DEVOLUCIÓN ELECTRÓNICA

Manager facturación electrónica Versión 7

ALCANCE

El instructivo permite llevar a cabo el proceso de la elaboración de devoluciones de facturas electrónicas de venta por el valor total o parcial de los productos, afectando las cantidades del inventario o solo el valor.

OBJETIVO

Definir los pasos que se deben seguir en MANAGER ERP, para la elaboración de las devoluciones (notas crédito) de las facturas electrónicas de venta y su emisión.

ABSTRACT

Por medio de este procedimiento se realiza la devolución de los productos y servicios que fueron facturados electrónicamente a un cliente. Por ejemplo, si se presentó un error con alguno de los productos facturados y el cliente solicita devolución total, se debe proceder a generar la nota crédito.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. SELECCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA

Como primer paso lleve a cabo la consulta de la factura electrónica de venta por medio de la herramienta de documentos electrónicos, para que al momento de realizar la nota crédito cargue la información principal en el documento.

Ingrese por la ruta: Contabilidad – Herramientas – Documentos electrónicos

En la ventana Relación de Documentos Electrónicos realice los siguientes pasos:

A. Realice la consulta de las facturas electrónicas ingresando el rango de fechas donde se elaboró la factura, clic en “Consultar”.
B. Ingrese el tipo de documento de la nota crédito.
C. Seleccione la factura a la cual se le realizará la nota crédito.
D. Clic en “hacer NC”.

También puede realizar el proceso desde la ruta “Facturación – Devoluciones y Cargos”

PASO 2. ELABORACIÓN DE DEVOLUCIÓN

Se procede a realizar la devolución e ingresar la información necesaria para completar la operación.

A. Ingrese el motivo, los cuales son definidos por la DIAN y son los siguientes:

1. Devolución de parte de los bienes; no aceptación.

2. Anulación de factura electrónica.

3. Rebaja total aplicada.

4. Descuento total aplicado.

5. Rescisión: nulidad por falta de requisitos.

6. Otros

B. Diligencie en la nota información que detalle el motivo anterior.

C. Cuando los datos estén diligenciados, clic en “Agregar”

CASO 1. Cuando la devolución afecta las cantidades del inventario:

A. En la ventana “Productos x Documento”, pestaña Devoluciones, seleccione los productos e ingrese la cantidad a generar devolución.

B. Clic en “Aceptar” cuando se hayan seleccionado la totalidad de productos a devolver.

CASO 2. Se presenta cuando la devolución no afecta las cantidades sino sólo el precio del producto.

A. Seleccione la segunda pestaña Descuentos.
B. Diríjase al producto en el cual aplica el descuento y diligencie el campo Descuento Valor.
C. Clic en “Aceptar”.

Después de agregar los productos se procede a guardar el documento y así se genera la contabilización.

A. Clic en el botón “Guardar”.
B. En la ventana emergente que se despliega seleccione la opción “Sí”.

PASO 3. EMISIÓN DE LA DEVOLUCIÓN ELECTRÓNICA.

Después de guardar el documento se habilita la opción imprimir con la que inicia el envío de la nota crédito.

A. Clic en el botón “Imprimir”.
B. En la ventana emergente que se despliega seleccione la opción Sí, para generar el envío.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La contabilización que se genera en este procedimiento está configurada en el modelo contable asignado al producto.

2. Cerciórese que el usuario cuenta con los permisos necesarios para llevar a cabo el proceso.

3. Después de emitido el documento valide por la herramienta de documentos electrónicos de MANGER ERP el estado de emisión, para corroborar que no existan novedades en el envío. De igual forma se debe validar desde el portal del proveedor tecnológico su correcta emisión.

4. Una vez emitido el documento electrónico no debe ser objeto de modificaciones ya que la información fue reportada a la DIAN y en posibles cruces de información si se realiza algún cambio esta información no va a coincidir.

FIN DEL INSTRUCTIVO