PEDIDOS

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de los pedidos, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de los pedidos.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con los pedidos, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A PEDIDOS

Un pedido es un documento que comprende un acuerdo contractual entre una organización y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos.

Ingrese a la Ruta: Facturación - Pedidos

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “pedidos”, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Solo pendientes: permite filtrar solo pedidos pendientes que no se hayan facturado.

• Cargar peso: permite mostrar en el grid de contenido el peso total de los productos agregados al pedido siempre y cuando se haya parametrizado ésta característica en los productos.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Entrega: permite convertir el pedido en documento de remisión.

• Facturar: permite convertir el pedido en factura de venta.

• Anular: permite anular el pedido seleccionado.

• Dar de baja: permite dar de baja a los productos agregados al pedido.

• Ver estado cuenta: abre la ventana de estado de cuenta del cliente de acuerdo al pedido seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR UN PEDIDO

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Cliente: digite el NIT del vinculado o en su defecto de clic en el botón (…) y se define el parámetro para realizar la búsqueda en la ventana operativa.

• Sucursal: Aplica si el cliente seleccionado tiene configuradas sucursales, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Forma pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento.

• Nota: es un campo adicional que permite definir una nota a nivel informativo.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Plazo: se define en días el plazo máximo de pago en el caso de ser a crédito.

• Fecha entrega: permite definir una fecha informativa de la entrega de los productos agregados al pedido.

• Documento 1: es un campo alfanumérico el cual permite agregar información adicional. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Documento 2: permite definir números adicionales relacionados al documento. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en cero (0.00).

• Vendedor: permite seleccionar el código del vendedor siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Zona: permite seleccionar el código de la zona siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Agregar desde cotización: abre una ventana adicional en la cual se pueden seleccionar las cotizaciones realizadas previamente del mismo cliente y agregar los productos al pedido.

• Redondear precios: permite redondear el valor de los precios cuando se manejan decimales.

• Dat. Entrega: abre una ventana adicional con los datos parametrizados en el cliente (nombre, dirección, teléfono, ciudad, barrio, email, fecha de entrega y detalle), los cuales pueden ser modificados para el pedido.

B. Información de los productos:

• Obs: esta marcación permite agregar el producto como obsequio, el cual debe estar previamente parametrizado en las propiedades del producto.

• Bodega: defina la bodega en la que se encuentran los productos que se van a agregar al pedido.

• Código: defina el código del producto, sino se conoce se da clic en el botón (…) para buscar el producto específico.

• Detalle: permite definir una nota adicional al producto.

• Lote: si se habilita el permiso en el tipo de documento, el sistema solicita el código del lote que debe estar previamente creado y el producto debe tener habilitado el permiso de controlar lote.

• Lista: permite seleccionar la lista de precios con la cual se va a realizar el pedido del producto.

• Cantidad: en este campo se definen las cantidades del producto que se van a agregar al pedido.

• U. Med: se define la unidad de medida del producto.

• Serial (botón RS): permite elegir el número de serie del producto siempre y cuando el producto haya sido parametrizado para controlar esta característica.

• Reservar (botón FB): permite crear el número de serie para su posterior asignación.

• Precio unitario: hace referencia al valor unitario del producto de acuerdo a la lista de precios seleccionada.

• %Dcto: corresponde al descuento en porcentaje que se puede asignar al producto siempre y cuando se haya parametrizado en el tipo de documento en el producto, línea, lista de precios y cliente tengan porcentaje autorizado.

• $$$Dcto: corresponde al descuento en valor que se puede asignar al producto siempre y cuando se haya parametrizado en el tipo de documento y el producto, línea, lista de precios y cliente tengan descuento máximo autorizado.

• Neto: hace referencia al resultado de multiplicar el valor unitario por las cantidades menos los descuentos.

• Agregar: agrega la información del producto que se está registrando.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

• Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron.

C. Información agrupada de los totales:

• Saldo Bodega: muestra el saldo de la cantidad disponible del producto y bodega seleccionados.

• Cod. Barras: abre una ventana adicional para la impresión del sticker con códigos de barras y datos de los productos agregados al pedido.

• Novedades: se habilita una vez guardado el documento. Abre una ventana adicional para realizar seguimiento al documento.

• Aprobar: abre una ventana adicional para realizar la aprobación del pedido mediante un código de aprobación y un detalle.

• Ítems: muestra la sumatoria de los registros de los productos agregados al pedido.

• Cantidad: muestra la sumatoria de las cantidades de los productos agregados al pedido.

• Iva Obsequio: muestra el valor del iva de los productos agregados como obsequio, dependiendo de la parametrización del tipo de iva para dichos productos.

• Parcial: corresponde a la suma de los precios de los productos antes de IVA.

• Descuento: corresponde al valor total del descuento aplicado.

• IVA: corresponde al valor total del IVA.

• TOTAL: corresponde al valor parcial menos descuento, más IVA.

D. Después de dar clic en el botón guardar, se habilitan las siguientes opciones:

• Editar: permite editar nuevamente el documento siempre y cuando el pedido se no se haya guardado y/o posterior a utilizar la herramienta para reabrir documentos.

• Imprimir: permite ver la vista previa, exportar a Excel e imprimir el formato de impresión siempre y cuando el documento lo tenga definido en sus propiedades.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de los pedidos se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizar la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Para facturar basado en pedidos, se debe hacer desde facturación por distribución, el uso en el POS comercial no esta disponible.

3. Para la asignación y creación de número de series se debe contar con la previa parametrización.

4. El uso de herramientas especiales como reabrir documentos depende de los permisos asignados en el perfil del usuario.

FIN DEL INSTRUCTIVO