe un supuesto para una mayor comprensión.

Contabilización cuando no aplica la distribución contable:

Cuenta: 510527

Aux. Transporte $102.854

Centro de costo del empleado: 001

Contabilización:

Contabilización con distribución contable:

Cuenta: 510527

Aux. Transporte $102.854

Centro de costo del empleado con distribución:

Centro de costos 001 – 50%

Centro de costo 002 – 20%

Centro de costo 003 – 30%

Contabilización:

Dependiendo de la opción seleccionada MANAGER NÓMINA distribuye según las cuentas del PUC que le asignen al concepto. Se recomienda que cuando se necesite aplicar la distribución contable se distribuya solo los débitos, ya que los créditos generalmente son cuentas por pagar parametrizadas como documento cruce y eso haría que generara un documento cruce por cada cuenta que se mueva en cada centro de costos, lo que generaría múltiples cuentas por pagar.

(Para una mejor comprensión en la forma en la que se debe aplicar la distribución contable, remítase al instructivo novedades de asignación).

• Aportes/Prestacional: cuando se activa la opción distribución por eventos, esta opción permite diferenciar entre los conceptos devengados y los conceptos de aportes y provisiones, de esta manera MANAGER NÓMINA permite realizar los respectivos cálculos teniendo en cuenta la base mensual.

• Contabilizar centro: Permite seleccionar la forma en la que se va a realizar la  contabilización. Este campo tiene una lista desplegable donde el usuario debe elegir.

1. Centro de trabajo empleado: generalmente se recomienda utilizar el centro de costo empleado para todos los conceptos, ya  la opción de centro de trabajo, implica que los centros de trabajo sean exactamente igual a los centros de costos (no siempre se puede dar esta situación).

Nota: si se selecciona la opción centro de trabajo empleado y estos no son iguales a los centros de costos, MANAGER NÓMINA no realizará la contabilización correspondiente.

2. Fijo: esta opción permite que MANAGER NÓMINA que contabilice a un centro de costos fijos todos los valores generados por el concepto parametrizado. Se debe tener en cuenta que se contabilizará a ese centro de costos a todos los empleados que tengan novedades con el concepto.

El centro de costos fijo se colocará en el campo que se encuentra en la parte de debajo de dicha opción.

3. Centro de costos: el concepto será contabilizado al centro de costos establecido en la hoja de vida del empleado.

4. DB: Ccoemp / CR: Fijo: opción que permite contabilizar los débitos de las cuentas que afectará la clase de nómina de acuerdo al centro de costos que tenga el empleado y los créditos se contabilizarán en un centro de costos fijo que se debe colocar en el campo que se encuentra en la parte interior.

5. DB: fijo/ CR: Ccoemp: opción que permite contabilizar los créditos de las cuentas que afectará la clase de nómina de acuerdo al centro de costos que tenga el empleado y los débitos se contabilizarán en un centro de costos fijo que se debe colocar en la campo que se encuentra en la parte interior.

• Contabilizar destino: este parámetro indica de donde MANAGER NÓMINA va a tomar el destino para realizar la contabilización.

1. Destino empleado: el sistema tomará el destino que se le haya asignado al empleado.

2. Fijo: permite determinar un destino fijo para contabilizar el concepto.

3. DB: DnoEmp / CR: fijo: MANAGER NÓMINA tomará el destino del empleado para contabilizar los débitos y para los créditos se podrá determinar un destino fijo para contabilizar el concepto.

4. DB: Fijo / CR: DnoEmp: MANAGER NÓMINA tomará el destino del empleado para contabilizar los créditos y para los débitos se determina un destino fijo para contabilizar el concepto.

Nota: cuando se selecciona en las listas la opción Fijo, en la casilla de abajo se debe diligenciar el código del centro de costo o destino que van a ser fijos para la contabilización.

D. Tipo de concepto

En esta sección se establece el tipo de concepto que se está creando.

Como se mencionó anteriormente, dependiendo del tipo que se seleccione para el concepto, será el comportamiento para la liquidación y contabilización de las clases de nómina. A continuación se relaciona la incidencia y ejemplos:

E. Opciones de permisos e informes.

Se parametriza las opciones según el tratamiento del concepto.

• Imprimir cantidad: al activar esta marcación, cuando se liquide el concepto en la clase de nómina, el sistema generará una columna adicional que indica la cantidad de la unidad de medida (días, unidad o valor, según la parametrización del concepto) que se están teniendo en cuenta para generar el valor. Se utiliza generalmente para corroborar los cálculos y para un mejor entendimiento de los valores generados.

• Indicador ausentismo: marcación para conceptos que formarán parte para la generación del informe de ausentismo.

• Bloquear concepto en novedades: esta marcación bloquea el concepto para que no se puedan crear como novedades.

• Permitir días/valor negativos: al activar esta marcación en el concepto, el sistema permitirá crear novedades con valor, unidad o días en negativo.

F. Fórmula

Si el concepto requiere de fórmula para su liquidación se establece en este campo

Nota: campo exclusivo de parametrización para el personal de QualityColombia S.A., no aplica para todos los conceptos.

G. Unidad de medida

Se establece la unidad de medida que tendrá el concepto.

Las unidades de medida se utilizan para indicar de qué manera va a afectar el concepto a la nómina, además de ser un parámetro principal con el que se van a generar las novedades (Instructivo liquidación de nómina).

H. Cuentas contables

Se parametrizan las cuentas contables a donde van a ser contabilizados los valores generados por el concepto a crear/parametrizar.

En estos campos, de acuerdo a los diversos tipos de gastos (administrativos, de ventas, de producción directa o indirecta) se deben asignar las cuentas con las que va a quedar contabilizado el concepto.

Dependiendo del cargo o de la hoja de vida del empleado (en donde se parametrizó previamente el tipo de gasto que afectará) el sistema tomará la clasificación de la cuenta que se utilizará para la contabilización del concepto. La parametrización de las cuentas es muy importante ya que es la garantía para que cuando se contabilicen las clases de nómina no existan descuadres en los documentos contables.

I. Nit de contabilización

Se define a que NIT se contabilizará el concepto creado tanto en débito, como en el crédito.

De acuerdo a la naturaleza de la cuenta, el usuario puede definir bajo qué NIT o vinculado quedará contabilizada. En estos campos por cada naturaleza (débito o crédito) se puede elegir entre una lista desplegable, la opción más apropiada que se desea elegir y que será el vinculado de la cuenta cuando se consulten los auxiliares detallados o documentos contables.

La elección de alguna de las opciones, depende exclusivamente de las necesidades del cliente.

J. Facturar

Se definen los parámetros de facturación del concepto.

Estos campos se utilizan exclusivamente en las empresas de servicios que sirven de intermediarios para la contratación de personal, sirven para generar una factura a la empresa en donde labora el personal, para realizarlo se deben tener creados previamente los productos.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Los conceptos son la principal fuente de información de MANAGER NÓMINA, es por ello que de la correcta parametrización de estos se podrán generar correctamente los diferentes procesos del sistema, como lo son, las liquidaciones de las nóminas, generación de cartas laborales, certificados de ingresos y retenciones, informes y demás.

FIN DEL INSTRUCTIVO