LIQUIDACIÓN DE PRIMA

Manager Nómina Versión 7

TUTORIALES

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de prima, para permitir al usuario del sistema realizar revisar, guardar y contabilizar la nómina de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de prima, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago. De esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de prima en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE PRIMA

El artículo 306 del código sustantivo del trabajo indica que:

“El empleador está obligado a pagar a su empleado o empleados, la prestación social denominada prima de servicios que corresponderá a 30 días de salario por año, el cual se reconocerá en dos pagos, así: la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. Su reconocimiento se hará por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

PARÁGRAFO. Se incluye en esta prestación económica a los trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y en general, a los trabajadores contemplados en el Título III del presente código o quienes cumplan con las condiciones de empleado dependiente.”

Por lo tanto, se debe pagar a los trabajadores una prima de servicios legal, que corresponde a un mes de salario por cada año de trabajo, que será pagada de la siguiente manera:

• 1ra mitad será pagada máximo el 30 de Junio.

• 2da mitad será pagada máximo el 20 de Diciembre.

La fórmula de liquidación de prima es la siguiente:

Salario base * días laborados / 360

MANAGER NÓMINA cuenta con dos opciones para la liquidación de la base de prima, la cual es establecida por la empresa de acuerdo a sus políticas internas. (Ver paso 2).

Los dos métodos son:

• Último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos

• Promedio de todo lo devengado

Nota: para el método último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos, el sistema no promediará la base de liquidación de prima por el promedio del año cuando haya tenido cambio de salario en los últimos tres meses, debido a que la norma indica esta condición sólo para la prestación de cesantías.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA PR01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina PR01 la cual corresponde a la nómina de liquidación de prima.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase PR01 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una PRXX por cada empresa, por ejemplo: PR01 – empresa 101, PR02 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

Una vez en la clase de nómina validar las principales características de la nómina PR01.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 180 puesto que la liquidación de prima se deben realizar semestralmente.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del P al PZZ.

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe crear. (Ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. REVISAR EL MÉTODO DE LIQUIDACIÓN DE LA BASE

En MANAGER NÓMINA existen dos métodos para la liquidación de la prima:

2.1 ÚLTIMO SALARIO + AUXILIO DE TRANSPORTE + PROMEDIO DE OTROS CONCEPTOS

El sistema determinará la base para la liquidación de las prima con base al último salario del empleado y a este se le suma el auxilio de transporte completo y el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST).

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de último salario + auxilio de transporte, la formulación de las clases de nómina PR01 debe tener el parámetro NM_SALARIOEMPLEADO tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

2.2 PROMEDIO DE TODO LO DEVENGADO

El sistema determinará la base para el cálculo de la prima promediando todo lo devengado por el empleado en el lapso de tiempo a liquidar (semestre).

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de promedio de todo lo devengado, la formulación de la clase de nómina PR01 debe tener el parámetro 0 (cero) tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

Nota: tenga en cuenta que:

• Si el auxilio de transporte tiene grupo 04, este queda incluido para ser promediado, de lo contrario se suma completo. (Ver paso N° 3).

• Es importante que el método del cálculo de la base de provisión de las prima sea igual al método parametrizado en la nómina de liquidación de prima, de esta manera se evitan diferencias relevantes entre lo provisionado y lo realmente pagado.

PASO 3. LIQUIDACIÓN DEL AUXILIO DE TRANSPORTE A LA BASE DE PRIMA

El auxilio de transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular la base de liquidación de prima, de acuerdo con lo establecido por el artículo 7º de la ley 1 de 1.963 que expone: “considerase incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales”.

Nota: en los eventos en que el cálculo de la base de liquidación de prima supere los dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, ya sea por el método salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos o con el promedio de lo devengado, el auxilio de transporte no se sumará a la base.

De igual manera, si el empleado está marcado como excluido del pago de auxilio de transporte, este no se tendrá en cuenta en la base de prima. (Ver instructivo: empleados campos básicos)

El auxilio de transporte se puede incorporar completo a la base de la prestación social o ser promediado, lo cual lo establece la empresa de acuerdo a sus políticas internas. La parametrización requerida para cada una de las dos opciones se detalla a continuación.

Nota: MANAGER NÓMINA valida si la base supera los 2 SMMLV para efectos de sumar o no el auxilio de transporte a la base de prima tomando en cuenta únicamente aquellos conceptos que formen base de auxilio de transporte, es decir, que si el promedio del empleado supera los 2 SMMLV debido a pagos por horas extras y estas no forman base de auxilio de transporte, MANAGER NÓMINA le sumará en la base de prima el valor del auxilio de transporte.

3.1 SUMAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE COMPLETO

Si se requiere que al salario o al promedio de lo devengado por el empleado se le sume el auxilio de transporte completo, el concepto de 010 (auxilio de transporte) debe tener parametrizado el grupo 01 – salario.

3.2 PROMEDIAR EL AUXILIO DE TRANSPORTE

Si se requiere que el auxilio de transporte sea promediado para cualquiera de los métodos de liquidación, el concepto de auxilio de transporte debe tener el grupo 04 (auxilio de transporte).

PASO 4. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina PR01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

Como la nómina de prima es una prestación que se liquida por lo general antes de tener guardada la última nómina del semestre a liquidar, MANAGER NÓMINA permite liquidarla tomando los acumulados presentes en el sistema a la fecha de creación.

Debido a que la nómina de prima se puede realizar en diferentes momentos dependiendo de la empresa, se requiere de una parametrización especial al definir las fechas de la nómina, la cual se detalla a continuación.

4.1 LIQUIDACIÓN INICIAL DE PRIMA

Al momento de liquidar la prima para pago, MANAGER NÓMINA permite calcular la base de liquidación con los acumulados que se tienen en el sistema al momento de realizar dicha nómina, por lo tanto, el sistema calcula la base de prima sobre 150 o 165 días, dependiendo de la fecha en que se realice la nómina, pero el sistema calcula para el pago los 180 días o fracción cuando el empleado no ha laborado el semestre completo (al 30 de Junio/Diciembre).

Debido a que existen empresas donde los empleados pueden devengar variaciones transitorias de salario (VST), el sistema permite realizar una nómina de ajuste de prima, la cual se liquida una vez se tengan todas las nóminas del semestre guardadas incluyendo la del 30 de Junio/Diciembre. La nómina de ajuste de prima permite recalcular la base teniendo en cuenta lo devengado en la última nómina y recalculando el valor de prima, generando las diferencias que pueden ser positivas (a pagar al empleado) o negativas (descontar al empleado) dependiendo de las novedades que haya tenido el empleado.

Nota: cuando el empleado tiene salario fijo sin novedades VST el ajuste de prima será cero (0), ya que es el mismo promedio en 150, 165 o 180 días.

La nómina de ajuste de prima puede ser pagada a los empleados por medio del botón “Generar pago” generando el archivo plano o liquidarlo dentro de la nómina de pago del mes de Julio/Enero o simplemente dejarlo para contabilizar el ajuste de provisión sin pagar o descontar al empleado (se debe ajustar la cuenta contable del concepto P50 para que afecte el gasto y no la cuenta por pagar).

A continuación se describen los casos que pueden ser parametrizados en el sistema dependiendo de las necesidades de la empresa:

4.1.1 CASO 1. CUANDO LA ULTIMA NOMINA DE PAGO GUARDADA ES LA DEL 30 DE MAYO.

Cuando la última nómina de pago guardada en el sistema corresponde a la del 30 de Mayo la definición de la nómina de prima será la siguiente.

Al definir la nómina con el rango de fechas como lo muestra la imagen, se deben tener guardadas y contabilizadas todas las nóminas entre Enero y Mayo.

• Fecha Inicial: se parametriza la fecha inicial del semestre a liquidar la prima

• Fecha Final: se coloca la fecha final de la última nómina guardada en MANAGER NÓMINA, en el caso de Mayo, se recomienda colocar al día 31 en caso de que haya quedado alguna novedad con dicha fecha.

• Fecha de Contabilidad: el usuario del sistema define con qué fecha deberá quedar el documento contable de la prima.

• Fecha de pago: el usuario determinará en este campo la fecha en que será pagada la nómina de prima.

MANAGER NÓMINA calcula la base para la liquidación de la prima sobre los 150 días, pero paga sobre los 180 días que son hasta Junio 30.

A continuación se realizará un ejemplo de cómo realiza el sistema el cálculo de la base de prima tanto con el método de liquidación Salario + promedio de otros conceptos y con promedio de todo lo devengado, cuando la nómina se define al 31 de Mayo.

Empleado 2
Salario: $1.166.000
Auxilio de transporte: grupo 01 (se suma completo a la base)

*Total otros conceptos: se toman solo los valores pagados al empleado diferente al salario y pago de vacaciones y se totalizan para ser promediados.

**División en 150 días: se divide en 150 días debido a que la última nómina guardada en MANAGER NÓMINA es al 30 de Mayo.

***Multiplicación por 30 días: se multiplica por 30 días debido a que se requiere determinar el promedio mensual de los otros conceptos devengados o de lo devengado por el empleado (depende de método).

****Salario mensual: se suma el salario mensual al promedio de otros conceptos en el método salario + promedio de otros conceptos.

*****Base liquidación prima: es el resultado de la suma del promedio de otros conceptos devengados más el salario y auxilio de transporte.

Nota: recuerde que MANAGER NÓMINA valida los 2 SMMLV para determinar si se suma o no el auxilio de transporte, con conceptos devengados por el empleado que estén marcados para para formar base de auxilio de transporte.

4.1.2 CASO 2. CUANDO LA ULTIMA NOMINA DE PAGO GUARDADA ES LA DEL 15 DE JUNIO.

Cuando la última nómina guardada en el sistema es la del 15 de Junio (cuando aplique) la definición de las fechas es la siguiente:

Con esta definición de fechas, se deben tener guardadas y contabilizadas las nóminas entre Enero y la primera quincena de Junio (en caso que aplique).

• Fecha Inicial: se parametriza la fecha inicial del semestre a liquidar la prima

• Fecha Final: se coloca la fecha final de la última nómina guardada en MANAGER NÓMINA, en el caso la primera quincena de Junio, se parametriza el 15 de Junio.

• Fecha de Contabilidad: el usuario del sistema define con qué fecha deberá quedar el documento contable de la prima.

• Fecha de pago: el usuario determinará en este campo la fecha en que será pagada la nómina de prima.

MANAGER NÓMINA calcula la base para la liquidación de la prima sobre los 165 días, pero paga sobre los 180 días que son hasta 30 Junio.

A continuación se realizará un ejemplo de cómo realiza el sistema el cálculo de la base de prima tanto con el método de liquidación Salario + promedio de otros conceptos y con promedio de todo lo devengado cuando la nómina se define al 15 de Junio.

Empleado 2
Salario: $1.166.000
Auxilio de transporte: grupo 01 (se suma completo a la base)

*Total otros conceptos: se toman solo los valores pagados al empleado diferente al salario y pago de vacaciones y se totalizan para ser promediados.

**División en 165 días: se divide en 165 días debido a que la última nómina guardada en MANAGER NÓMINA es al 15 de Junio.

***Multiplicación por 30 días: se multiplica por 30 días debido a que se requiere determinar el promedio mensual de los otros conceptos devengados o de lo devengado por el empleado (depende de método).

****Salario mensual: se suma el salario mensual al promedio de otros conceptos en el método: salario + promedio de otros conceptos.

*****Base liquidación prima: es el resultado de la suma del promedio de otros conceptos devengados más el salario y auxilio de transporte.

Nota: recuerde que MANAGER NÓMINA valida los 2 SMMLV para determinar si se suma o no el auxilio de transporte, con conceptos devengados por el empleado que estén marcados para para formar base de auxilio de transporte.

4.1.3 CASO 3. CUANDO LA ULTIMA NOMINA GUARDADA ES LA DEL 30 DE JUNIO.

Cuando se liquida la nómina de prima y ya se tienen guardadas las nóminas de pago al 30 de Junio, la definición de la nómina será la siguiente:

En este caso la nómina calculará la base de prima sobre 180 días y se pagan los 180 días correspondientes o fracción en caso de que el empleado no haya laborado el semestre completo.

Con esta definición de fechas, se deben tener guardadas y contabilizadas las nóminas entre Enero y 30 de Junio.

Nota: cuando la nómina de prima se realiza al 30 de Junio no es necesario realizar nómina de ajuste.

4.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE EN LA PRIMA DE SERVICIOS

La prima de servicios al tratarse de un ingreso laboral, está sometida a retención en la fuente por concepto de salarios o ingresos laborales; por ser un pago que se realiza de manera semestral tiene un tratamiento diferente a la aplicada en las nóminas de pago de salarios.

La retención en la fuente dependerá del procedimiento de retención que se utilice: el procedimiento 1 y el procedimiento 2.

Procedimiento 1: se encuentra contemplada en el artículo 385 del Estatuto Tributario

Establece que el pago de la prima legal de servicios no se incluye con los demás pagos laborales del mes ya que se calcula de forma independiente, y se le puede restar el 25 % de renta exenta e identificar el valor correspondiente en la tabla que indica el artículo 386 del Estatuto Tributario.

A continuación se relaciona un ejemplo de retención en la fuente en la prima de servicios:

Procedimiento 2: cuando se utilice el procedimiento 2 de retención contemplado en el artículo 386 del estatuto tributario, la prima de servicios se incluye dentro del total de los pagos laborales, de manera que no se hace una liquidación independiente como en el procedimiento 1; este procedimiento permite hallar el porcentaje fijo de retención, el cual se aplica directamente el monto del pago cualquiera que sea, sin recurrir a la tabla de retención en la fuente del artículo 383 del estatuto tributario.

4.3.1 PARAMETRIZACIÓN RETENCIÓN EN LA FUENTE PRIMA DE SERVICIOS:

• Concepto de prima por pagar (P50): el concepto P50 deberá estar marcado para formar base de retención en la fuente.

• Conceptos de retención en la fuente en la prima: deben existir dos conceptos iniciados con el código en la letra P (procedimiento 1 y procedimiento2), los cuales permitirán calcular la retención en la fuente por prima de servicios.

• Parametrización en la clase de nómina: en la clase de nómina de prima de servicios deberá de existir los conceptos de retención en la prima de servicios con la formulación correspondiente.

PASO 5. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de liquidación de prima se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de liquidación de prima.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la liquidación de prima de la siguiente manera:

A. Muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).

B. Prima por pagar “DÍAS”: muestra los días que se le está liquidando por prima al empleado, los cuales dependen de la fecha de ingreso y de las novedades por días no trabajados realizadas a los empleados.

C. Prima por pagar: muestra el valor de la prima para pago al empleado.

D. Prima días base cálculo: muestra los días sobre los cuales se está realizando el cálculo de los promedios de la base:

• En caso de tener fecha al 31 de Mayo será de 150 días para los trabajadores que laboraron todo el semestre o fracción.

• En caso de tener fecha 15 de Junio será de 165 días para los trabajadores que laboraron todo el semestre o fracción.

• En caso de tener fecha del 30 de Junio será de 180 días para los trabajadores que laboraron todo el semestre o fracción.

E. Salario base pago: muestra la base de liquidación de prima la cual depende del método de liquidación establecido en la clase de nómina. (Ver paso 2).

Nota: en caso de existir novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de prima, como por ejemplo, embargos, deducciones autorizadas, entre otras, estas se verán reflejadas en columnas posteriores al valor por pagar de prima y afectarán el valor neto a pagar.

Para realizar novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de prima, se deben utilizar los conceptos cuyo código inicie con la letra “P”. Si no existen los conceptos, estos pueden ser creados por el usuario del sistema tomando como referencia uno igual o similar que ya exista y que se liquide en las nóminas de pago. (Ver instructivo: conceptos).

Nota: puede que el orden de las columnas cambie en algunas empresas, esto depende de los códigos de los conceptos parametrizados en la clase de nómina PR01.

5.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de la prima se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, que por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causa la prima fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (iniciados en P) el concepto que contabiliza el valor de las prima es por lo general es el P50, sin embargo, esto puede variar en algunas empresas.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

5.2 PAGO

El pago de la prima y su respectiva causación se realiza por medio del botón “Generar pago” donde se podrá generar el archivo plano para el pago por medio de la plataforma del Banco con que cuenta la empresa. (Ver instructivo: generar pago).

Nota: en caso de que la nómina de prima se contabilice a una cuenta crédito diferente a la de salario por pagar, se deberá utilizar una forma de pago tenga la cuenta contable que se utiliza para la prima. (Ver instructivo: generar pago).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de las prima se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación de la prima siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina de prima por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina PR01, todas las nóminas del semestre a generar deben estar guardadas incluyendo las del mes de Junio en caso de ser la nómina de ajuste, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema debe obtener la información de la base y días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago.

5. En caso de requerir realizar el pago/descuento del ajuste de prima dentro de la nómina de pago, deberá ser solicitado a QualityColombia S.A. por medio de los canales autorizados.

6. Antes de realizar la contabilización del pago de la prima por el botón “Generar pago” de la ventana liquidación definitiva, se deberá validar en que cuenta crédito está contabilizada la nómina de prima, esto con el fin de validar que la forma de pago tenga la misma cuenta y el cruce se haga correctamente, de lo contrario, se deberá crear y reemplazar la forma de pago para que el sistema contabilice el pago correctamente. (ver instructivo: generar pago).

7. Debido a que lo provisionado y lo pagado por las prestaciones generalmente no es igual a lo pagado en la liquidación definitiva de prima, MANAGER NÓMINA cuenta con la nómina de ajuste de prima que permite realizar dichos ajustes de manera automática. (Para conocer el proceso de liquidación del ajuste de prima consultar el instructivo: Liquidación de ajuste de prima).

FIN DEL INSTRUCTIVO