COMPRAS COMERCIALES A NO OBLIGADOS A FACTURAR (DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO)

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El instructivo aplica para el software MANAGER ERP, permitirá configurar de manera correcta la información y los parámetros necesarios para la generación del documento soporte electrónico en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. 

OBJETIVO

Definir los pasos que se deben seguir en MANAGER ERP de tal manera que permitan la correcta generación del documento soporte electrónico en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

ABSTRACT

El documento de compras comerciales hace referencia al documento usado para acreditar la compra de un bien o servicio, el cual debe ser generado por el comprador cuando hace transacciones con proveedores que no están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A TIPOS DE DOCUMENTO

Por medio de la siguiente ruta se accede a la ventana operativa de parametrización de tipos de documento.

Ingrese a la ruta: Catálogos – Configuración – Tipos de Documento. 

Posterior al ingreso por medio de la ruta mencionada, se desplegará la ventana operativa en la cual se evidencian los tipos de documento creados. 

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 1.1 PARÁMETROS ENCABEZADO DE DOCUMENTO

Ubique y de clic en el botón “Nuevo”; se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se diligencia la información requerida para el tipo de documento de compras.

A. Encabezado del documento:

• Clase de documento: las clases de documento vienen definidas en MANAGER ERP; para el documento de compras, en este caso se usará el EN01 que corresponde a las entradas sin orden de compra.

• Tipo: el tipo es de libre asignación, recomendable que las siglas del documento a crear sean consecuentes con la clase para su fácil identificación.

• Nombre: el nombre es de libre asignación, es recomendable que este sea consecuente con el tipo de documento. Ejemplo: FCN, factura de compra a no obligados.

• Consecutivo: campo correspondiente al número del tipo de documento.

• Control numerador: permite seleccionar el tipo de control del numerador.

Registro automático: el sistema actualiza el consecutivo.

Registro manual: el usuario deberá digitar el consecutivo del documento al momento de registrar.

Según asignación: de acuerdo a pestaña “Consecutivos”.

PASO 1.2 PARÁMETROS PESTAÑA IMPRESIÓN

En la pestaña de impresión, en el campo de tipo de formato defina la opción 4-solo formato proveedor tecnológico.

PASO 1.3 PARÁMETROS PESTAÑA TRIBUTARIOS

En la pestaña tributarios se debe parametrizar la información correspondiente a la resolución emitida por la DIAN para el documento de compras a no obligados a facturar (documento soporte electrónico).

A. Configuración resolución de documento:

• Tipo resolución para este documento: seleccione la opción documento soporte.

• Tipo resolución: permite confirmar el tipo de resolución.

• Número: defina el número de la resolución emitido por la DIAN para el documento soporte.

• Fecha: hace referencia a la fecha de formalización de la resolución emitida por la DIAN.

• Plazo vigencia: se debe digitar el número correspondiente a la cantidad de meses de vigencia de la resolución.

• Clase: permite la selección de la clase de resolución, ya sea autorización o habilitación.

• Prefijo: digite el prefijo de acuerdo a la información contenida en la resolución.

• Rango desde: corresponde al campo en el cual se debe digitar el número inicial del consecutivo del documento.

• Rango hasta: corresponde al campo en el cual se debe digitar el número final del consecutivo del documento.

• Botón agregar: permite guardar la información registrada correspondiente a la resolución.

• Botón quitar: permite quitar el registro de resolución creado.

B. Grid de contenido: muestra la información de la resolución antes configurada.

PASO 2. GENERACIÓN DE ENTRADAS COMERCIALES

Hace referencia al documento que se usará para acreditar la compra de un bien o servicio, que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. Para el ejemplo, se usará la opción de entradas sin orden valor parcial.

Ingrese a la Ruta: Inventarios- Entradas – Sin Orden Valor Parcial

PASO 2.1 OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de compras sin orden de compra, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR ENTRADAS SIN ORDEN VALOR PARCIAL

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual fue previamente creado.

• Número:   definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Proveedor: digitar el NIT del proveedor o en su defecto dar clic en el botón de los 3 puntos (…) y buscar el vinculado; el proveedor debe estar definido como no responsable de IVA.

• Forma Pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento; las formas de pago deben tener definidas las equivalencias de la DIAN.

• Detalle: es un campo adicional que permite definir una nota.

• Cuenta de reteFte: permite definir la cuenta de retención en la fuente que se va a calcular en la compra, si no se requiere calcular se deja el espacio en blanco.

• Lote: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Régimen: permite identificar el tipo de régimen al cual pertenece el vinculado.

• Documento 1 y Documento 2: permite definir números adicionales relacionados al documento, por ejemplo: los números de las órdenes de compra; si el consecutivo es automático se puede definir el número de la factura del proveedor. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Plazo: es donde se define el plazo que da el proveedor para el pago de la factura.

• Bodega: muestra el nombre de la bodega seleccionada a la cual se va a dar ingreso al producto.

B. Información del producto

• Bodega: definir la bodega que fue autorizada previamente en la configuración del tipo de documento, a la cual van a ingresar las cantidades de la compra.

• Código: definir el código del producto que se va a ingresar, sino se conoce se da clic en el botón (…), el cual muestra el catálogo de productos.

• Detalle: es un campo adicional que permite definir un detalle al producto.

• Cantidad: como su nombre lo indica, en este campo se definen las cantidades del producto que se va a ingresar.

• U.Med: se define la unidad  con la cual se va a ingresar el producto, se debe tener en cuenta que la unidad de medida debe tener configurada la equivalencia ISO de la DIAN.

• S/N: aplica si la empresa habilita el permiso de controlar número de serie en los productos y al ingresar la compra lo hacen registrando los números de serie de las cantidades adquiridas.

• Total de Impoconsumo: hace referencia al valor del impuesto al consumo cuando el producto cumple con dicha obligación.

• Valor unitario: corresponde al valor unitario de las cantidades adquiridas.

• Costo parcial: corresponde al campo en el cual se digita el valor parcial del producto. Dicho valor hace referencia al valor unitario multiplicado por la cantidad.

• Agregar: permite agregar el registro de los productos.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

C. Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron, bodega, código, nombre, unidad de medida, cantidad, precio unitario, parcial, lote.

D. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar”,  lo cual realiza el proceso de contabilización.

Después de dar clic en la opción guardar se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: ubique y de clic en el botón “Imprimir” para que el documento se emita. En la ventana emergente que se despliega seleccione la opción Sí, para generar el envío.  

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de entradas se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. El vinculado debe estar previamente parametrizado con los campos obligatorios del proceso de documentos electrónicos, email, dirección tributaria, teléfono sin caracteres especiales o espacios; en la pestaña otros definir la actividad económica, detalle tributario y responsabilidades fiscales y demás campos obligatorios para la creación de un proveedor.

3. Las unidades de medida deben tener configurada la equivalencia ISO de la DIAN.

4. Las formas de pago asociadas al documento deben tener configurada la equivalencia DIAN y el medio de pago DIAN.

5. El catálogo de precios 000 debe tener definido el código moneda en punto (.), el cual a su vez debe tener definido la equivalencia ISO (COP).

6. Una vez emitido el documento electrónico no debe ser objeto de modificaciones ya que la información fue reportada a la DIAN y en posibles cruces de información si se realiza algún cambio esta información no va a coincidir.

7. La relación detallada de cada uno de los campos del proceso de entradas sin orden valor parcial es explicado en el instructivo INST-CMC-OPR-ENTRADAS SIN ORDEN VALOR PARCIAL.

FIN DEL INSTRUCTIVO