CAMBIO TIPO DE VINCULACIÓN – APRENDIZ SENA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de cambio de tipo de vinculación cuando un aprendiz SENA pasa de etapa lectiva a productiva o de Aprendiz SENA a empleado dependiente, que le permitirá al usuario del sistema realizar la gestión de cambio de vinculación de los aprendices de manera adecuada en el software.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el correcto proceso del cambio de tipo de vinculación de los aprendices SENA en MANAGER NÓMINA, de esta manera la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Los aprendices SENA cuentan con dos tipos de etapas, la lectiva y la productiva. Es importante realizar el cambio de las etapas o tipos de vinculación en el sistema para que este sea vea reflejado de manera correcta en la planilla unificada PILA. Es por esto, que el presente instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre el proceso a realizar ante un cambio de tipo de vinculación de los Aprendices SENA en MANAGER NÓMINA

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CAMBIO DE TIPO DE VINCULACIÓN - APRENDIZ SENA

Durante el contrato de aprendizaje SENA el aprendiz puede pasar de etapa lectiva a productiva o a menudo, las empresas deciden contratarlos una vez culminan su etapa productiva con un contrato laboral. En cualquiera de los dos casos, tanto los salarios como las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social son diferentes, por lo tanto se hace necesario realizar el cambio de vinculación de forma tal que en el PILA queden cargadas las líneas correspondientes a cada tipo de vinculación.

Para realizar el tipo de vinculación se debe realizar los siguientes pasos en el orden indicado.

PASO 1. CAMBIO DE ETAPA LECTIVA A ETAPA PRODUCTIVA O ETAPA PRODUCTIVA A EMPLEADO DEPENDIENTE

A continuación se relacionan los puntos a realizar en orden para realizar correctamente el registro de la información y aplicación de cambios en el aprendiz.

1.1 NOVEDAD DE RETIRO:

Se debe realizar la novedad de retiro (concepto 888) con la fecha en que el aprendiz SENA termina su etapa lectiva o que pasa de aprendiz SENA a empleado dependiente.

1.2 REALIZAR NÓMINA NMLQ

Una vez realizada la novedad de retiro se debe crear la nómina NMLQ donde se le liquidará al aprendiz SENA los días correspondientes a la etapa lectiva que culmina o los días finales como aprendiz productivo.

A. Fecha inicial/Final: se debe diligenciar las fechas correspondientes a la quincena en la que ocurre el cambio de vinculación. La frecuencia debe ser la que maneje las nóminas de la empresa (quincenal o mensual)

B. Fecha contabilización/pago: las fechas de Contabilización y de pago debe ser la fecha en la que el aprendiz cambia de vinculación (misma fecha de la novedad de retiro).

C. Nómina sólo a: se selecciona al aprendiz SENA.

1.3 LIQUIDAR LA NÓMINA DE PAGO NMLQ

Al liquidar la nómina se generará el valor a pagar como aprendiz lectivo o productivo. La nómina debe ser guardada y contabilizada antes de continuar con el siguiente paso, tal como se muestra en la imagen:

1.4 NOVEDAD DE INGRESO

Posterior a haberse guardado la nómina NMLQ, se debe realizar la novedad de ingreso (concepto 000) con la fecha de inicio de la etapa Productiva o que inicial como empleado dependiente.

1.5 CAMBIOS EN LA HOJA DE VIDA

Ingresar a la hoja de vida del aprendiz y realizar los cambios correspondientes. Por lo general se deben parametrizar los siguientes campos:

1.5.1 PARA CAMBIO DE APRENDIZ ETAPA LECTIVA A PRODUCTIVA:

• Cambiar el tipo de vinculación (aprendiz SENA etapa productiva).

• Fecha de ingreso y retiro.

• Salario.

• Agregar la ARL en la pestaña Afiliaciones/Pago.

1.5.2 PARA CAMBIO DE APRENDIZ ETAPA PRODUCTIVA A EMPLEADO.

• Cambiar el tipo de vinculación (empleado dependiente).

• Fecha de ingreso y retiro.

• Fecha de vacaciones disfrutadas hasta.

• Jornada.

• Tipo de salario.

• Tipo de contrato.

• Salario.

• Cargo.

• Agregar la ARL en la pestaña Afiliaciones/Pago.

• Agregar el fondo de pensión.

• Agregar caja de compensación.

Nota: los campos relacionados anteriormente son los básicos obligatorios, la información a diligenciar dependerá de la gestión de nómina de la empresa.

1.6 LIQUIDAR NÓMINA GENERAL

Al final de la quincena el aprendiz aparecerá en la nómina general donde se le cancelará los días como aprendiz Productivo o como empleado dependiente.

En la planilla unificada PILA deberá reportar una línea por cada tipo de vinculación.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La parametrización de los aprendices SENA se deben validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes en la liquidación y pago de los aprendices puede tener variación en la parametrización.

2. La parametrización de los aprendices SENA siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación del pago de nómina y aportes de seguridad social integral por MANAGER NÓMINA de los aprendices SENA.

FIN DEL INSTRUCTIVO