GENERACIÓN ARCHIVO CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

En este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7.5, en el cual se encuentra la descripción del proceso de generación del archivo con formato .CSV (Valores Separados por Comas), que permitirá al usuario del sistema cargar en la plataforma del operador PILA, el reporte y pago a las Administradoras de Cesantías el valor de la prestación correspondiente de los empleados.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo a los usuarios para generar el archivo requerido por los operadores PILA, permitiendo  cargar el valor a consignar a los fondos de cesantías.

ABSTRACT

Cada año a corte del 30 de diciembre se debe calcular la nómina de consolidación de cesantías, y el valor resultante se debe consignar en los fondos al cual está afiliado cada trabajador; el plazo para consignar las cesantías es hasta el 14 de febrero de cada año. MANAGER NÓMINA cuenta con una nómina que permite establecer a qué empleados de los que se liquidaron en la nómina de consolidación de cesantías se les realizará la consignación de las mismas, ya que en ocasiones dicho valor es pagado directamente al empleado ya sea por retiro antes del 14 de Febrero o por anticipos solicitados por los colaboradores.  Una vez determinado el valor por consignar a los fondos se genera la información que se carga o importa con los datos de los empleados y fondos en el operador de información para culminar el pago.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

Las cesantías son una prestación social que se paga a la terminación del contrato de trabajo como parte de la liquidación o se liquidan anualmente al 30 de diciembre de cada año, y se deben consignar al fondo de cesantías al que esté afiliado el trabajador en febrero del año siguiente, a más tardar el día 14.

MANAGER NÓMINA cuenta con el proceso de generar el archivo con formato .CSV con la información requerida para ser cargada a la plataforma del operador Aportes en Linea de manera automática. Actualmente el archivo que genera el sistema cumple con la estructura dispuesta por el operador PILA Aportes en Línea, siendo también útil como insumo para la generación de la información y cargue en otras plataformas.

Nota: antes de iniciar el proceso de generación del archivo con formato .CSV para el pago de cesantías en el operador PILA es importante que el usuario valide el nombre de las administradoras, las cuales deben estar en mayúscula, sin tildes ni caracteres especiales de la siguiente manera: PORVENIR, PROTECCION, COLFONDOS, FNA.

Para generar el archivo, debe realizar las siguientes acciones: 

PASO 1. INGRESE A LA VENTANA DE LIQUIDAR NÓMINA DEFINITIVA

Para la liquidación de la nómina definitiva, realice las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina - Liquidar Nómina Definitiva

PASO 2. DEFINICIÓN DE LA NÓMINA DE CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS

Al ingresar a la ruta, se despliega una ventana en donde se debe indicar la nómina de consignación de cesantías CCS1 que se desea generar el archivo .CSV, el cual debe estar previamente liquidada, guardada y contabilizada. Para conocer el proceso de liquidación de dicha nómina consulte el instructivo INS-NOM-OPR-CONSIGNACIÓN DE CESANTÍAS.

A continuación se detalla los campos que se deben diligenciar.

A. Se establecen los datos de la nómina de consignación de cesantías que se desea pagar.

• Clase de nómina: CCS1

• Nómina: campo para diligenciar el número de la nómina a liquidar, si no lo conoce utilice los tres puntos para buscarla.

B. Buscar: haga clic en el botón buscar para que cargue la información de la nómina que debe estar ya guardada y contabilizada.

C. Generar pago: al dar clic el sistema genera la ventana donde el usuario podrá guardar el valor a pagar a las administradoras de cesantías.

PASO 3. GENERAR PAGO

En la ventana de generar pago el usuario podrá realizar dos acciones:

1. Generar el archivo con formato .CSV para la consignación de las cesantías a los fondos correspondientes en el operador PILA.

2. Generar el egreso contable de manera automática del pago de las cesantías.

En la ventana de generar pago el usuario podrá consultar los empleados y el valor a consignar en las administradoras de cesantías, de acuerdo a la entidad parametrizada en la hoja de vida de cada uno de ellos.

MANAGER NÓMINA valida que los empleados activos tengan en la hoja de vida la administradora de cesantías, es responsabilidad del usuario del sistema actualizar la información de los empleados.

3.1 GENERACIÓN DEL ARCHIVO CON FORMATO .CSV

3.1.1 GUARDAR FORMA DE PAGO

Pestaña Paso1. Definir Forma de Pago: Para generar el archivo con formato .CSV el usuario primero debe definir y guardar la forma de pago.

A continuación se explica detalladamente la definición de pago de cesantías.

A. Consultar: una vez se despliegue la ventana de “generar pago” se debe dar clic en el botón “Consultar” para poder visualizar todos los empleados con el detalle del valor de pago de cesantías.

B. Grid de contenido: se visualizan todos los empleados a los que se va a realizar el pago de cesantías a la Administradora, detallando la siguiente información:

• Cédula: número de identificación del empleado con el que fue creado en MANAGER NÓMINA.

• Nombre: nombres y apellidos del empleado.

• Valor: valor neto a pagar por Cesantías.

• Forma pago: allí aparece la forma de pago parametrizada en la hoja de  vida del empleado. 

C. Reemplazar forma de pago: si se desea contabilizar el pago de las cesantías a los fondos de manera automática, es importante cambiar la forma de pago, debido a que en ella está establecida la cuenta con la que se contabiliza el pago de la nómina, generalmente la forma de pago parametrizada en la hoja de vida de los empleados tiene asignada la cuenta de salarios por pagar en la cual MANAGER debita el valor pagado, por lo tanto, se debe crear una forma de pago en la que se establezca la cuenta contable en donde se encuentre contabilizado el valor de las cesantías consolidadas , tal y como se muestra en el ejemplo:

Para conocer el proceso de creación de formas de pago consulte el instructivo: INS-NOM-PAR-FORMAS DE PAGO.

La forma de pago se puede reemplazar de manera masiva por medio de esta opción de la siguiente manera:

• En el primer campo se establecerá la forma de pago que se desea reemplazar, por ejemplo: para los empleados que tienen forma de pago “Transferencia Bancolombia” se desea cambiar por otra.

• En el segundo campo se colocará la forma de pago que se desea utilizar, en este caso la forma de pago creada para el pago de las cesantías.

Nota: si no conoce los códigos de las formas de pago, al dar clic en los tres puntos el sistema lo remitirá al catálogo de formas de pago, donde podrá seleccionar la requerida.

• Reemplazar: al dar clic en el botón “Reemplazar”, el sistema cambiará la forma de pago predeterminada en la hoja de vida el empleado por la nueva forma de pago establecida por el usuario.

D. Botones

• Exportar: MANAGER NÓMINA permite exportar la información de la forma de pago de los empleados para revisión y auditoría. Si el operador con el cual hace el pago es diferente a Aportes en Línea, este botón le servirá para generar la información de los valores a pagar y las administradoras para que utilice las herramientas de importación disponibles en los operadores.

• Guardar: una vez parametrizada la forma de pago de los empleados se procede a guardar para dar paso a la pestaña 3.

Nota: para acceder al paso siguiente (pestaña 3. Paso 2B. Generar  y Causar Cesantías a Fondos ) se debe guardar la forma de pago.

E. Resumen por forma de pago: MANAGER NÓMINA muestra de manera resumida el valor a pagar de cesantías con la forma de pago  asignada para este fin.

3.1.2 PESTAÑA PASO 2B. GENERAR Y CAUSAR CESANTÍAS A FONDOS

Una vez establecida la forma de pago de las cesantías y guardada, se procede a dar paso a la pestaña 3, donde se realiza la generación del archivo .CSV para el cargue de la información del pago en el operador y la causación de la misma.

Generar medio de pago: sesión que permite generar el archivo plano para realizar el pago de las cesantías en la plataforma del operador de información Aportes en línea, permitiendo realizar el cargue masivo de la información.

A. Resumen por forma de pago:  en el grip se podrán visualizar las administradoras de cesantías a las que se realizará el pago de las mismas, se deberá seleccionar a la cual se le requiere generar el archivo.

Nota: es recomendable generar un archivo independiente para el pago de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.

B. Seleccionar el portal para pago y generar el archivo

• Formato para portal: se selecciona el formato del operador con el que cuenta MANAGER NOMINA, para este caso 1-Aportes en Línea

• Archivo Plano: botón que permite generar el archivo en formato .CVS.

Posteriormente seleccione la ruta a guardar el archivo y establezca el nombre del mismo.

Una vez en el archivo puede visualizar la información del empleado con la estructura requerida por el operador Aportes en Línea, separando por comas (,).  Tipo de documento, numero de documento, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre, nombre del fondo de cesantías, salario, valor de cesantías.

3.2 CONTABILIZACIÓN DEL PAGO DE CESANTIAS

Para crear el egreso del pago de la cesantías a los fondos realizamos las siguientes acciones:

A. Selección de  los valores a causar: seleccione las administradoras a las cuales desea realizar el egreso, puede realizar un egreso por todas las administradoras de cesantías o hacerlo de forma individual.

B. Selección de la forma de contabilizar el pago a las administradoras de cesantías

• Tipo de Documento: establezca el tipo de documento contable con que realizan la causación del pago de las cesantías, si no conoce el código del documento haga clic en los tres punticos y seleccione el documento correspondiente.

• Fecha: establezca la fecha en la que se realizó el pago a las administradoras de cesantías, es la fecha con la que queda creado el documento contable.

• Número: MANAGER NÓMINA establece de manera automática el consecutivo del documento contable.

• Contabilizar Banco: se define la manera de cómo se realizará la contabilización de pago.

Detallado por transacción: opción que permite contabilizar la cuenta de banco por cada uno de los empleados.

Única transacción: opción que permite contabilizar una única cuenta de banco con el total del pago efectuado

• Causar: al dar clic en el botón “Causar” el sistema generará el documento contable.

SALVEDADES Y /O RECOMENDACIONES DEL PROCESO

1. Este proceso se encuentra disponible para versiones de MANAGER ERP iguales o superiores a la versión 7.5.

2.  Si no cuentan con la actualización de versión de MANAGER NÓMINA se recomienda aplicar la actualización en un escenario de pruebas para certificar los procesos de nómina de la empresa y posteriormente programar la actualización en producción, de acuerdo al protocolo de actualización de Qualitycolombia.

3. La liquidación de las consignación de cesantías se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

4. La liquidación del proceso de consignación de cesantías siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

5. Para una correcta generación de la nómina CCS1, la nómina de consolidación de cesantías CS01 debe estar guardada.

6. MANAGER NÓMINA permite generar el archivo con la estructura del operador PILA APORTES EN LINEA, con extensión .CSV, para los otros operadores el archivo es un insumo que puede modificar el usuario y cargar en los demás operadores de información a través de las herramientas.

7. Se recomienda que para los empleados que se les realice el pago de las cesantías al FONDO NACIONAL DE AHORRO, se genere en archivo independiente.

FIN DEL INSTRUCTIVO