TRASLADOS DE BODEGA (NUD)

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de los traslados de bodega/ NUD, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de los traslados de bodega/ NUD.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con los traslados de bodega/ NUD, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A TRASLADOS / NUD

Los traslados internos de mercancía se usan para enviar productos entre distintas bodegas o almacenes dentro de la misma empresa.

Ingrese a la Ruta: Inventarios- Traslados/ NUD

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de traslados entre bodegas, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Consultar ruta: el uso del botón depende de la parametrización en el vinculado en donde se define una ruta de despacho.

• Asistente de reintegros: permite realizar el cambio de bodega a una factura haciendo uso del documento de traslado entre bodega, este documento no afecta la venta solo las cuentas de inventario y las cantidades. Por ejemplo si en la venta se dió salida de la bodega 01 pero no era de esta sino de la bodega 02, se puede hacer uso del asistente de reintegros para hacer el cambio de la bodega.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR TRASLADOS ENTRE BODEGAS

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Proveedor: los traslados entre bodegas se hacen a nivel interno por tal motivo se define el NIT de la empresa.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal del vinculado, en caso de que este tenga dicha segmentación contable si no cuenta con sucursal se define la opción punto (.) de forma automática.

• Bod. Sale: definir la bodega que fue autorizada previamente en la configuración del tipo de documento, de la cual van a salir las cantidades en el traslado.

• Bod. Entra: definir la bodega que fue autorizada previamente en la configuración del tipo de documento, a la cual van a ingresar las cantidades en el traslado.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• C.costo: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Documento 1, documento 2 y 3: permite definir números adicionales relacionados al documento. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Fecha respaldo: es un campo a nivel informativo en donde se puede definir una fecha adicional a la del encabezado del documento. Si no se cambia la fecha el sistema deja por defecto la del encabezado del documento.

• Detalle: es un campo adicional que permite definir una nota a nivel informativo.

• Agregar desde requisición: aplica para las empresas que manejan el tipo de documento de requisición, permite agregar los productos asociados a dicho documento.

• Total: hace referencia al total de productos agregados desde el botón de requisiciones.

B. Información del producto:

• Código: defina el código del producto, si no se conoce se da clic en el botón (…) para buscar el producto específico que se requiere trasladar.

• Nombre: campo donde se ve el nombre del producto.

• Lote: si se habilita el permiso en el tipo de documento, el sistema solicita el código del lote que debe estar previamente creado y el producto debe tener habilitado el permiso de controlar lote.

• Cantidad: como su nombre lo indica, en este campo se definen las cantidades del producto que se van a trasladar.

• U. med: se define la unidad de medida con la cual se va a trasladar el producto.

• SN/detalle: aplica si la empresa habilita el permiso de controlar número de serie en los productos y al ingresar la compra lo hacen registrando los números de serie de las cantidades adquiridas, al momento de hacer el traslado al producto se debe definir el serial específico de dicho producto.

• Existencia: muestra las cantidades en existencia del producto que se va a agregar.

• Agregar: agrega la información del producto que se está registrando.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

C. Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron, en donde quedan los registros de cada producto, uno que muestra la salida de la bodega que se especificó en el encabezado del documento y otro registro donde muestra la entrada a la bodega que se especificó en el encabezado del documento. En el campo “TP” es donde se evidencia el estado de cada registro en donde la “S” indica la salida y “E” la entrada.

D. Información de los totales:

• Lote: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Ítems: número de productos listados en el grid de contenido.

• Total cantidad: muestra la cantidad total de los productos agregados.

• Total cantidad 2: muestra la cantidad de total de los productos que controlan la segunda unidad de medida.

• Guía: permite diligenciar la información de la guía de transporte.

• Novedades: permite agregar notas en los documentos derivados de diferentes actividades e informar las novedades agregadas por los diferentes usuarios.

• Botón clip azul: permite adjuntar archivos al documento desde una ubicación en el computador.

E. Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar”, se abre la ventana de cuentas predeterminadas, la cual muestra la información de la contabilización que es configurada de acuerdo a políticas internas de la empresa. Después de dar clic en la opción guardar se habilita la opción de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de los traslados se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

3. Para realizar traslados entre bodegas se debe definir en el usuario en la pestaña comerciales y otros, las bodegas de entrada y salida.

FIN DEL INSTRUCTIVO