CAMBIOS RESOLUCIÓN 454 DE 2020

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la parametrización requerida para la aplicación de los cambios que generó la Resolución 454 de 2020, la cual modifica los anexos técnicos de la resolución que contienen la estructura y contenido general de la PILA (Resolución 2388 de 2016 y normas posteriores), el cual le permitirá al usuario generar la planilla unificada cumpliendo los requerimientos importa por la normatividad vigente.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento en la parametrización que debe tener MANAGER NÓMINA para una correcta generación de la planilla unificada PILA, de esta manera, la persona responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la parametrización requerida para la aplicación de los cambios generados por la Resolución 454 de 2020 que afecta la generación de la planilla tipo E (para trabajadores dependientes) que genera el software MANAGER NÓMINA.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CAMBIOS RESOLUCIÓN 454 DE 2020

Con la expedición de la Resolución 454 de 2020 del 18 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social realiza cambios en el contenido y estructura de la planilla PILA, en el cual se incluyen cambios tales como, incluir aportantes y cotizantes, ajustando validaciones a las cotizaciones realizadas por el aportante.

Los cambios más representativos y que modifican la planilla tipo E (liquidación empleados) se detallarán a continuación y se relacionarán las parametrizaciones y revisiones que el usuario deberá realizar en el software MANAGER NÓMINA para garantizar una adecuada generación de la planilla unificada PILA.

1. Campo tipo de salario: Se modifica el campo Salario Integral, con el fin de que el aportante relacione la característica del salario.

2. Validación para la Administradora de Riesgos Laborales: Los operadores de información implementarán una nueva validación al momento de liquidar la planilla PILA, con el fin de verificar si la administradora de riesgos laborales es en la que se encuentra afiliado el cotizante.

3. Reporte de clase de riesgos laborales: Los operadores realizarán validación del diligenciamiento del nivel de riesgo al cual se le está cotizando a cada empleado.

PASO 1. PARAMETRIZACIÓN TIPO DE SALARIO DEL EMPLEADO

Los empleadores deberán reportar si el salario de sus trabajadores es Fijo o Variable, en el mismo campo en que anteriormente se venía reportando si el salario de un trabajador es integral. Este cambio inició a regir a partir del 1ro de julio de 2020.

 La Resolución 454 de 2020 indica la manera en la que se debe reportar el tipo de salario:

Salario Integral – X: utiliza este valor cuando el tipo de salario del cotizante sea integral de acuerdo con lo establecido en el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo.

Salario Fijo – F: utiliza este valor cuando el tipo de salario del cotizante sea fijo en ejercicio de la libertad de estipulación, y el monto de la remuneración ordinaria establecida como contraprestación directa del servicio se mantenga inmodificable.

Salario Variable – V: utiliza este valor reportado cuando el tipo de salario del cotizante sea variable en ejercicio de la libertad de estipulación y el monto de la remuneración ordinaria establecida como contraprestación directa del servicio resulte de las acciones ejecutadas o los resultados obtenidos.

El MANAGER NÓMINA realizará la marcación del tipo de salario de manera automática de la siguiente manera:

• Salario Integral: Se marcará X cuando el empleado cuente con el tipo de salario 02 Salario integral.

• Salario Fijo: Se marcará siempre que el empleado tenga un valor en el campo salario en la hoja de vida.

• Salario variable: Se marcará cuando el empleado tenga en el campo salario el valor 0 ó 1.

• Salario variable con básico: Para las empresas que en su modalidad de contratación cuentan con empleados con salario variable pero les establece un básico, teniendo en cuenta que la característica más representativa del salario sea el factor variable, por lo tanto, deberá tener marcación V en el archivo plano del PILA.

Para este tipo de salario se deberá realizar una parametrización especial en MANAGER NÓMINA que será detallada más adelante.

1.1 INGRESAR AL CATÁLOGO DE TIPOS DE SALARIO

Ingrese a la ruta: Nómina – Catálogos – Tipos de Salario

1.1.1 Parametrizar un tipo de salario integral

El tipo de salario integral deberá contar con las siguientes características:

A. Encabezado: Se establece la identificación y nombre del tipo de salario.

• Código: Campo de máximo 2 caracteres, el salario integral por lo general tiene el código 02.

• Nombre: Descripción detallada del tipo de salario.

B. Valor: Se parametrizan el porcentaje del salario que formará base para los aportes a seguridad social y prestaciones sociales. En el caso del salario integral, sobre el 70% del devengado.

De acuerdo con lo establecido por el Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 132, “en ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de diez (10) salarios mínimos legales mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la empresa que no podrá ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía. El monto del factor prestacional quedará exento del pago de retención en la fuente y de impuestos”. Por lo tanto, para el cálculo del ingreso base de cotización (IBC) y cálculo de los aportes a seguridad social y aportes parafiscales se debe tomar el 70% del valor total devengado, es decir, el 70% de los 13 salarios mínimos mensuales vigentes.

Nota: Si el salario integral se defina sobre los 13 salario mínimos, al realizar el cálculo sobre el factor 0.70, el valor resultante dará por debajo de los 10 SMMLV que la norma indica como factor prestacional, por lo tanto, si el usuario del sistema prefiere, en el campo valor se podrá establecer el porcentaje 76.92% que es resultado del hallar la base prestacional calculando 30% (100/130).

1.1.1.1 Parametrización en la hoja de vida el empleado

A. Tipo de Salario: Se establece el tipo de salario integral.

B. Valor: Se parametriza el valor del salario integral incluyendo el factor no prestacional.

1.1.2 Parametrizar un tipo de salario fijo

El tipo de salario fijo es el que se encuentra regido por la Ley 100 de 1993, donde se establece que el 100% del salario forma base para el pago de prestaciones sociales y aportes a la seguridad social integral.

El tipo de salario fijo deberá contar con las siguientes características:

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del tipo de salario.

• Código: campo de máximo 2 caracteres, por lo general el código del tipo de salario básico Ley 100 de 1993 es 01.

• Nombre: descripción detallada del tipo de salario.

B. Valor: se parametrizan el porcentaje del salario que formará base para los aportes a seguridad social y prestaciones sociales. En el caso del salario básico, sobre el 100% del devengado.

1.1.3 Parametrizar un tipo de salario variable o al destajo

Es aquel que se encuentra definido totalmente por los resultados de los empleados y no se conoce cuál es el valor a pagar mensualmente de manera anticipada.

Para el salario variable el empleado deberá tener en el campo salario el valor 0 ó 1 y el tipo de salario se podrá utilizar el tipo de salario Ley 100 de 1993, ya que el 100% de lo pagado al empleado formará base para el cálculo de la seguridad social integral y prestaciones sociales.

Nota: si el usuario del sistema lo determina podrá crear un tipo de salario para el personal que tenga salario variable o al destajo. El cual contará con las mismas características del tipo de salario básico Ley 100/93. (Ver paso 1.1.2).

1.1.2.1 Parametrización en la hoja de vida el empleado:

A. Tipo de Salario: se establece el tipo de salario, puede ser ley 100 o si tienen creado uno variable o a destajo.

B. Valor: se parametriza el valor del salario que deber ser entre 0 y 1

1.1.4 Parametrizar un tipo de salario variable con básico

Es aquel que se encuentra definido por una parte fija y una parte variable, sin embargo, la característica más representativa sería la parte variable.

Para este tipo de salario se deberá crear un tipo de salario que será de la variante del salario básico Ley 100 de 1993, pero que permitirá liquidar el valor fijo sin necesidad de parametrizar un valor en el campo salario de la hoja de vida del empleado.

El tipo de salario fijo deberá contar con las siguientes características:

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del tipo de salario.

• Código: campo de máximo 2 caracteres, se crea teniendo en cuenta el consecutivo.

• Nombre: descripción detallada del tipo de salario.

B. Valor: se parametrizan el porcentaje del salario que formará base para los aportes a seguridad social y prestaciones sociales. En el caso del salario variable con básico, sobre el 100% del devengado.

1.1.4.1 Creación de los conceptos de nómina para liquidar el salario variable con básico

Es necesario crear dos conceptos de nómina que permitirán liquidar el factor fijo del salario en la nómina y controlar los días laborados para efectos del pago de la seguridad social integral y prestaciones sociales.

Para la creación de los conceptos de nómina ingrese por la siguiente ruta: 

Nómina – Catálogos – Conceptos

1. Concepto para controlar los días laborados: los campos requeridos a diligenciar son los siguientes:

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del tipo de documento.

• Código: validar dentro de los primeros códigos de los consecutivos de los conceptos cuál está disponible para utilizarse.

• Nombre: descripción detallada del concepto a crear

• Nombre corto: abreviación del nombre concepto para efectos visuales en la generación de la nómina en la que va relacionada.

• Grupo: por tratarse de un concepto de salario se debe establecer el grupo 01. Salario prestacional.

• Grupo planilla: el salario no representa novedad en el PILA, por lo tanto, deberá tener marcación NA – no aplica.

B. Se establece el concepto para qué va a formar base en cuanto a liquidación de seguridad social y prestaciones sociales.

Por tratarse de un concepto de salario que forma base tanto para seguridad social integral, parafiscales, prestaciones y retención en la fuente, se deberán activar los check en cada uno de los campos.

C. Tipo de concepto: en esta sección se establece el tipo de concepto que se está creando. Al ser el concepto que controla sólo los días deberá ser marcado como preliminar.

D. Unidad de Medida: se marcará la opción Días.

2. Concepto para el pago del básico: los campos requeridos a diligenciar son los siguientes:

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del tipo de documento.

• Código: validar dentro de los primeros códigos de los consecutivos de los conceptos cuál está disponible para utilizarse.

• Nombre: descripción detallada del concepto a crear.

• Nombre corto: abreviación del nombre concepto para efectos visuales en la generación de la nómina en la que va relacionada.

• Grupo: por tratarse de un concepto de salario se debe establecer el grupo 01. Salario prestacional.

• Grupo planilla: el salario no representa novedad en el PILA, por lo tanto, deberá tener marcación NA – no aplica.

B. Se establece el concepto para qué va a formar base en cuanto a liquidación de seguridad social y prestaciones sociales.

Por tratarse de un concepto de salario que forma base tanto para seguridad social integral, parafiscales, prestaciones y retención en la fuente, se deberán activar los check en cada uno de los campos.

C. Distribución contable: si la empresa maneja distribución contable deberá activar el método de distribución que utiliza, en caso contrario de deja con la opción “no aplica”.

D. Tipo de concepto: en esta sección se establece el tipo de concepto que se está creando. Al ser el concepto que permitirá liquidar el valor del básico, se deberá marcar como “devengado”.

E. Imprimir cantidad: se activa el check en “imprimir cantidad” con el fin de que en el desprendible de pago salga relacionado el número de días por el pago del básico.

F. Unidad de Medida: se marcará la opción en unidades para que el concepto fijo pueda liquidar el básico de acuerdo a los días laborados.

G. Cuentas contables: se parametrizan las cuentas contables que afectará el pago del básico en cada uno de los tipos de gastos que maneje la empresa.

1.1.4.2 Creación del concepto fijo en el empleado con salario variable con básico: es necesario crear un concepto fijo en el empleado con básico, para que este sea liquidado en la nómina de manera quincenal o mensual, dependiendo de la frecuencia de pago de maneje la empresa.

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos – Empleado/Asociado  

Una vez seleccionado el empleado diríjase a la pestaña “conceptos”.

La creación de un concepto fijo se detalla a continuación:

A. Se parametriza el encabezado del concepto fijo:

• Concepto: se establece el código del concepto que se creó previamente para el pago del básico del empleado. En caso de no conocer el código, dar clic en los tres puntos y lo llevará al catálogo de conceptos.

• Tipo de formulación: se selecciona la segunda opción “concepto fijo”. 

B. Se establece el valor y la forma de liquidación del concepto fijo: 

• Valor mensual: se establece el valor mensual del básico asignado al empleado.

• Tipo de valor: se debe seleccionar la opción “D-proporcional a los días” debido a que el valor del básico será pagado de acuerdo a los días laborados por el empleado, en caso de tener días de suspensión, licencia, incapacidad, entre otros, el básico no será cancelado por esos días.

• Nómina a liquidar: se debe establecer la frecuencia de pago del básico dependiendo de la frecuencia de pago de la nómina de la empresa.

• Formula: MANAGER NÓMINA lo establece de manera automática de acuerdo a las opciones seleccionadas por el usuario.

C. Se parametrizan los campos inferiores:

• Fechas: se parametrizan las fechas desde cuando aplicará el pago del básico al empleado, en caso de no conocer una fecha final, dejar en 9999/12/31.

• Activo: se deberá activar el check en este campo para que el concepto fijo pueda ser liquidado en nómina.

1.1.4.3 Creación del concepto en la clase de nómina de pago

Es necesario crear un concepto en la clase de nómina para que el sistema pueda generar los días laborados del empleado.

Nota: si en la empresa existen varias clases de nómina de pago, se deberá crear el concepto en todas las que se liquiden empleados con salario variable con básico.

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos – Clases de Nómina.

A. Al ingresar en la clase de nómina haga clic en el botón editar y seleccione el concepto 001 – Salario básico, al dar clic en el botón modificar el sistema abre la ventana del concepto y se podrá visualizar la función del salario. Proceda a copiar la formulación teniendo especial cuidado en no alterar ningún parámetro de ella.

B. Crear el concepto: haga clic en el botón agregar y el sistema generará la ventana para proceder a crear el concepto que permitirá controlar los días laborados del empleado.

• Campo concepto: digite el código del concepto creado previamente para el control de los días laborados, si no conoce el código, haga clic en los tres puntos y el sistema abrirá el catálogo de conceptos de nómina.

• Fórmula: proceda a pegar la fórmula copiada del concepto 001 – salario básico y cambiar el parámetro final por el código del salario variable que se creó para los empleados que tiene un básico asignado. Tenga especial cuidado en no alterar la demás formulación.

PASO 2. VALIDACIÓN PARA LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES

Para garantizar un correcto reporte de la administradora de riesgos profesionales en el archivo plano de la planilla unificada PILA se deberá revisar los siguientes aspectos.

2.1 CORRECTA PARAMETRIZACIÓN DE LA ARL:

Se deberá validar que la ARL creada en MANAGER NÓMINA esté correctamente creada.

Para ingresar a la Administradora de Riesgos Profesionales ARL realice las siguientes acciones:

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos – Administradora de Riesgos Profesionales ARL

Una vez dentro del catálogo de las Administradoras de Riesgos Profesionales haga clic en la ARL que la empresa se encuentra afiliada y valida los siguientes campos:

A. Debe tener presente el código de la ARL creada en MANAGER NÓMINA para la correcta parametrización en la hoja de vida de los empleados.

B. Equivalente: debe contener el código de la Administradora de Riesgos Profesionales asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante resolución No. 3797 de 2014.

El código equivalente suministra el código que permite identificar la entidad en la generación de la planilla unificada.

Nota: los campos relacionados anteriormente son los exigidos para la generación de la planilla unificada PILA, sin embargo, es importante revisar que tenga correctamente el vinculado asociado para una correcta contabilización de la nómina.

2.2 CORRECTA PARAMETRIZACIÓN EN EL EMPLEADO

Se deberá validar que los empleados tengan la ARL correcta además que el nivel de riesgo corresponda a la actividad que realiza el colaborador.

2.3 CORRECTA PARAMETRIZACIÓN EN LA EMPRESA:

Ingresar por la ruta: Sistema – Empresa

Una vez seleccionada la empresa deberá dirigirse a la pestaña de Nómina.

Se debe validar que el código de la Administradora de Riesgos Profesionales a la cual está afiliada la empresa esté correcto en el campo “ARL”, ya que este campo genera el código de la ARL que debe ir relacionada en el encabezado del archivo plano de la Planilla Unificada PILA.

El código debe ser el que le fue asignado a la ARL por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante resolución No. 3797 de 2014.

Nota: para validar este paso deberá ingresar con el usuario ADM.

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN DEL NIVEL DE RIESGOS EN LAS TASAS ARL

Para el correcto reporte del nivel de riesgo en la planilla unificada PILA se deberán parametrizar en cada una de las tasas ARL.

Para parametrizar las tasas ARL, realice las siguientes acciones:

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos – Tasas ARL.

Una vez en el catálogo de las Tasas ARL se deberán seleccionar cada una y dar clic en propiedades y diligenciar los campos que se detallan a continuación:

A. Encabezado: se establece la identificación y nombre del nivel de riesgo.

• Código: campo de máximo de 4 caracteres, el código es establecido por el usuario, por lo general se le establece un código que puede relacionarse con el nivel de riesgo.

• Nombre: descripción detallada del nivel de riesgo.

B. Equivalente: se debe colocar el número que le corresponde al nivel de riesgo a parametrizar.

C. Valor: se debe establecer el porcentaje que le corresponde al nivel de riesgo.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es importante que realice la solicitud de la actualización del Software MANAGER NÓMINA por medio de los canales autorizados por QualityColombia S.A. para la generación del archivo plano con los cambios establecidos por la Resolución 454 de 2020. Específicamente es importante tener cambio del campo Tipo de Salario y el reporte de la clase de riesgo.

2. El ejecutable de nómina puede ser utilizado como acceso alterno únicamente para la generación del archivo plano de aportes a seguridad social si no se ha aplicado la actualización de MANAGER NÓMINA 5.5.34.  Se recuerda que para aplicar actualizaciones se recomienda seguir el protocolo de actualización con la creación de un escenario de pruebas y certificación por parte de los usuarios de nómina antes de actualizar en producción.

FIN DEL INSTRUCTIVO