DEVOLUCIÓN POR FACTURA

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El instructivo permite llevar a cabo el proceso de elaboración de devolución por factura de venta por el valor total o parcial de los productos, afectando las cantidades del inventario o solo el valor.

OBJETIVO

Definir los pasos que se deben seguir en MANAGER ERP, para la elaboración de la devolución por factura de venta.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con las devoluciones comerciales, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevaran a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A DEVOLUCIÓN POR FACTURA

Una devolución en venta sucede cuando un cliente devuelve un producto que previamente había comprado, y que la empresa había contabilizado como una venta. Al suceder la devolución de la venta el producto devuelto vuelve a ingresar al inventario.

Ingrese por la ruta: Facturación – Devoluciones/Cargos – Devolución x Factura

Una vez sea seleccionado el acceso a devolución x factura se encontrará la ventana operativa.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Barras: permite imprimir códigos de barras para los productos relacionados en el documento seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada

PASO 2. ELABORACIÓN DE DEVOLUCIÓN

Se procede a realizar la devolución e ingresar la información necesaria para completar la operación.

A. PARÁMETROS DEL ENCABEZADO DEL DOCUMENTO

• Tipo: defina el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: diligencia el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Cliente: digite el NIT del vinculado o en su defecto de clic en el botón (…) y se define el parámetro para realizar la búsqueda en la ventana operativa.

• Sucursal cliente: si el cliente fue creado con sucursales se define el código; si la opción no se encuentra activa en el vinculado, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Sucursal empresa: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación y/o financiera.

• C.costo: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Vendedor: hace referencia a los vendedores de la empresa, en caso de que previamente se hayan creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Cobrador: hace referencia a los compradores de la empresa, en caso de que previamente se hayan creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Zona: de acuerdo a la configuración que defina el cliente, la zona puede ser una ubicación geográfica y es solicitada si se habilita el permiso en el tipo de documento.

• Forma Pago: definir la forma de pago de la factura para que se reverse la operación.

• Bodega de entrada: definir la bodega que se afectó en la factura para devolver las cantidades.

• Motivo: hace referencia al motivo del por qué la devolución, este campo se usa principalmente en las devoluciones electrónicas, los motivos son definidos por la DIAN y son los siguientes:
  1.Devolución de parte de los bienes; no aceptación.
  2.Anulación de factura electrónica.
  3.Rebaja total aplicada.
  4.Descuento total aplicado.
  5.Rescisión: nulidad por falta de requisitos.
  6.Otros

• Nota: es un campo adicional que permite definir un detalle o una nota.

• Novedades: Este botón se habilita después de guardar el documento y permite agregar notas adicionales para realizar seguimiento al mismo.

B. DATOS DE LA FACTURA DE VENTA

Información de la factura a la cual se le va a aplicar la devolución.

• Clase: definir la clase de documento de la factura de venta; para facturas comerciales aplica la FV00 productos y servicios FV03.

• Tipo: definir el tipo de documento de la factura.

• Número: definir el número de la factura a la cual se le va a aplicar la devolución.

Si no se conoce la información de la factura ubique y de clic en el botón (…), el cual muestra una ventana con todas las facturas que se le han realizado al cliente.

A. Fecha inicial - fecha final: definir un rango de fecha a consultar.
B. Grid de contenido facturas: muestra los documentos de facturas que se han elaborado al cliente en el rango de fecha consultada, seleccione la factura a la cual aplicar la devolución.
C. Grid de contenido productos: muestra los productos que fueron facturados en el documento seleccionado.
D. Seleccionar: después de dar clic a la factura a la cual se va a aplicar la devolución, ubique y haga clic en el botón “Seleccionar”.

C. INFORMACIÓN DEL PRODUCTO

• Agregar: ubique y de clic en el botón agregar para seleccionar los productos o el valor a devolver.

Devoluciones: Cuando la devolución afecta las cantidades del inventario:

• En la ventana “Productos x Documento”, pestaña Devoluciones, seleccione los productos e ingrese la cantidad a generar devolución.

• Clic en “Aceptar” cuando se hayan seleccionado la totalidad de productos a devolver.

Descuentos: Se presenta cuando la devolución no afecta las cantidades sino sólo el precio del producto.

• Seleccione la segunda pestaña “Descuentos”.

• Diríjase al producto en el cual aplica el descuento y diligencie el campo Descuento Valor.

• Clic en “Aceptar”.

Después de haber seleccionado alguna de las dos opciones de devolución, la información del producto se carga en el grid de contenido de la devolución.

• Quitar: retira el registro del producto que se haya agregado.

D. INFORMACIÓN DE LOS TOTALES

• Lote documento: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes de documento para el registro de información.

• Puntos: hace referencia a la cantidad de puntos generados en la devolución de acuerdo a la política parametrizado en “Empresa”, en compañía de un consultor de QUALITYCOLOMBIA S.A.

• Items: número de productos listados en el grid de contenido.

• Impoconsumo: muestra el valor del impuesto al consumo cuando el producto cumple con dicha obligación.

• Descuento: muestra el total de descuento aplicado.

• Parcial: hace referencia al valor total antes de IVA.

• IVA: el valor total del impuesto al valor agregado.

• Dcto. IVA obsequios: muestra el valor real del producto que se facturó como obsequio.

• Rte/Fuente: aplica si en el tipo de documento se define cuenta contable en el campo de Retefuente y el vinculado está marcado como retenedor en la fuente.

• Total: es el valor parcial más el IVA.

E. GUARDAR Y/O CANCELAR

Después de haber diligenciado toda la información necesaria, se da clic en el botón “Guardar” para que se contabilice la devolución.
Después de dar clic en la opción “Guardar” se habilita las opciones de:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La contabilización que se genera en este procedimiento está configurada en el modelo contable asignado al producto.

2. Cerciórese que el usuario cuenta con los permisos necesarios para llevar a cabo el proceso.

3. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

4. Para la habilitación de impresión de códigos de barras debe solicitar la configuración a Quality Colombia SA.

FIN DEL INSTRUCTIVO