LIQUIDACIÓN DE INTERESES SOBRE CESANTÍAS

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de los intereses sobre las cesantías, el cual le permitirá al usuario del sistema realizar revisar, guardar y contabilizar la nómina de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de los intereses sobre las cesantías, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario la correcta liquidación de los intereses sobre las cesantías en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE INTERESES SOBRE CESANTÍAS

De acuerdo al artículo 99 de la Ley 50 de 1990 señala lo siguiente: “el empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantías, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.”

Los intereses sobre cesantías deben ser pagados a los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente durante la vigencia del contrato laboral. Cuando el contrato de trabajo termina, el empleador liquidará los intereses sobre cesantías de acuerdo al acumulado de cesantías que tenga el empleado a la fecha de retiro.

La fórmula de liquidación de los intereses sobre cesantías es la siguiente:

Cesantías * días laborados * 12% / 360

MANAGER NÓMINA permite parametrizar la nómina de intereses sobre cesantías con dos métodos de liquidación, el cual es establecido por la empresa de acuerdo a sus políticas internas. (Ver paso 2).

Los dos métodos son los siguientes:

• Último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos.

• Promedio de todo lo devengado.

Nota: para el método: último salario + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos, en caso de que el empleado haya tenido cambio en el salario en los últimos tres meses, el sistema determinará la base sobre el promedio de lo devengado en el último año.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA IC01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina IC01 la cual corresponde a la nómina de liquidación de cesantías.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos – Clases de Nómina

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase IC01 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una ICXX por cada empresa, por ejemplo: IC01 – empresa 101, IC02 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

Una vez en la clase de nómina validar las principales características de la nómina IC01.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 360 puesto que la liquidación de cesantías se debe realizar anualmente.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un tipo de documento contable (clase 0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del I al IZZ.

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe proceder a crearla (ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. REVISAR EL MÉTODO DE LIQUIDACIÓN DE LA BASE

La base para la liquidación de los intereses sobre las cesantías se realiza sobre las cesantías acumuladas con las que cuenta el empleado, por lo tanto, el método de liquidación de la base que tenga la nómina de cesantías, debe ser igual a la que cuenta la nómina de intereses sobre las cesantías.

A continuación se relacionan los métodos de liquidación que existen en MANAGER NÓMINA con el fin de determinar el método presente en la nómina CS01 sea igual a la nómina IC01.

2.1 ÚLTIMO SALARIO + AUXILIO DE TRANSPORTE + PROMEDIO DE OTROS CONCEPTOS

El sistema determinará la base para la liquidación de las cesantías con base al último salario del empleado y a este se le suma el auxilio de transporte completo y el promedio de las variaciones transitorias de salario (VST). Sin embargo, si el empleado tuvo cambio de salario en los últimos tres meses, el sistema promediará lo devengado por el trabajador en el último año.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de último salario + auxilio de transporte, la formulación de las clases de nómina IC01 debe tener el parámetro NM_SALARIOEMPLEADO tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

2.2 PROMEDIO DE TODO LO DEVENGADO

El sistema determinará la base para el cálculo de las cesantías promediando todo lo devengado por el empleado en el año.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de promedio de todo lo devengado, la formulación de las clases de nómina IC01 debe tener el parámetro 0 (cero) tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

Nota: tenga en cuenta que:

• Si el auxilio de transporte tiene grupo 04, este queda incluido para ser promediado, de lo contrario se suma completo. (Ver paso N° 3).

• Es importante que el método del cálculo de la base de provisión y de la nómina de cesantías sea igual al método parametrizado en la nómina de liquidación de los intereses sobre cesantías, de esta manera se evitan diferencias considerables entre lo provisionado y lo realmente pagado.

PASO 3. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina IC01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

Nota: para liquidar la nómina de cesantías e intereses sobre cesantías es obligatorio contar con todas las nóminas de pago del año a generar guardadas, incluyendo las de diciembre, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de la nóminas la información para el correcto cálculo de la base y días de liquidación dependiendo de las novedades que hayan tenido los empleados.

Fecha pago: es importante que el usuario indique en este campo la fecha en que los intereses sobre las cesantías van a ser pagadas a los empleados, esto con el fin de que el sistema pueda reportar el valor pagado en la nómina IC01 en el certificado de ingresos y retenciones del periodo en el que efectivamente fueron pagados al empleado.

Lo anterior debido a que de acuerdo con el instructivo del formulario 220 indica lo siguiente:

“Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas, consignadas o reconocidas en el periodo: escriba en esta casilla el valor que el empleador efectivamente haya pagado en el período al trabajador por concepto de cesantías e intereses a las cesantías; adicionalmente incluya el valor de las cesantías que el empleador haya abonado a nombre del trabajador en el fondo de cesantías en ese periodo y finalmente, incluya el valor del auxilio de cesantías reconocido en el periodo de aquellos trabajadores del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, contenido en el Capítulo VII, Título VIII Parte Primera”.

Generalmente el valor por intereses sobre las cesantías se paga en el siguiente año con fecha límite al 31 de enero, y de acuerdo con la normatividad vigente, fiscalmente las cesantías e intereses a las cesantías se causan en el momento que se realiza la consignación a los fondos o son efectivamente pagadas al empleado, es por esto que la liquidación de los intereses sobre las cesantías del año 2019 que se pagaron al 15 o 30 de enero del año 2020, deben aparecer en el certificado de ingresos y retenciones del periodo 2020. Por lo tanto, es importante establecer adecuadamente la fecha de pago al momento de la creación de la nómina de cesantías.

PASO 4. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de liquidación de intereses sobre las cesantías se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de liquidación de los intereses sobre cesantías.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la liquidación de cesantías de la siguiente manera:

A. Base: muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).
Cuando el método de liquidación es salario + promedio de otros conceptos, en este campo se visualizará el salario asignado al empleado, sin embargo, para los empleados que han tenido cambio de salario en los últimos tres meses, la base se liquidará por el promedio del año, por lo tanto, este campo se mostrará en cero.

Para el método promedio de todo lo devengado, siempre este campo aparecerá en cero.

B. Intereses sobre cesantías “DÍAS”: muestra los días que se le están liquidando por intereses sobre cesantías al empleado, los cuales dependen de la fecha de ingreso y de las novedades por días no trabajados realizadas a los empleados.

C. Intereses sobre cesantías “CANTIDAD”: muestra el valor de las cesantías acumuladas del empleado, la cual es la base de liquidación de los intereses sobre las cesantías la cual depende del método de liquidación establecido en la clase de nómina. (Ver paso 2).

D. Intereses sobre cesantías por pagar: muestra el valor de los intereses sobre las cesantías que serán pagados al empleado.

Nota: en caso de existir novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de intereses sobre las cesantías, como por ejemplo, embargos, deducciones autorizadas, entre otras, estas se verán reflejadas en columnas posteriores al valor por pagar de los intereses y afectarán el valor neto a pagar.

Para realizar novedades por pagos adicionales o deducciones en la nómina de intereses sobre las cesantías, se deben utilizar los conceptos cuyo código inicie con la letra “I”. Si no existen los conceptos, estos pueden ser creados por el usuario del sistema tomando como referencia uno igual o similar que ya exista y que se liquide en las nóminas de pago. (Ver instructivo: conceptos).

Nota: puede que el orden de las columnas cambie en algunos sistemas, esto depende de los códigos de los conceptos parametrizados en la clase de nómina IC01.

E. Neto a pagar: muestra el valor a pagar al empleado después de calcular los valores devengados menos lo valores a descontar al empleado cuando apliquen. Si no hay descuentos, será el mismo valor del total del devengado.

PASO 5. CONTABILIZACIÓN

La contabilización de los intereses sobre las cesantías se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan los intereses fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (iniciados en I) el concepto que contabiliza el valor de las cesantías es por lo general el I70, sin embargo, esto puede variar en algunas empresas.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

PASO 6. PAGO

El pago y la contabilización del pago de los intereses sobre las cesantías se realiza directamente desde el botón “Generar pago” (Ver instructivo: generar pago).

Nota: en caso de que la nómina de los intereses sobre las cesantías se contabilicen a una cuenta crédito diferente a la de salario por pagar, se deberá utilizar una forma de pago que tenga parametrizada la cuenta contable donde se contabilizó la nómina de intereses. (Ver instructivo: generar pago).

6.1 PAGO DE LOS INTERESES SOBRE CESANTIAS EN LA NOMINA DE PAGO

En caso de que la empresa requiera pagar los intereses sobre las cesantías en la nómina de pago, deberá solicitar la parametrización correspondiente a QualityColombia S.A. por medio de los canales autorizados.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de los intereses sobre las cesantías se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación de los intereses sobre las cesantías siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina IC01, todas las nóminas del año a generar deben estar guardadas incluyendo las del mes de diciembre, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema debe obtener la información de la base y días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago.

5. Antes de realizar la contabilización del pago de los intereses sobre las cesantías por el botón “Generar pago” de la ventana liquidación definitiva, se deberá validar en qué cuenta crédito está contabilizada la nómina IC01, esto con el fin de validar que la forma de pago cuente con la misma cuenta y el cruce se haga correctamente, de lo contrario, se deberá crear y reemplazar la forma de pago para que el sistema realice correctamente el proceso de contabilización. (ver instructivo: generar pago).

6. En algunas empresas pueden tener en una sola nómina la liquidación de las cesantías y los intereses sobre las cesantías, esto depende del proceso de implementación realizado en la empresa y a las políticas internas de la misma, de igual manera, los parámetros indicados en el instructivo de liquidación de cesantías, aplican para aquellas empresas que cuentan con una única nómina para los dos procesos.

FIN DEL INSTRUCTIVO