REMISIONES

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de las remisiones, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de las remisiones.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con las remisiones, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A REMISIONES

Una remisión es un documento provisional que puede realizarse antes de elaborar la factura de venta. Este documento conduce o sirve para respaldar la entrega de mercancía y/o la prestación de un servicio a un cliente.

Ingrese a la Ruta: Facturación - Remisiones

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “conversión de ítems”, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Solo pendientes: permite filtrar solo remisiones pendientes que no hayan sido agregadas a facturas.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Barras: abre una ventana adicional para la impresión del sticker con códigos de barras y datos de los productos agregados a la remisión.

• Facturar: abre la ventana de facturación para digitar los datos correspondientes.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR UNA REMISIÓN

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Forma pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento.

• Cliente: digite el NIT del vinculado o en su defecto de clic en el botón (…) y se define el parámetro para realizar la búsqueda en la ventana operativa.

• Sucursal: Aplica si el cliente seleccionado tiene configuradas sucursales, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Bod. Entra: hace referencia a la bodega donde se ingresará la mercancía la cual está parametrizada en el tipo de documento.

• Botón guía: abre una ventana adicional para agregar datos informativos de la guía de transporte como el número de guía, placa, celular, entre otros.

• Nota: es un campo adicional que permite definir un detalle a nivel informativo.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Plazo: se define en días el plazo máximo de pago en el caso de ser a crédito.

• Vendedor: permite seleccionar el código del vendedor siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Cobrador: permite seleccionar el código del cobrador siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Zona: permite seleccionar el código de la zona siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Respaldo1: es un campo alfanumérico el cual permite agregar información adicional. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Respaldo2: permite definir números adicionales relacionados al documento. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en cero (0.00).

• Datos entrega: abre una ventana adicional con los datos parametrizados en el cliente (nombre, dirección, teléfono, ciudad, barrio, email, fecha de entrega y detalle), los cuales pueden ser modificados para la remisión.

• Agregar desde pedido: abre una ventana adicional en la cual se pueden seleccionar los pedidos realizados previamente del mismo cliente y agregar los productos a la remisión.

B. Información de los productos:

• Bodega: defina la bodega en la que se encuentran los productos que se van a agregar a la remisión.

• Lista: permite seleccionar la lista de precios con la cual se va a realizar la remisión del producto.

• Código: defina el código del producto, sino se conoce se da clic en el botón (…) para buscar el producto específico.

• Detalle: permite definir una anotación adicional al producto.

• Lote: si se habilita el permiso en el tipo de documento, el sistema solicita el código del lote que debe estar previamente creado y el producto debe tener habilitado el permiso de controlar lote.

• Cantidad: en este campo se definen las cantidades del producto que se van a agregar a la remisión.

• U. Med: se define la unidad de medida del producto.

• Serial: permite elegir el número de serie del producto siempre y cuando el producto haya sido parametrizado para controlar esta característica.

• Precio base: hace referencia al valor unitario del producto de acuerdo a la lista de precios seleccionada.

• %Dcto: corresponde al descuento en porcentaje que se puede asignar al producto siempre y cuando se haya parametrizado en el tipo de documento y el producto, línea, lista de precios y cliente tengan porcentaje autorizado.

• Precio Neto: hace referencia al resultado del precio base menos el descuento.

• Agregar: agrega la información del producto que se está registrando.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

• Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron.

C. Información agrupada de los totales:

• Botón Prg. Pag: temporalmente deshabilitado.

• Botón: Novedades: se habilita una vez guardado el documento. Abre una ventana adicional que permite agregar notas para realizar seguimiento al documento.

• Impoconsumo: corresponde al total del valor de impoconsumo, aplica solamente si el producto ha sido parametrizado con esta característica.

• Parcial: corresponde a la suma de los precios de los productos antes de iva.

• Descuento: corresponde al valor total del descuento aplicado.

• IVA: corresponde al valor total del iva.

• Rte/IVA: corresponde al valor total de la retención de IVA, aplica si el cliente ha sido parametrizado como retenedor de IVA y también las cuentas contables correspondientes.

• Rte/Fuente: corresponde al valor total de la retención en la fuente, aplica si el cliente ha sido parametrizado como retenedor en la fuente y también las cuentas contables correspondientes.

• Rte/ICA: corresponde al valor total de la retención de ICA, aplica si el cliente ha sido parametrizado como retenedor de ICA y también las cuentas contables correspondientes.

• Total a pagar: corresponde al valor parcial menos descuento, más IVA.

D. Después de dar clic en el botón guardar, se habilitan las siguientes opciones:

• Editar: si el documento ya fue cerrado no permite editar, se debe usar la herramienta de reabrir documentos para que la opción editar se habilite.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de las remisiones se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. El proceso de remisiones no esta actualmente habilitado para el sistema POS comercial.

3. Cuando se cierra el documento este no puede ser editado, si se requiere reabrir el documento para hacer modificaciones, se recomienda el uso de la herramienta contable y se debe contar con los permisos para el uso de la misma.

4. Para mostrar los totales de impoconsumo y retenciones se deben parametrizar con anterioridad.

FIN DEL INSTRUCTIVO