FORMAS DE PAGO - ERP

Manager contabilidad Versión 7

ALCANCE

Este instructivo brinda apoyo en la creación y parametrización de formas de pago a los usuarios de MANAGER ERP.

OBJETIVO

Brindar el conocimiento necesario para crear y parametrizar correctamente las formas de pago aplicables a la empresa.

ABSTRACT 

Este instructivo enseñará a crear, configurar y consultar correctamente las formas de pago necesarias para el desarrollo de los procesos operativos que se llevaran a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A LAS FORMAS DE PAGO

Las formas de pago son los medios por los cuales cancelan a la empresa cada una de sus obligaciones e igualmente los que la organización utiliza para cancelar las suyas.

Ingrese a la ruta: Catálogos - Facturación - Formas de Pago

PASO 2. OPCIONES VENTANA OPERATIVA

Se generará una ventana operativa que permite crear y consultar las formas de pago, visualizar, modificar sus propiedades y crear unas nuevas.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN FORMAS DE PAGO

Las formas de pago son todas aquellas opciones que la empresa facilita a los clientes para hacer pago de los bienes o servicios vendidos, adicional de los que esta tiene para pagar los bienes y servicios comprados a sus proveedores; un ejemplo de formas de pago es: efectivo, crédito, tarjeta crédito.

Para crear una forma de pago haga clic en la opción “Nuevo” que se encuentra en las utilidades de ventana mencionadas en el paso anterior. Se generará una ventana para crear y parametrizar la forma de pago asignando ciertas características.

3.1 INFORMACIÓN GENERAL

En la ventana “Forma de Pago” diligencie los siguientes campos:

A. Conceptos generales de la forma de pago.

• Código: corresponde al código que se asignará a la forma de pago.

• Nombre: corresponde al nombre de la forma de pago. Ejemplo: Cartera Cliente.

• Nombre corto: es opcional. Lo determina el usuario. 

• Tarifa predeterminada: se debe seleccionar la opción 1 para todos los casos.

• Clase: corresponde al tipo de tercero asociado a la forma de pago a crear. Seleccione: C para clientes, P para proveedores, F para financieras, O para otros.

• Tipo: corresponde al tipo de forma de pago a crear. Seleccione entre: efectivo, transferencia, cheque, tarjeta DB/CR.

• Empresa destino: en caso de que se encuentren creadas diferentes empresas en la misma base de datos de acuerdo al licenciamiento adquirido con Quality Colombia S.A, el cliente podrá restringir la forma de pago a una empresa específica.

• Cuenta: corresponde a la cuenta que estará asociada a la forma de pago y a la cual se llevaran los registros a nivel contable.

• Interés corriente: aplica cuando la cuenta es de cartera financiera. Permite determinar un porcentaje de interés corriente.

• Plazo mínimo: aplica cuando la cuenta es de cartera. Permite establecer un plazo mínimo.

• Plazo máximo: aplica cuando la cuenta es de cartera. Permite establecer un plazo máximo.

• Equivalencia DIAN: aplica para facturación electrónica, corresponde al tipo de pago de la venta según los estándares de la DIAN: contado o crédito.

• Medio de pago DIAN: aplica para facturación electrónica, corresponde al medio de pago por el cual se va cancelar el bien o producto según los estándares de la DIAN. Por ejemplo: efectivo, consignación bancaria, entre otros.

• Aplicar política de bloqueo cartera: aplica si se tiene política bloqueo de cartera parametrizada inicialmente en la empresa.

• Mensaje: es opcional, lo determina el usuario.

3.2 PARAMETRIZAR CONTROL DE ACCESOS

En caso de requerir que al hacer uso de una forma de pago esta controle los centros de costos y destinos a la cual va a ser vinculada la forma de pago, haga uso de los siguientes campos:

• Centros de costos autorizados: permite agregar centros de costos específicos autorizados para realizar transacciones con esta forma de pago.

• Destinos autorizados: permite agregar destinos específicos, los cuales estarán   autorizados para realizar transacciones con esta forma de pago.

3.3 ASIGNAR PERFILES AUTORIZADOS

La forma de pago también puede controlar los perfiles que pueden realizar la aprobación de créditos y de mercancías.

• Aprobar créditos: permite agregar perfiles específicos los cuales estarán autorizados para realiza aprobaciones de crédito. Aplica para las cuentas de cartera.

• Aprobar mercancías: permite agregar perfiles específicos los cuales estarán autorizados para realiza aprobaciones de mercancías.

Estos controles aplican generalmente en procesos de solicitudes de crédito y cartera financiera.

3.4 PARAMETRIZAR CONTROL DE ANTICIPOS

En caso que la forma de pago sea de anticipo tenga en cuenta que puede habilitar los siguientes campos para su configuración:

A. Permite realizar un control de anticipos solicitando los siguientes conceptos:

• Anticipo cuota inicial obligatoria: aplica si en el proceso operativo se va a solicitar la cancelación de la cuota inicial.

• Cuentas de anticipo: permite asociar a la forma de pago las cuentas de manejo de anticipos.

• Solicitar número para cruce automático en formas de pago POS: aplica si se va a solicitar el número para cruce automático.

• Cuotas ordinarias mínimas canceladas: permite seleccionar un número de cuotas mínimas.

• Porcentaje mínimo: permite determinar un porcentaje mínimo del valor del anticipo.

• Valor mínimo: permite seleccionar un valor mínimo para control del anticipo.

B. Permite llevar un control de anticipos por medio de factores como vinculado o tercero específico y cuentas auxiliares.

Estos controles aplican generalmente en procesos de solicitudes de crédito y cartera financiera. 

PASO 4. GUARDAR

Después de diligenciar los campos e información requerida haga clic en “Guardar”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Es importante realizar una correcta parametrización de la forma de pago debido a que las características anteriormente explicadas son fundamentales en el manejo de la información al momento de iniciar operaciones comerciales.

2. La cuenta definida en la forma de pago es la que saldará el documento según los débitos y créditos una vez sea guardado.

3. Una forma de pago solo puede ser eliminada si el usuario que está realizando el proceso cuenta en su perfil con los permisos necesarios para realizar esta acción y si la forma de pago no está registrada en una transacción.

FIN DEL INSTRUCTIVO