ENTRADAS CON ORDEN DE COMPRA SIN CAUSACIÓN

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de las entradas con orden de compra sin causación, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de de las entradas con orden de compra sin causación.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con las entradas con orden de compra sin causación, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A ENTRADAS CON ORDEN DE COMPRA SIN CAUSACIÓN

Las entradas con orden de compra sin causación, hace referencia al proceso de ingresar la mercancía al sistema, por ejemplo, cuando éstas llegan con documento de remisión y el proveedor envía la factura días posteriores dada esta situación se realiza la causación de la operación al momento de recibir la factura, pero se da ingreso al inventario con la remisión.

Ingrese a la Ruta: Inventarios- Entradas – Con Orden C. Sin Causación

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de compras sin causación, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Barras: permite imprimir códigos de barras para los productos relacionados en el documento seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR ENTRADAS CON ORDEN DE COMPRA SIN CAUSACIÓN

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se parametriza si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: definir la fecha de compra con la cual se va a ingresar la mercancía.

• Proveedor: digitar el NIT del proveedor o en su defecto dar clic en el botón de los 3 puntos (…) y buscar el vinculado.

• Forma Pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento.

• Bodega: definir la bodega que fue autorizada previamente en la configuración del tipo de documento, a la cual va a ingresar las cantidades de la compra.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Documento 1 y Documento 2: permite definir números adicionales relacionados al documento, por ejemplo: los números de las órdenes de compra; si el consecutivo es automático se puede definir el número de la factura del proveedor. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Fecha respaldo: es un campo a nivel informativo en donde se puede definir una fecha adicional a la del encabezado del documento. Si no se cambia la fecha el sistema deja por defecto la del encabezado del documento.

• Plazo: es donde se define el plazo que da el proveedor para el pago de la factura.

• Fecha vence: es un campo a nivel informativo en donde se puede definir una fecha adicional de vencimiento diferente a la del encabezado del documento. Si no se cambia la fecha el sistema deja por defecto la del encabezado del documento.

•  Nota: es un campo adicional que permite definir un detalle o una nota.

B. Información del producto

• Agregar: ubique y de clic en el botón “Agregar” el cual muestra la información de la ventana “Entrada: órdenes de compra”.

Ccosto: muestra el centro de costo definido en el encabezado del documento.

Bodega: muestra el código de la bodega donde se va a ingresar la mercancía la cual fue definida en el encabezado del documento.

Ver orden de compra: permite ver el documento de la orden de la compra.

Grid de contenido: muestra el listado de productos que fueron agregados en la orden de compra, permite editar la cantidad y el Vr parcial.

Detalle: es un campo adicional que permite definir un detalle o una nota.

Subtotal: Suma parcial que ha de añadirse a otras cantidades para obtener el total general.

Aceptar: después de registrar los valores y las cantidades adquiridas se da clic en “Aceptar” para salvar la información o en su defecto cancelar para no guardar la información.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

• Botón código de barras: permite agregar el número de serie al producto siempre y cuando el producto se haya configurado con este parámetro.

C. Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron, bodega, código, nombre, unidad de medida, cantidad, precio unitario, parcial, lote.

D. Información de los totales :

• Redondear IVA: permite redondear los valores producto a producto o en la sumatoria.

• Otros cargos y deducciones: permite agregar conceptos a la cuenta 14 de inventarios para incrementar o disminuir el valor, pero no productos de acuerdo al modelo contable.

• Valor parcial: total del valor unitario por la cantidad.

• Otros cargos deduc: hace referencia al valor total de los gastos o deducciones adicionales que se ingresaron por ejemplo los fletes.

• Total a pagar: es el valor parcial más el valor de otros cargos deducciones.

E. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar”, se abre la ventana de cuentas predeterminadas, la cual muestra la información de la contabilización que es configurada de acuerdo a políticas internas de la empresa.

Después de dar clic en la opción “Guardar” se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de entradas se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. El uso del botón cargos y deducciones implica una parametrización adicional en los modelos contables; en la pestaña conceptos adicionales, se configuran los conceptos por cargos y deducciones que podría tener un modelo contable.

4. Para la habilitación de impresión de códigos de barras debe solicitar la configuración a Quality Colombia SA.

FIN DEL INSTRUCTIVO