LIQUIDACIÓN DE NÓMINA EXTRA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de nóminas extras, el cual le permitirá al usuario del sistema realizar pagos o deducciones a los empleados que estén representados en valor y no afecten los días laborados.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de las nóminas extras, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de nóminas extras en el software MANAGER NÓMINA y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS EXTRAS

Las nóminas extras son aquellas que permiten liquidar al empleado conceptos en valor y que no afectan los días laborados, por lo general, estas nóminas son utilizadas para liquidar valores que no se reportaron en la nómina quincenal o mensual, como por ejemplo, las horas extras, recargos, entre otros.

Las nóminas extras también pueden ser creadas para pagar bonificaciones, comisiones, u otros conceptos que la empresa por políticas internas no las pagan dentro de la nómina de pago.

Las nóminas extras manejan conceptos diferentes a los que se utilizan en las nóminas de pago, los códigos de estos conceptos suelen iniciar con una letra, dependiendo de la nómina extra.

En el presente instructivo se indicará la manera adecuada para la generación de una nómina extra.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA EXTRA

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina extra, por lo tanto, realice las siguientes acciones.

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, dar clic en el botón “Buscar” y consultar si existe la nómina extra, de bonificación o comisiones, la que requiera el usuario.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una nómina extra por cada empresa, por ejemplo: NME1 – empresa 101, NME2 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

1.1 VALIDAR LOS CONCEPTOS QUE ADMITE LA NÓMINA EXTRA

Una vez en la clase de nómina extra, dar clic en el botón “Propiedades” para validar que conceptos admite para proceder a crear la respectiva novedad al empleado.

En el ejemplo que la nómina extra NME admite conceptos del E01 al EZZ, por lo tanto, las novedades a crear al empleado para ser liquidado en este tipo de nómina deben iniciar con la letra E.

En caso de no contar con la existencia de la clase de nómina extra, puede crearla de acuerdo a las características como lo muestra la imagen. En el campo “Días” debe ir el número 0 puesto que la nómina extra no afecta los días laborados.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” se establece el rango de conceptos dependiendo de la nómina, por ejemplo:

Nota: este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe crear. (Ver instructivo: clases de nómina).

1.2 NOVEDADES AL EMPLEADO EN NÓMINA EXTRA

Para la liquidación de la nómina extra se deberá realizar la novedad correspondiente al empleado (ver instructivo: registrar novedad) con los conceptos que se han establecido que admitirá la nómina extra. Tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

A. Causa de novedad: se establece la causa de novedad correspondiente al concepto que se requiere liquidar en la nómina extra, en el caso de la nómina extra expuesta como ejemplo en el presente instructivo, admite los conceptos iniciados en E, por lo tanto, las novedades deben realizarse con este tipo de conceptos.

B. Fecha: la fecha de la novedad debe estar dentro del rango de fechas en las que se creará la nómina NME, de esta manera la novedad podrá ser tomada por la nómina.

Se deberá validar que los conceptos que acepta la nómina extra están creados en el sistema, debe ingresar por la ruta: Nómina – Catálogo – Conceptos.

Para buscar los conceptos se deberá utilizar la barra de búsqueda, en caso de que no exista, el usuario podrá crearlo. (Ver instructivo: conceptos).

Nota: para la creación de un concepto a liquidar en nómina extra, se puede tomar como referencia un concepto que ya existe y que se utilice en la nómina de pago.

A continuación se expone un ejemplo: se requiere liquidar horas extras diurnas a un empleado, las cuales no alcanzaron a ser pagadas dentro de la nómina de pago. Por lo tanto, se requiere crear dicho concepto con el código iniciado en E. Se debe tener en cuenta el consecutivo en el que van los conceptos para la creación del mismo.

Concepto existente:

Nuevo concepto con código iniciado en E:

Los conceptos son parametrizados iguales, lo único que cambiaría sería el código.

Nota: al momento de crear la novedad del empleado se debe tener en cuenta la fecha de la nómina extra, ya que la novedad deberá quedar dentro del rango de fechas de la nómina para que pueda ser liquidada.

PASO 2. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina NME se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

Debido a que la nómina extra es una nómina que no controla días, el usuario podrá parametrizar cualquier rango de fecha, quincenal o mensual, ya es de preferencia del usuario.

Nota: si se requiere liquidar un concepto extra a un solo empleado, no es necesario diligenciar el campo “Nómina solo a” ya que la nómina sólo lee los conceptos que acepta y sólo traerá al empleado que la tenga.

PASO 3. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina extra se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

3.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de la nómina extra se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las que se causan los valores liquidados en la nómina extra fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (iniciados en E) o dependiendo de la nómina extra.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

3.2 PAGO

El pago de la nómina extra procede de la misma manera en que la que se realiza en la nómina de pago, por medio del botón “Generar pago” donde se podrá generar el archivo plano para el pago por medio de la plataforma del Banco con que cuenta la empresa. (Ver instructivo: generar pago).

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Las nóminas extras no controlan días laborados, por lo tanto, en ellas no se pueden liquidar días de salario, incapacidades, suspensiones, entre otros. Sólo permite liquidar valores, es decir, ajustes de salario, horas extras, recargos, comisiones, entre otros.

2. La liquidación de la nómina extra siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina extra por MANAGER NÓMINA.

4. Al momento de crear la novedad al empleado se debe tener en cuenta la fecha de la nómina extra, ya que la novedad deberá quedar dentro del rango de fechas de la nómina para que pueda ser liquidada.

5. Si se requiere liquidar un concepto extra a un solo empleado, no es necesario diligenciar el campo “Nómina solo a” ya que la nómina sólo lee los conceptos que acepta y sólo traerá al empleado que la tenga.

FIN DEL INSTRUCTIVO