PARÁMETROS PREVIOS DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO

Manager ERP Versión 7

ALCANCE

El instructivo aplica para el software MANAGER ERP, el cual permitirá conocer los parámetros necesarios para el proceso de emisión de los documentos soportes a personas naturales no responsables de IVA.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es brindar una guía de apoyo para realizar una correcta parametrización de los diferentes campos sobre los cuales se presentan mayor cantidad de incidentes dentro del proceso de emisión de documentos soporte.

ABSTRACT

Los parámetros mencionados en el presente instructivo son los campos obligatorios para el proceso de emisión de documentos electrónicos, los cuales generan novedades de envío cuando no se configuran correctamente.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PARÁMETROS PREVIOS DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO

En el presente instructivo se describen los parámetros que son los campos obligatorios para el proceso de emisión de documentos electrónicos.

PASO 1. PARÁMETROS DEL VINCULADO - PROVEEDORES

A continuación se presentan los siguientes parámetros obligatorios de los vinculados – proveedores.

1.1 PARÁMETROS DE LA PESTAÑA GENERAL

A. Campos obligatorios para la creación de vinculado.

• Tipo de persona: se debe marcar el tipo de persona como natural, ya que el proceso de generación de soporte se genera a personas naturales no responsables de IVA.

• Documento Id: digitar el número completo del documento sin espacios y sin incluir el digito de verificación.

B. Datos generales:

• Tipo documento: para el proceso de generación de documento soporte es necesario que la marcación del tipo de documento sea NIT.

• Digito de verificación: se diligencia automáticamente en el espacio destinado para el mismo una vez se seleccione “NIT”.

• Dirección tributaria: se debe registrar la información de acuerdo al RUT o nomenclatura de la DIAN, si no se conoce se recomienda usar el asistente de direcciones.

• Ciudad: se debe registrar la ciudad del proveedor de acuerdo al código DANE equivalente.

• Email: se debe diligenciar correo electrónico válido ya que allí es donde será remitido el documento electrónico.

• Tipo de régimen: se deben marcar los vinculados – proveedores como “No Responsable de IVA”.

C. Tipo de vinculación: el vinculado debe estar marcado como Proveedor.

D. Números de contacto: se recomienda diligenciar el Telf. 1, y este no debe contener espacios ni caracteres especiales.

1.2 PARÁMETROS DE LA PESTAÑA OTROS

A continuación, se presentan los parámetros obligatorios para vinculados – proveedores de la pestaña Otros – Varios.

1.2.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN SUB PESTAÑA VARIOS

A. Actividad económica: se debe diligenciar el código actividad económica de acuerdo al RUT.

1.2.2 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN SUB PESTAÑA RESPONSABILIDAD FISCAL, TRIBUTARIOS

A continuación se presentan los parámetros obligatorios para vinculados – proveedores de la pestaña Otros – Varios– Responsabilidad fiscal, tributarios.

A. Detalle tributario: se debe diligenciar la información de acuerdo a la responsabilidad tributaria del proveedor contenido en el RUT, si ninguno aplica o el proveedor no posee un detalle tributario se recomienda usar el parámetro genérico ZY (no causa).

B. Responsabilidades fiscales: se debe diligenciar la información de acuerdo a las responsabilidades fiscales del proveedor contenidas en el RUT, si no aplica o el proveedor no posee responsabilidad fiscal se recomienda usar el parámetro R-99-PN (no responsable).

PASO 2. PARÁMETROS FORMA DE PAGO

A continuación se presentan los campos obligatorios en la parametrización de formas de pago en proceso de generación documento soporte.

A. Parámetros formas de pago.

• Código: se define con caracteres alfanuméricos y es de libre asignación.

• Nombre: corresponde al nombre de la forma de pago.

• Equivalencia DIAN: se selecciona de acuerdo a la forma de pago, crédito o contado.

• Medio de pago DIAN: se define el medio de pago más frecuente y que esté directamente relacionado con la forma de pago creada.

PASO 3. PARÁMETROS UNIDADES DE MEDIDA

Una de las novedades de envío más frecuente, es por la configuración de la unidad de medida a la cual no le asignan la equivalencia ISO.

• Equivalencia ISO: se debe determinar obligatoriamente el parámetro de equivalencia ISO de acuerdo a la unidad de medida creada.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Se hace indispensable el manejo de correo electrónico para el envío y recepción de los documentos soporte electrónicos.

2. Se debe garantizar la información completa de los datos del proveedor ya que son requeridos para el proceso correcto de emisión.

FIN DEL INSTRUCTIVO