LIQUIDACIÓN DE AJUSTE DE PRIMA

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de liquidación de la nómina de ajuste prima, para permitir al usuario del sistema realizar revisar, guardar y contabilizar la nómina de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de liquidación de ajuste de prima, que permitirá realizar todas las acciones correspondientes para su generación, contabilización y pago/deducción, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta liquidación de la nómina de ajuste prima en el software MANAGER NÓMINA que permitirá ajustar a la base final el valor de prima de cada uno de los colaboradores y los ajustes resultantes podrán ser pagados o descontados y de esta manera garantizar que los valores liquidados y pagados a los empleados por dicha prestación sean los que correspondan.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

LIQUIDACIÓN DE AJUSTE DE PRIMA

La prima de servicios es una prestación social establecida en el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, la cual, por cada año laborado el trabajador tiene derecho a un mes de salario. Dicha prestación se paga de la siguiente manera:

1. El pago correspondiente al primer semestre al 30 de junio y

2. El pago del segundo semestre a más tardar el 20 de diciembre.

La prima de servicios se calcula en proporción o según el tiempo que la persona lleve trabajando, por lo tanto, para su cálculo se deben tener en cuenta los días laborados dentro de cada semestre.

Debido a que la prima de servicios tienen fecha límite de pago, generalmente esta se liquida y/o se paga de manera anticipada, lo que conlleva a que al momento de su cálculo aún no se conocen los ingresos finales del empleado de todo el semestre especialmente para aquellos empleados con salarios variables o variaciones de salario; es por esto que es necesario realizar el ajuste de la prima de servicios con el fin de ajustar el valor de la prima a los ingresos totales.

A continuación se detalla el proceso a realizar para liquidar el ajuste de prima de servicios.

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA PRA1

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina PRA1 la cual corresponde a la nómina de liquidación de ajuste de prima.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase PRA1 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una PRAX por cada empresa, por ejemplo: PRA1 – empresa 101, PRA2 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

Una vez en la clase de nómina validar las principales características de la nómina PRA1.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 180 puesto que la liquidación de prima se deben realizar semestralmente.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del P al PZZ.

Nota:

• En la clase de nómina de ajuste de prima de servicios cuenta con un formulación adicional (concepto P51) que permite realizar el ajuste automático de las cuentas de provisiones de prima con el fin de dejarlas en ceros.

• Este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe crear. (Ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina PRA1 se procede a crear la nómina de ajuste por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

Posterior a haberse realizado la liquidación inicial de prima y una vez guardadas y contabilizadas las nóminas al 30 de Junio se procede a liquidar la nómina de ajuste de prima.

Nota: debido a que la nómina de ajuste de prima tiene la propiedad de realizar ajustes contables a las cuentas de provisión para dejar los saldos en ceros, es importante que también se tenga guardada y contabilizada la nómina de provisiones de Junio o Diciembre según corresponda.

 A continuación se detalla la definición de la nómina de ajuste de prima:

Con esta definición de fechas, se deben tener guardadas y contabilizadas las nóminas entre Enero y 30 de Junio.

• Fecha Inicial: se parametriza la fecha inicial del semestre a liquidar la prima

• Fecha Final: se parametriza la fecha final del semestre a liquidar la prima, ej: 30 de Junio

• Fecha de Contabilidad: el usuario del sistema define con qué fecha deberá quedar el documento contable de la prima.

• Fecha de pago: el usuario determinará en este campo la fecha en que será pagada la nómina de ajuste de prima. En caso de requerir pagar/descontar el ajuste en la nómina de pago, se deberá parametrizar la fecha de la nómina en la que se deberá liquidar, en caso contrario, puede dejarla al 30 de Junio.

A continuación se realizará un ejemplo de cómo realiza el sistema el cálculo del ajuste de prima tanto con el método de liquidación Salario + promedio de otros conceptos y con promedio de todo lo devengado.

Empleado 1

Salario: $1.166.000

Auxilio de transporte: grupo 01 (se suma completo a la base)

*Total otros conceptos: se toman solo los valores pagados al empleado diferente al salario y pago de vacaciones y se totalizan para ser promediados.

**División en 180 días: se divide en 180 días debido a que la última nómina guardada en MANAGER NÓMINA es la del 30 de Junio.

***Multiplicación por 30 días: se multiplica por 30 días debido a que se requiere determinar el promedio mensual de los otros conceptos devengados o de lo devengado por el empleado (depende del método).

****Salario mensual: se suma el salario mensual al promedio de otros conceptos en el método: salario + promedio de otros conceptos.

*****Base liquidación prima: es el resultado de la suma del promedio de otros conceptos devengados más el salario y auxilio de transporte.

Nota: tenga en cuenta que MANAGER NÓMINA valida si la base supera los 2 SMMLV para efectos de sumar o no el auxilio de transporte a la base de prima tomando en cuenta únicamente aquellos conceptos que formen base de auxilio de transporte, es decir, que si el promedio del empleado supera los 2 SMMLV debido a pagos por horas extras y estas no forman base de auxilio de transporte, MANAGER NÓMINA le sumará en la base de prima el valor del auxilio de transporte.

Una vez calculada la base de prima al 30 de Junio, MANAGER NÓMINA procede a calcular el valor del ajuste, el cual es el que se visualizará en la nómina de ajuste prima.

Nota: tenga en cuenta que:

• Para el pago del ajuste de prima en la nómina de pago, deberá solicitar la parametrización del concepto en la clase de nómina NM01 a QualityColombia S.A por medio de los canales autorizados.

• La parametrización anteriormente descrita aplica de igual manera para la nómina del segundo semestre del año.

• Para liquidar la nómina de prima es obligatorio contar con todas las nóminas de pago del semestre a generar guardadas, incluyendo las de Junio/diciembre, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de la nóminas la información para el correcto cálculo de la base y días de liquidación dependiendo de las novedades que hayan tenido los empleados.

PASO 3. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de liquidación de ajuste de prima se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de liquidación de ajuste de prima.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la liquidación de prima de la siguiente manera:

A. Muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).

B. Prima por pagar “CANTI”: muestra la base de la prima de servicios del empleado con la cual se calcula el ajuste de la prima.

C. Prima por pagar: muestra el valor del ajuste de la prima para pago/deducción al empleado.

D. Deducción retención en la fuente: en caso de que al empleado se le haya practicado retención en la fuente en la prima, MANAGER NÓMINA realizará también recálculo y reajuste del valor de la retención aplicada.

E. Ajuste contable prima: MANAGER NÓMINA realiza ajustes contables en la nómina de ajuste de prima con el fin de dejar la cuenta contable en ceros e iniciar una nueva provisión para el siguiente semestre.

F. Prima días base cálculo: muestra los días sobre los cuales se está realizando el cálculo de los promedios de la base, los cuales dependerá de la fecha de ingreso del empleado o por novedades de ausentismo que afecten el pago de prima.

G. Salario base pago: muestra la base de liquidación de prima la cual depende del método de liquidación establecido en la clase de nómina. (consultar instructivo Liquidación de prima).

Nota: puede que el orden de las columnas cambie en algunas empresas, esto depende de los códigos de los conceptos parametrizados en la clase de nómina PR01.

3.1. CONTABILIZACIÓN

La contabilización del ajuste de prima se realizará una vez se haya guardado la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, que por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causa la prima fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (iniciados en P) el concepto que contabiliza el valor de las prima es por lo general es el P50, sin embargo, esto puede variar en algunas empresas.

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

3.2. PAGO O DEDUCCIÓN DEL AJUSTE

El pago o deducción del ajuste de prima se puede realizar por medio de la nómina de pago del mes de Julio/Enero, si el valor del ajuste de prima es positivo se generará un devengo al empleado y si es negativo una deducción. En caso de que la empresa no cuente con la funcionalidad del pago de los ajustes en la prima en la nómina de pago, el usuario deberá solicitar a Qualitycolombia S.A. a través de los medios autorizados el soporte correspondiente para la parametrización requerida.

También se puede realizar el pago de los ajustes de prima por medio del botón “Generar pago” para realizar el archivo plano del Banco y realizar la dispersión del pago; sin embargo se debe tener en cuenta que por dicha herramienta solo se realizan las transferencias de los valores positivos del ajuste quedando los negativos pendientes por deducción.

Si la empresa no desea descontar o pagar los ajustes de prima a los empleados los valores que quedan contabilizados en las cuentas por pagar a los empleados deberán ser ajustados a nivel contable.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de los ajustes de prima se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. La liquidación de los ajustes de prima siempre debe ser certificada por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la nómina por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina PRA1, todas las nóminas del semestre a generar deben estar guardadas, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema debe obtener la información de la base y días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago y para el cálculo de los ajustes contables de las nóminas de provisiones.

5. En caso de requerir realizar el pago/descuento del ajuste de prima dentro de la nómina de pago, deberá ser solicitado a QualityColombia S.A. por medio de los canales autorizados.

FIN DEL INSTRUCTIVO