CONSOLIDACIÓN DE VACACIONES

Manager Nómina Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER NÓMINA versión 7, en el cual se encuentra la descripción del proceso de consolidación de las vacaciones, el cual le permitirá al usuario del sistema realizar revisar, guardar y contabilizar la nómina de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es generar conocimiento sobre el proceso de consolidación de las vacaciones, que permitirá al usuario realizar todas las acciones correspondientes para su generación, revisión y contabilización, de esta manera, el usuario responsable del proceso podrá responder a las necesidades operativas del sistema.

ABSTRACT

Este instructivo tiene la finalidad de ilustrar al usuario sobre la correcta creación y liquidación de la nómina de consolidación de vacaciones en el software MANAGER NÓMINA para las empresas que decidan realizarla y de esta manera garantizar la calidad de la información generada por el sistema.

Dado lo anterior a continuación se relaciona el proceso a realizar en el software MANAGER NÓMINA.

CONTENIDO

CONSOLIDACIÓN DE VACACIONES

La nómina de consolidación de vacaciones permite consolidar al 31 de diciembre de cada año el valor adeudado por la empresa al empleado durante la vigencia del contrato laboral por el concepto de vacaciones; el objetivo de la consolidación es realizar los ajustes contables en la cuenta de vacaciones debido a que lo provisionado y acumulado cada mes, casi nunca da exactamente igual a lo que se debe pagar al empleado al momento del disfrute, compensación de las vacaciones o en la liquidación definitiva. Por lo tanto, con la liquidación de dicha nómina reduce en gran medida la generación de ajustes contables al momento del retiro del empleado.

Para las empresas que aún utilizan la cuenta 2610 para la provisión, esta nómina permite trasladar el valor consolidado a la cuenta 2525 al final de cada año.

En cuanto a la remuneración de las vacaciones el artículo 192 del Códito Sustantivo del Trabajo indica:

1. Durante el período de vacaciones, el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, solo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio, y el valor del trabajo suplementario o de horas extras.

2. Cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

La fórmula que el sistema utiliza para determinar el valor a consolidar en la nómina es la de liquidación de vacaciones:

Salario base * días laborados / 720

MANAGER NÓMINA permite parametrizar la nómina de consolidación de vacaciones con dos métodos de liquidación, el cual es establecido por la empresa de acuerdo a sus políticas internas. (Ver paso 2).

Los dos métodos son los siguientes y son detallados en el paso 2:

• Salario actual + auxilio de transporte + promedio de otros conceptos

• Promedio de todo lo devengado

PASO 1. VALIDAR LA CLASE DE NÓMINA VC01

Una vez en MANAGER NÓMINA, se debe verificar la existencia de la clase de nómina VC01 la cual corresponde a la nómina de consolidación de vacaciones.

Para validar la existencia de dicha clase de nómina se debe realizar las siguientes acciones:

Ingresar por la ruta: Nómina – Catálogos - Clases de Nómina.

Una vez en el catálogo de clases de nómina, consultar la clase VC01 y dar clic en el botón “Propiedades”.

Nota: tenga en cuenta que:

• Si en la misma base de datos existen varias empresas se deberá verificar la existencia de una VCXX por cada empresa, por ejemplo: VC01 – empresa 101, VC02 – empresa 102.

• Los códigos anteriormente indicados son sugeridos y vienen parametrizados en el preinstalado de nómina, sin embargo, la empresa podrá determinar el código de las clases de nómina.

Una vez en la clase de nómina validar las siguientes de las principales características de la nómina VC01.

Las propiedades de dicha clase de nómina deben estar como lo muestra la imagen, en el campo “Días” debe ir el número 360 puesto que la consolidación de las vacaciones se realiza de manera anual.

En el campo “Contabilizar con este tipo de documento”, debe tener un de tipo contable (0000) con el mismo código que la clase de nómina, con el fin de facilitar su ubicación e identificación.

En el campo “Incluir conceptos” debe aceptar los conceptos del V al VZZ.

Nota: tenga en cuenta que:

1. Si la empresa no utiliza para las provisiones la cuenta 2610, sino que contabiliza directamente en la cuenta 2525, la formulación de la clase de nómina VC01 solo debe contener los conceptos V50 y V51.

2. Este tipo de nómina ya viene parametrizada en el sistema, sin embargo, en caso de no existir la clase de nómina, se debe crear. (Ver instructivo: clases de nómina).

PASO 2. REVISAR EL MÉTODO DE LIQUIDACIÓN DE LA BASE

En MANAGER NÓMINA existen dos métodos para la liquidación de las vacaciones:

2.1 SALARIO ACTUAL + PROMEDIO DE OTROS CONCEPTOS

El sistema determinará la base para la liquidación de las vacaciones con base al último salario del empleado y la suma del promedio de las variaciones transitorias de salario (VST).

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de último salario, la formulación de las clases de nómina VC01 debe tener el parámetro NM_SALARIOEMPLEADO tal y como se evidencia en la siguiente imagen.

2.2 PROMEDIO DE TODO LO DEVENGADO

El sistema determinará la base para el cálculo de la consolidación de vacaciones promediando todo lo devengado (solo base de vacaciones) por el empleado en el año.

Para validar si la clase de nómina cuenta con el método de promedio de todo lo devengado, la formulación de la clase de nómina VC01 debe tener el parámetro 0 (cero) tal y como se evidencia en la siguiente imagen:

Nota: tenga en cuenta que:

• Si la empresa no utiliza para las provisiones la cuenta 2610, sino que contabiliza directamente en la cuenta 2525, la formulación de la clase de nómina VC01 solo debe contener los conceptos V50 y V51.

• Para el cálculo de la base de vacaciones no se debe tener en cuenta el valor correspondiente al auxilio de transporte debido que estás no se consideran una prestación social por ser un permiso remunerado.

• Es importante que el método del cálculo de la base en la nómina de consolidación de las vacaciones sea igual al método parametrizado en la nómina de provisión y sea igual al elegido al momento de liquidar las vacaciones, de esta manera se evitan grandes diferencias entre lo provisionado y lo realmente pagado.

PASO 3. VALIDACIÓN DE LOS CONCEPTOS DE NÓMINA (V).

Para validar la existencia y correcta parametrización de los conceptos que liquidan la nómina de consolidación de vacaciones realice las siguientes acciones.

Ingrese por la ruta: Nómina – Catálogos – Conceptos.

Los conceptos que permiten liquidar la consolidación de vacaciones se describe a continuación:

Concepto V50: debe ser informativo y no debe tener cuentas contables, sirve como apoyo para calcular y mostrar el valor a pagar por vacaciones a los empleados con corte al 31 de Diciembre.

Concepto V51: debe ser contable y debe tener las cuentas contables que permitan llevar a la cuenta de consolidación (2525) el ajuste contable con el valor real a pagar por vacaciones al 31 de Diciembre y la cuenta del gasto correspondiente.

Concepto V52: este concepto aplica para las empresas que utilizan la cuenta 2610 o que provisionan en una cuenta diferente a la cual consolidan las vacaciones al final del año. Este concepto debe ser contable y permite dejar la cuenta de provisión en ceros (0), debe tener las cuentas contables de provisión y consolidación.

Nota: a modo de recomendación, para que sea más fácil verificar la base que calcula MANAGER NÓMINA para el proceso de consolidación de vacaciones, se sugiere TEMPORALMENTE parametrizar el concepto V50 como devengado y marcar la opción de imprimir cantidad. Allí mostrara la base o salario del empleado, los días y el valor de las vacaciones. Una vez revise y antes de guardar la nómina, debe volver a parametrizar el concepto V50 como informativo, de lo contrario alterará la contabilización de la nómina VC01.

PASO 4. CREACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez validada la existencia de la clase de nómina VC01 se procede a crear la nómina a liquidar por la ruta: Nómina – Nóminas. (ver instructivo: Nóminas).

Nota: para liquidar la nómina de consolidación de vacaciones es obligatorio contar con todas las nóminas de pago y provisiones del año a generar guardadas y contabilizadas, incluyendo las de diciembre, debido a que MANAGER NÓMINA toma de los acumulados de las nóminas y de las cuentas contables de vacaciones, la información para el correcto cálculo de la base, días de liquidación y ajustes dependiendo de las novedades que hayan tenido los empleados.

PASO 5. GENERACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez creada la nómina de consolidación de vacaciones, se procede a liquidar. Para efectos de revisión se recomienda liquidar inicialmente por prenómina, en donde el usuario podrá verificar que los valores generados por MANAGER NÓMINA sean correctos. Dicha ventana muestra la liquidación de la nómina pero no permite guardar ni contabilizar, ya que es un paso para verificación. (Ver instructivo: liquidar prenómina).

Posterior a revisión y auditoría se procede a la liquidación de la nómina definitiva, se realiza una vez se haya comprobado que los valores liquidados por MANAGER NÓMINA están correctamente generados y concuerdan el lapso de tiempo a liquidar. (Ver instructivo: liquidar nómina definitiva).

A continuación se detalla la forma en que el sistema presenta la información de la nómina de consolidación de vacaciones.

MANAGER NÓMINA genera la información en columnas donde se puede detallar la información de la consolidación de vacaciones de la siguiente manera:

A. Muestra el salario base del empleado (corresponde al valor parametrizado como salario en la hoja de vida del empleado).

B. Ajuste consolidado: corresponde al valor que se trasladará a la cuenta consolidada (2525) dejando la provisión en cero (0) en caso de que la empresa aún provisione en la cuenta 2610. En caso contrario esta columna no aparecerá.

C. Ajustes a la cuenta 2525: es el valor que ajusta la provisión al valor real que se deberá pagar al empleado por vacaciones con corte al 31 de diciembre.

D. Vacaciones consolidadas “Días”: muestra los días que el empleado no ha disfrutado de vacaciones y que se le adeudan al empleado.

E. Vacaciones consolidadas “Cantidad”: muestra la base de liquidación de vacaciones.

F. Vacaciones consolidadas “Por pagar”: muestra el valor que se le adeuda al empleado por vacaciones con corte al 31 de Diciembre.

Nota: puede que el orden y nombre de las columnas cambie en algunas empresas, esto depende de los nombres asignados a los conceptos parametrizados en la clase de nómina VC01.

5.1 CONTABILIZACIÓN

La contabilización de las vacaciones consolidadas se realizará una vez se haya guardada la nómina dando clic en el botón “Contabilizar”. El sistema creará el documento contable, el cual, por lo general tiene el mismo código de la nómina.

Las cuentas en las cuales se causan las vacaciones consolidadas fueron previamente parametrizadas en los conceptos de nómina (inician en V) el concepto que contabiliza el valor y ajuste de la consolidación son el V51 y V50, sin embargo, esto puede variar en algunas empresas. (Ver paso 3)

Al dar clic en el botón “Contabilizar”, el sistema generará una ventana de confirmación donde el usuario indicará si efectivamente se realizará la contabilización de la nómina.

PASO 6. EJEMPLO DE CONSOLIDACIÓN DE VACACIONES

A continuación se detalla el proceso realizado por MANAGER NÓMINA para consolidar las vacaciones, como ejemplo se toma al Empleado 01 y la empresa provisiona en una cuenta 2610 y consolida al final del año en una 2525:

6.1 VALIDAR PERIODOS DE VACACIONES PENDIENTES:

Se valida los periodos de vacaciones pendientes por el empleado de acuerdo a la fecha establecida en el campo “Vacaciones disfrutadas hasta” presente en la hoja de vida del empleado. De allí calcula MANAGER NÓMINA los días a liquidar en la VC01

De acuerdo a la información del Empleado 1, se calculan los días de vacaciones pendientes por liquidar

6.2 CÁLCULO DEL VALOR ADEUDADO POR VACACIONES AL EMPLEADO

Se debe realizar el cálculo del valor de las vacaciones a pagar al empleado si lo liquidaran al 30/12/2020 obtenemos el siguiente valor:

Nota: la base de las vacaciones dependen de los conceptos que el empleado tenga como base para vacaciones a disfrutar. MANAGER NÓMINA calcula la base de acuerdo a la relación de eventos del empleado, para este ejemplo el empleado no tiene variaciones, de lo contrario deberá generarse una relación de eventos para que el usuario pueda verificar de donde se genera la base de las vacaciones.

6.3 VALIDACIÓN DEL SALDO EN LAS CUENTAS CONTABLES DE VACACIONES

Si la empresa ajusta en la misma cuenta de provisiones (2525) se validará el saldo de esta cuenta y se compara con el valor adeudado al empleado y ese será el valor a ajustar por la nómina VC01.

En caso de que la empresa aún provisione en una cuenta 2610, se deberá validar que saldo tienen tanto en la cuenta de consolidación, como en la de provisión para calcular el ajuste a realizar por parte de MANAGER NÓMINA.

6.3.1 SALDO EN LA CUENTA DE PROVISIONES.

Saldo: $535.411

6.3.2 SALDO EN LA CUENTA CONSOLIDADA.

Saldo: $284.201

6.3.3 LA VALIDACION QUE REALIZA MANAGER ES LA SIGUIENTE:

Valor provisionado al 31 de Dic: es el valor que la empresa ya tiene provisionado por vacaciones por el Empleado 1, una parte está en la 2525 cuenta consolidada, ya que corresponde a la consolidación del año anterior y la otra parte está en la cuenta de provisiones que se ha realizado en el trascurso del año a consolidar.

Ajuste al saldo real adeudado al empleado: es el valor resultante entre la diferencia de lo que hay provisionado al 31 de Dic y el valor real a pagar al empleado si se liquidara al corte de la consolidación.

Traslado a la cuenta consolidada: corresponde al valor de lo que existe en la cuenta (2525) $284.201 y el valor que se calculó a pagar por vacaciones al empleado $948.884

• Ajuste consolidado de la cuenta (2525) = 284.201-948.884= 664.683.

6.4 CONTABILIZACIÓN

En la contabilización de la VC01 el usuario puede visualizar los ajustes calculados:

6.5 SALDOS CONTABLES

En los libros auxiliares se evidenciará el efecto saldando la cuenta de provisiones 2610 y realizando el respectivo traslado y actualización del valor que debe estar en la cuenta 2525

Nota: el proceso de consolidación de vacaciones se realiza solo para los empleados activos, los retirados deben ser verificados y ajustados de ser el caso.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La liquidación de la consolidación de vacaciones se debe validar de acuerdo a las características de la empresa, es por esto, que la información detallada en el presente instructivo es de carácter informativo y corresponde al manejo estándar del software MANAGER NÓMINA, si la empresa cuenta con características diferentes puede tener variación en la forma de liquidación.

2. Los valores arrojados por la nómina de consolidación de vacaciones siempre deben ser certificados por el Contador, Revisor Fiscal o Departamento de Jurídico de la empresa para garantizar el correcto cumplimiento de la normatividad legal vigente.

3. Es responsabilidad de la empresa validar la correcta generación de la consolidación de vacaciones por MANAGER NÓMINA.

4. Para una correcta generación de la nómina de consolidación de vacaciones VC01, todas las nóminas de pago y de aportes del año a generar deben estar guardadas y contabilizadas incluyendo las del mes de Diciembre, de lo contrario, la información de la nómina será incorrecta debido a que el sistema debe obtener la información de la base y los días de liquidación de los acumulados de las nóminas de pago y los saldos contables de las cuentas de provisión de vacaciones.

5. La consolidación de las vacaciones solo aplica para los empleados activos, para los empleados que se encuentran retirados se deberán realizar los ajustes contables por el proceso de contabilidad.

FIN DEL INSTRUCTIVO