NOTA DE AJUSTE DOCUMENTO DE CAUSACIÓN (DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO)

Manager ERP Versión 7

ALCANCE

El instructivo permite configurar de manera correcta la información y los parámetros necesarios para la generación de notas de ajuste documento de causación en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en el software MANAGER ERP.

OBJETIVO

Definir los pasos que se deben seguir en MANAGER ERP, de tal manera que permitan la correcta generación de la nota de ajuste documento de causación en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

ABSTRACT

La nota de ajuste documento de causación hace referencia, al documento usado para hacer la anulación o corrección de un bien o servicio que fue causado en el documento de causación en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

CONTENIDO

INSTRUCTIVO NOTA DE AJUSTE DOCUMENTO DE CAUSACIÓN
(DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO)

A continuación, se describen los pasos para la parametrización correcta de los componentes necesarios en la generación de notas de ajuste documento de causación.

PASO 1. PARAMETRIZACIÓN TIPO DE DOCUMENTO

Por medio de la siguiente ruta acceda a la ventana operativa de parametrización de tipos de documento.

Ingrese a la ruta: Catálogos – Configuración- Tipos de Documento.

Posterior al ingreso por medio de la ruta mencionada, se desplegará la ventana operativa en la cual se evidencian los tipos de documento creados.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

1.1. PARÁMETROS ENCABEZADO

Posterior a selección del botón “Nuevo”, se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se diligencia la información requerida para el tipo de documento: nota de ajuste documento de causación.

A. Comprende los siguientes campos:

• Clase de documento: la clase de documento es obligatoria para la creación de un tipo de documento. Las clases de documentos ya vienen definidas en MANAGER ERP. Para consultar las distintas clases de documentos existentes en el sistema haga clic en el botón de consulta (...) en el cual se abrirá la ventana de Lista de Clase Documento.

Para la creación de documentos de notas de ajuste documento de causación se deberá seleccionar la clase documento soporte ajuste (DSA1).

En caso de no existir la clase documento soporte ajuste, se podrá crear dando clic en el botón “Nuevo”. En la ventana que se despliega deberán diligenciar los siguientes campos:

Código: DSA1.

Nombre: Documento soporte ajuste.

Clic en “Guardar”.

• Tipo: el tipo es de libre asignación, recomendable que las siglas del documento a crear sean consecuentes con la clase para su fácil identificación.

• Nombre: el nombre es de libre asignación, es recomendable que este sea consecuente con el tipo de documento. Ejemplo: FV, factura de venta.

• Consecutivo: campo correspondiente al número actual del tipo de documento.

• Control numerador: permite seleccionar el tipo de control del numerador.

Registro automático: el sistema actualiza el consecutivo.

Registro manual: el usuario deberá poner el consecutivo del documento al momento de registrar.

Según asignación: de acuerdo a pestaña “Consecutivos”.

1.2. PARÁMETROS PESTAÑA GESTIÓN

A. Comprende las pestañas en las cuales se debe parametrizar o seleccionar los parámetros contables y comerciales que se diligenciarán en el encabezado del documento según sea necesario.

1.3. PARÁMETROS PESTAÑA TRIBUTARIOS

En la pestaña tributarios se debe parametrizar la información correspondiente a la resolución, como la DIAN no exige resolución para la nota de ajuste, se debe parametrizar una resolución genérica punto (.), la cual comprenda los siguientes parámetros.

A. Tipo Resolución para este documento: permite la selección del tipo de resolución a aplicar para el tipo de documento. Ubique y de clic en la pestaña desplegable y seleccione el tipo “Documento soporte”.

B. Comprende los siguientes campos y botones operativos:

• Tipo de resolución: seleccione el tipo “Documento soporte”.

• Número: en este campo no es obligatorio digitar el número de resolución emitido por la DIAN para el documento soporte, se puede definir la opción punto (.)

• Fecha: corresponde al inicio de vigencia de la resolución.

• Plazo vigencia: digite el número correspondiente a la cantidad de meses de vigencia de la resolución.

• Clase: permite la selección de la clase de resolución, ya sea Autorización o Habilitación.

• Prefijo: este campo es de libre asignación para la nota de ajuste, recomendable que las siglas del prefijo a crear sean consecuentes con el tipo de documento.

• Rango desde: corresponde al campo en el cual se debe digitar el número inicial del consecutivo del documento.

• Rango hasta: corresponde al campo en el cual se debe digitar el número final del consecutivo del documento.

• Botón agregar: permite guardar la información registrada correspondiente a la resolución.

• Botón quitar: permite quitar el registro de resolución creado.

PASO 2. GENERACIÓN NOTA DE AJUSTE DOCUMENTOS DE CAUSACIÓN

Por medio de la siguiente ruta se accede a la ventana operativa del proceso de generación de nota de ajuste documento de causación.

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Causaciones – Ajustes a Documentos de Causación.

Posterior al ingreso por medio de la ruta mencionada, se desplegará la ventana operativa en la cual se evidencian los documentos de causación creados.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

Posterior a selección del botón “Nuevo”, se desplegará la siguiente ventana operativa del proceso de generación de nota de ajuste documentos de causación.

A. Comprende los parámetros de encabezado del documento.
B. Grid de contenido en el cual se evidencia información de los documentos de causación a aplicar la nota de ajuste.
C. Información de totales.

2.1. REGISTRO DATOS DE ENCABEZADO

En los siguientes campos se debe diligenciar la información relacionada con los datos del encabezado del documento.

A. Comprende los siguientes campos y botones operativos relacionados con la identificación del tipo de documento y los parámetros de vinculado.

• Tipo de documento: permite seleccionar el tipo de documento para el registro del documento de causación, dicho tipo de documento debe estar creado previamente y su clase es DSA1.

• Número: hace referencia al consecutivo del documento.

• Fecha de registro: hace referencia a la fecha de registro del documento.

• Cliente: permite seleccionar por medio del botón (…) el cliente al cual se le realiza la nota de ajuste documento de causación.

• Sucursal cliente: si el cliente fue creado con sucursales se define el código; si la opción no se encuentra activa en el vinculado, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Datos factura de gasto: permite parametrizar los datos del documento de causación al cual se le aplicará la nota de ajuste. Si no se conoce el documento se puede hacer uso del botón (…), el cual se detallará en el siguiente punto.

Clase: definir la clase de documento de causación, la cual es DCS1.

Tipo: definir el tipo de documento de causación.

Número: definir el número de documento de causación a la cual se le va a aplicar la nota de ajuste.

• Sucursal: aplica si la empresa ha definido previamente la sucursal como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Centro de costo: aplica si la empresa ha definido previamente el centro de costo como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Destino: aplica si la empresa ha definido previamente el destino como segmentación contable y/o financiera.

• Vendedor: hace referencia a los vendedores de la empresa, aplica si la empresa ha definido previamente vendedor como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Cobrador: hace referencia a los cobradores de la empresa, aplica si la empresa ha definido previamente cobrador como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Zona: de acuerdo a la configuración que defina la empresa, la zona puede ser una ubicación geográfica, aplica si la empresa ha definido previamente zona como segmentación contable y/o financiera. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Forma de pago: permite seleccionar por medio del botón (…) la forma de pago para que se reverse la operación.

• Bod Entra: aplica si la empresa ha definido previamente una bodega como segmentación contable. Al activarla en el tipo de documento, el encabezado del mismo solicitará este parámetro.

• Motivo: hace referencia al motivo del por qué la nota de ajuste, los motivos son definidos por la DIAN y son los siguientes:

Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio.

Anulación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Rebaja o descuento parcial o total.

Ajuste de precio

Otros

• Nota: es un campo adicional que permite definir un detalle o una nota sobre el motivo de ajuste a realizar.

• NIIF, PCGA, FISCAL: comprende los filtros usados para consultar la información de acuerdo al tratamiento contable.

B. Comprende los siguientes botones operativos.

• Botón Agregar: permite agregar el concepto o servicio al documento nota de ajuste.

• Botón Quitar: permite quitar un concepto o servicio previamente agregado.

• Botón Guardar: permite guardar la información registrada en el documento de causación.

2.1.1. SELECCIÓN DOCUMENTO DE CAUSACION MEDIANTE BOTÓN DE AYUDA (…).

En caso de no conocer el documento de causación al cual se va a realizar la nota de ajuste, este se podrá seleccionar por medio del botón de ayuda (…). Una vez se da clic se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se evidencian los documentos de causación generados al cliente.

A. Comprende los siguientes filtros y botones operativos:

• Fecha inicial: digite la fecha inicial de consulta de la información.

• Fecha final: digite la fecha final de consulta de la información.

• Botón Buscar: ejecuta la consulta de la información según los filtros seleccionados.

• Botón Imprimir: genera un registro en formato Excel del informe Presupuesto Contable.

• Botón Seleccionar: permite seleccionar el documento al cual se va a aplicar la nota de ajuste.

B. Grid de contenido: permite evidenciar los documentos de causación que se han elaborado al cliente en el rango de fecha consultada, seleccione el documento al cual aplicar la nota de ajuste.

Posterior a la selección del documento de causación, serán visibles los datos del mismo en el encabezado del documento.

2.2. REGISTRO DATOS DE CONCEPTO / SERVICIO

Posterior a diligenciar los datos del encabezado se debe agregar la información relacionada con los conceptos o servicios a aplicar la nota de ajuste. Al dar clic en el botón “Agregar” el cual se encuentra ubicado en el encabezado del documento, se abrirá la ventana de productos x documento, se selecciona el concepto o servicio a aplicar la nota de ajuste.

A. Pestaña devoluciones: Cuando la nota de ajuste es para devolución total se marca el check de “Igual”. En caso afectar las cantidades del concepto o servicio causado, se selecciona e ingresa la cantidad a generar ajuste.

B. Pestaña descuentos: Se presenta cuando en la nota de ajuste se debe descontar una parte del valor del concepto o servicio causado. Selecciona e indica el valor a descontar.

Una vez seleccionada alguna de las dos opciones de ajuste y salvada la información mediante el botón “Guardar” se cargará en el grid de contenido de la nota de ajuste la información del documento de causación como se muestra a continuación.

A. Grid de contenido: Comprende la informacion del concepto o servicio agregado en el documento de causacion al cual se le aplica la nota de ajuste.

B. Información de los totales:

• Lote documento: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Items: número de productos listados en el grid de contenido.

• Impoconsumo: muestra el valor del impuesto al consumo cuando el producto cumple con dicha obligación.

• Parcial: hace referencia al valor total antes de IVA.

• Descuento: muestra el total de descuento aplicado.

• IVA: hace referencia al valor total del impuesto al valor agregado.

• Rte/Fuente: aplica si en el tipo de documento se define cuenta contable en el campo de Retefuente y el vinculado está marcado como retenedor en la fuente.

• Total: es el valor parcial más el IVA.

Al finalizar los procesos en los cuales se registran los datos de encabezado y se agregan los conceptos o servicios a realizar nota de ajuste se debe dar clic en el botón “Guardar”, esto permitirá salvar la información y acceder al registro en cuentas predeterminadas.

2.3. SELECCIÓN MODELO DE CUENTAS PREDETERMINADAS

Posterior a selección de botón “Guardar” en el paso anterior se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se debe seleccionar el modelo de cuentas predeterminadas a aplicar en la contabilización.

A. Comprende el listado de los diferentes modelos de cuentas predeterminadas creados para el tipo de documento. Se selecciona el modelo a usar para contabilizar.

B. Comprende los siguientes botones operativos.

• Botón Aceptar: permite guardar la selección del modelo de cuentas predeterminadas y continuar a la ventana operativa de registro. En el siguiente paso se evidencia a detalle dicha ventana y el proceso de contabilización.

• Botón Cancelar: permite cancelar la operación y a su vez regresar a la ventana operativa del paso anterior.

Para información más detallada acerca de cómo configurar modelos de cuentas predeterminadas en el tipo de documento, consultar el instructivo INS-CNT-PAR-CUENTAS PREDETERMINADAS.

2.4. REGISTRO CONTABLE EN CUENTAS PREDETERMINADAS

Posterior a la selección del modelo de cuentas predeterminadas se abrirá la siguiente ventana operativa, en la cual se evidencia el registro contable y los valores correspondientes a los movimientos.

Para finalizar el proceso se debe dar clic en el botón “Guardar”, esto permitirá salvar la información contable y habilitará el cierre e impresión de la nota de ajuste documento de causación.

A continuación, se evidencia documento generado mediante el proceso de ajuste a documentos de causación, el cual debe ser emitido electrónicamente por medio del botón “imprimir”.

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Causaciones – Ajustes a Documentos de Causación.

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Transacciones.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La correcta parametrización de los conceptos o servicios, modelos contables, tipos de documento y sus componentes, garantizan la correcta ejecución y generación de los documentos de causación y su respectiva nota de ajuste.

2. La generación de los documentos de causación aplica para compras en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y para compras realizadas a responsables de IVA, sin embargo, se deben crear dos tipos de documento para independizar cada causación.

3. La correcta parametrización de los vinculados, régimen y sus responsabilidades fiscales y tributarias garantizará la correcta ejecución y generación de los documentos de causación y notas de ajuste.

4. Una vez emitido el documento electrónico no debe ser objeto de modificaciones ya que la información fue reportada a la DIAN y en posibles cruces de información si se realiza algún cambio esta información no va a coincidir.

5. En caso de requerir la impresión física del documento soporte electrónico, se recomienda descargar e imprimir el generado por el proveedor tecnológico.

FIN DEL INSTRUCTIVO