DOCUMENTO DE CAUSACIÓN (INMUEBLES)

Manager ERP Versión 7

ALCANCE

El instructivo aplica para el software MANAGER ERP y permitirá configurar de manera correcta la información y los parámetros necesarios para la generación del documento soporte electrónico en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente mediante el módulo especializado de inmuebles.

OBJETIVO

Definir los pasos que se deben seguir en MANAGER ERP de tal manera que permitan la correcta generación del documento soporte electrónico en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

ABSTRACT

El documento de causación hace referencia al documento usado para acreditar la compra de un bien o servicio, este debe ser generado por el comprador cuando hace transacciones con proveedores que no están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

CONTENIDO

INSTRUCTIVO DOCUMENTO DE CAUSACIÓN (INMUEBLES)

A continuación, se describen los pasos para la parametrización correcta de los componentes necesarios en la generación de documento de causación por medio del módulo especializado de Inmuebles.

PASO 1. MODELOS CONTABLES

Se definen los modelos contables necesarios para la generación del documento de causación por medio de la siguiente ruta.

Ruta: Contabilidad – Causaciones – Modelos Contables.

Posterior al ingreso por la ruta mencionada, se desplegará la siguiente ventana operativa, en la cual se evidencian los modelos contables creados y las opciones para los mismos.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 1.1 DEFINIR MODELO CONTABLE

Posterior a selección del botón “Nuevo”, se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se diligencia la información para el nuevo modelo contable.

A. Comprende los siguientes campos para la definición de:

• Código: asigne el código del modelo contable.

• Nombre: diligencie el nombre del modelo contable.

• Activo: check por el cual se activa o inactiva el modelo contable creado.

• IVA: campo para porcentaje de IVA si aplica.

• Cuenta IVA: por medio del botón (…) se selecciona del catálogo de cuentas la parametrizada para IVA.

B. Comprende los siguientes campos requeridos para el proceso de cuentas autorizadas en el modelo contable.

• Botón agregar: permite ingresar a la ventana operativa en la cual se realiza el proceso de selección de la(s) cuenta(s) a agregar en el modelo contable, se deben agregar las cuentas asociadas al modelo contable y deben aceptar movimiento.

Ejemplo: Modelo contable: Honorarios, Cuentas contables autorizadas: 51201001, 51209501, 52201001, 52209501, 52209502, etc.

• Botón quitar: permite quitar las cuentas que se requieran del listado de cuentas.

C. Botones operativos:

• Guardar: permite guardar la información registrada en el modelo contable.

• Cancelar: permite cancelar la operación y a su vez salir de la ventana operativa.

PASO 2. CONCEPTOS / SERVICIOS

Se definen los conceptos y/o servicios que se requieran en el proceso de generación del documento de causación.

Ruta: Contabilidad – Causaciones – Conceptos/Servicios.

Posterior al ingreso por la ruta mencionada, se desplegará la siguiente ventana operativa, en la cual se evidencian los conceptos / servicios creados y las opciones para los mismos.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 2.1 DEFINIR CONCEPTOS / SERVICIOS

Posterior a selección del botón “Nuevo”, se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se diligencia la información para definir el concepto o servicio

A. Comprende los siguientes campos:

• Código: asigne un código para el concepto o servicio.

• Nombre: diligencie el nombre del concepto o servicio.

• Unidad de medida: permite la selección de la unidad de medida para el concepto o servicio creado. Es de anotar que dichas unidades de medida deben estar parametrizadas y se crean accediendo por medio de botón (…).

• Modelo contable: permite la selección por medio del botón (…) del modelo contable parametrizado en el paso 1.1 y correspondiente al concepto o servicio que se está creando.

• Check activo: permite activar e inactivar el concepto o servicio creado.

B. Botones operativos:

• Guardar: permite guardar la información registrada en el modelo contable.

• Cancelar: permite cancelar la operación y a su vez salir de la ventana operativa.

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN TIPO DE DOCUMENTO

Por medio de la siguiente ruta se accede a la ventana operativa de parametrización de tipos de documento.

Ruta: Catálogos- Configuración – Tipos de Documento

Posterior al ingreso por medio de la ruta mencionada, se desplegará la ventana operativa en la cual se evidencian los tipos de documento creados.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3.1 PARÁMETROS ENCABEZADO

Posterior a selección del botón “Nuevo”, se desplegará la siguiente ventana operativa en la cual se diligencia la información requerida para el tipo de documento de causación.

A. Comprende los siguientes campos:

• Clase de documento: las clases de documento vienen definidas en MANAGER ERP, para el documento de causación la clase es DCS1.

• Tipo: el tipo es de libre asignación, recomendable que las siglas del documento a crear sean consecuentes con la clase para su fácil identificación.

• Nombre: el nombre es de libre asignación, es recomendable que este sea consecuente con el tipo de documento. Ejemplo: FV, factura de venta.

• Consecutivo: campo correspondiente al número actual del tipo de documento.

• Control numerador: permite seleccionar el tipo de control del numerador.

Registro automático: el sistema actualiza el consecutivo.

Registro manual: el usuario deberá poner el consecutivo del documento al momento de registrar.

Según asignación: de acuerdo a pestaña “Consecutivos”.

Nota: Es recomendable crear un tipo de documento diferente al de causaciones contables, con su respectiva resolución.

PASO 3.2 PARÁMETROS PESTAÑA GESTIÓN COMERCIAL

En la siguiente pestaña se deben seleccionar los parámetros comerciales que se diligenciarán en el encabezado del documento según sea necesario.

A. Campo Formas de pago autorizadas: se deben diligenciar entre comas las formas de pago autorizadas para dicho documento. Si se requiere que en el documento se evidencie por defecto una forma de pago específica se debe diligenciar en el campo “Forma Pago”.

Nota: Las formas de pago registradas deben ser por obligatoriedad las mismas que se usen en la pestaña de “Contratos” para los inmuebles. A continuación se muestra imagen de ilustración.

PASO 3.3 PARÁMETROS PESTAÑA GESTIÓN CONTABLE

En la siguiente pestaña se deben seleccionar los parámetros contables que se diligenciarán en el encabezado del documento según sea necesario.

A. Solicitar Nro. Lote: en caso de que el proceso de generación de los documentos de causación sea por procesos masivos (causación automática o desde el proceso de inmuebles), se recomienda activar el control de lote en el tipo de documento, esto como control en caso de que se requiera reabrir o anular los documentos de manera masiva.

PASO 3.4 PARÁMETROS PESTAÑA TRIBUTARIOS

En la pestaña tributarios se debe parametrizar la información correspondiente a la resolución emitida por la DIAN para el documento de causación (documento soporte electrónico).

A. Tipo Resolución para este documento: permite la selección del tipo de resolución a aplicar para el tipo de documento. Se debe dar clic en la pestaña desplegable y seleccionar el tipo “Documento soporte”.

B. Comprende los siguientes campos y botones operativos:

• Tipo de resolución: se debe seleccionar el tipo Documento soporte.

• Número: en este campo se digita el número de resolución emitido por la DIAN para el documento soporte.

• Fecha: corresponde al inicio de vigencia de la resolución.

• Plazo vigencia: se debe digitar el número correspondiente a la cantidad de meses de vigencia de la resolución.

• Clase: permite la selección de la clase de resolución, ya sea Autorización o Habilitación.

• Prefijo: se debe digitar el prefijo de acuerdo a la información contenida en la resolución.

• Rango desde: corresponde al campo en el cual se debe digitar el número inicial del consecutivo del documento.

• Rango hasta: corresponde al campo en el cual se debe digitar el número final del consecutivo del documento.

• Botón agregar: permite guardar la información registrada correspondiente a la resolución.

• Botón quitar: permite quitar el registro de resolución creado.

PASO 4. PARAMETRIZACIÓN CONCEPTOS – INMUEBLES

Por medio de la siguiente ruta se accede a la ventana operativa de conceptos para el módulo especializado de inmuebles.

Ruta: Especializados – Inmuebles - Conceptos.

Posterior al ingreso por medio de la ruta mencionada, se desplegará la ventana operativa en la cual se evidencian los conceptos creados para los inmuebles.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.
C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 4.1 ASIGNACIÓN CONCEPTO DE GASTO A CONCEPTO INMUEBLES

A continuación se evidencia la ventana operativa posterior a generación de la información por medio de la selección del botón “Buscar”.

Una vez seleccionado el concepto inmueble y haber dado clic en el botón “Propiedades” se desplegará la siguiente ventana operativa, en la cual se evidenciará la información registrada y el campo en el cual se debe asignar el concepto. Este proceso se debe realizar por cada concepto inmueble que requiera generar concepto de gasto en el documento de causación (documento soporte).

A. Comprende los siguientes campos obligatorios en la creación del concepto:

• Código: asigne un código para el concepto.

• Nombre: diligencie el nombre del concepto.

• Check activo: permite activar e inactivar el concepto o servicio creado.

B. Botones operativos:

• Guardar: permite guardar la información registrada en el modelo contable.

• Cancelar - Salir: permite cancelar la operación y a su vez salir de la ventana operativa.

C. Comprende los siguientes campos para registro de cuentas y concepto/servicio denominado Producto.

• Producto: permite seleccionar por medio del botón (…) el concepto/servicio de la lista de los previamente parametrizados. Dicho concepto determinará el modelo contable aplicable para el concepto – Inmueble.

PASO 5. GENERACIÓN DOCUMENTOS DE CAUSACIÓN

Por medio de la siguiente ruta se accede a la ventana operativa que permite la liquidación y causación de inmuebles.

Ruta: Especializados – Inmuebles – Causación Arrendamientos – Causación Arrendamientos ver. Preinstalado.

PASO 5.1 SELECCIÓN DE PARÁMETROS PARA CONSULTA

En la siguiente ventana operativa se seleccionan los parámetros requeridos para consultar y filtrar la información necesaria en la ejecución del proceso de causación en inmuebles según las políticas de la empresa.

A. Comprende los siguientes campos obligatorios en la creación del concepto:

• Año: permite seleccionar el año en el cual se va a generar el proceso de generación de documentos de causación.

• Mes: seleccione el mes en el cual se va a generar el proceso de generación de documentos de causación.

B. Filtros: se deben seleccionar los filtros que sean necesarios en la consulta de la información y la liquidación a generar según las políticas de la empresa.

C. Tipo régimen propietario: se debe seleccionar únicamente la opción no responsable de IVA.

PASO 5.2 SELECCIÓN DE VALORES EN LA PESTAÑA DE REGISTROS

Posterior a selección del periodo, filtros y tipo de responsable, se debe seleccionar la pestaña de registros.

A. Pestaña Registros: se debe seleccionar la pestaña registros para iniciar el proceso de consulta de la información.

B. Botón Buscar: ejecuta el proceso de consulta de la información de acuerdo a los parámetros de búsqueda seleccionados en el paso anterior.

C. Grid de contenido: corresponde a los resultados de la consulta de los valores a liquidar en el proceso de generación del documento de causación.

PASO 5.3 GENERACIÓN DOCUMENTO DE CAUSACIÓN

En los siguientes campos se debe diligenciar la información relacionada con los datos del encabezado del documento.

A. Posterior a selección de la información en la pestaña de registros se debe dar clic en la pestaña Causación Arrendamientos para generar el comprobante de causación.

B. Comprende los siguientes campos y botones operativos relacionados con la generación de los documentos de causación.

• Clase de documento: permite seleccionar la clase para el registro del documento de causación, dicha clase debe estar creada previamente como DCS1.

• Tipo de documento: permite seleccionar el tipo de documento para el registro del documento de causación, dicho tipo de documento debe estar creado previamente.

• Fecha Contable y fecha comercial: hace referencia a las fechas de registro contable y comercial del documento.

• Lote: aplica si se ha parametrizado previamente el uso de lotes en el tipo de documento para el registro de información. Se debe seleccionar el lote por medio del botón (…).

• Detalle: campo en el cual se diligencia el detalle del documento de causación.

• Documento: ventana desplegable que permite seleccionar la forma en la cual se desea causar el documento. Para el caso de los documentos soportes se debe elegir entre las siguientes dos opciones:

Documento por tercero: se genera el registro de todos los inmuebles de un mismo propietario en un documento.

Documento por inmueble: se generan los registros por cada uno de los inmuebles de manera individual.

• Botón generar causación: una vez diligenciados los campos anteriores se debe dar clic en el botón para generar la liquidación de los arrendamientos.

Posterior a dar clic en el botón de “Generar causación” el sistema desplegará una ventana de confirmación a la cual se le debe dar clic en el botón “Si”.

Una vez confirmada la causación el sistema generará una nueva ventana de confirmación la cual indica si se requiere continuar con el proceso de causación, a la cual se debe dar clic en el botón “Si”.

Finalmente, el sistema genera los documentos correspondientes a la causación realizada basado en los parámetros seleccionados en los pasos anteriores.

A continuación se evidencia documento generado mediante el proceso de causación del presente instructivo

Ruta: Contabilidad – Causaciones – Documentos de causación.

Ruta: Contabilidad – Transacciones.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La correcta parametrización de los conceptos o servicios y modelos contables garantizan la correcta ejecución y generación de los documentos de causación.

2. La correcta parametrización del tipo de documento y sus componentes garantiza la correcta ejecución y generación de los documentos de causación.

3. Para la transmisión masiva de los documentos de causación generados en este proceso se recomienda utilizar la herramienta “Impresión masiva de documentos”, en la ruta: Contabilidad – Herramientas – Impresión masiva de documento.

4. Es recomendable crear un tipo de documento diferente al de causaciones contables, con su respectiva resolución.

5. La correcta parametrización de los vinculados, régimen y sus responsabilidades fiscales y tributarias garantizará la correcta ejecución y generación de los documentos de causación.

FIN DEL INSTRUCTIVO