LIBRO AUXILIAR

ALCANCE

El presente instructivo pretende brindar apoyo en la generación de información de una cuenta o un grupo de cuentas, cumpliendo con la periodicidad, características y especificaciones técnicas exigidas fiscalmente.

OBJETIVO

Definir los pasos a seguir para la correcta generación de información detallada de una cuenta específica o un grupo de cuentas, cumpliendo con la periodicidad, características y especificaciones técnicas exigidas fiscalmente.

ABSTRACT

El generar de forma correcta la información detallada de una cuenta ayuda a la organización a conocer el saldo de la misma, partiendo de un saldo inicial y considerando sus movimientos débitos y créditos, obteniendo datos oportunos sobre el comportamiento y variación de la misma para la toma de decisiones.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP

CONTENIDO

PASO 1. GENERAR LIBRO AUXILIAR

El libro auxiliar permite tener información detallada de una cuenta o grupo de cuentas a nivel de saldo inicial y considerando sus movimientos débitos y créditos.

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Libros – Auxiliares

PASO 2. DEFINIR DATOS PARA GENERACIÓN INFORME

Se genera una ventana en la cual se debe seleccionar información requerida para la generación del informe: cuentas y periodo a consultar y otras características de impresión.

• Cuenta inicial – cuenta final: se establece la cuenta o rango de cuentas que se desea consultar.

• Tipo de impresión: hace referencia al tipo de impresión deseado.

• Fecha inicial – fecha final: se establece el rango o periodo de tiempo a consultar.

• Imprimir encabezados: hace referencia a si al imprimir se desea visualizar las cuentas principales como títulos. 

• Numerar hoja: si se desean numerar las hojas y en cual número debe iniciar.

PASO 3. PARAMETRIZAR LA PESTAÑA FILTROS

Ubique y haga clic en la pestaña filtros.

Se encontrarán diferentes opciones que podrán ser utilizadas para filtrar de acuerdo a la necesidad o requerimiento de la información a generar.

A. Tipo de detalle a imprimir: hace referencia a si al imprimir se desea visualizar: nombre de vinculado y detalle del movimiento, imprimir solo el nombre del vinculado, imprimir solo detalle del movimiento, imprimir nombre del vinculado y completo.

B. Se pueden aplicar uno o varios filtros en caso de requerirlo.

• Todos los vinculados: por defecto está activo para todos los vinculados. Inactive si desea filtrar por un vinculado específico.

• Todas las sucursales: por defecto está activo para todas las sucursales. Inactive si desea filtrar por una sucursal específica.

• Centros de costo: se puede elegir entre las siguientes opciones:

1. Todos los centros de costo.

2. Filtro único.

3. Filtro por rango.

• Todos los destinos: por defecto está activo para todos los destinos. Inactive si desea filtrar por un destino específico.

• Todas las zonas: por defecto está activo para todas las zonas. Inactive si desea filtrar por una zona específica.

• Todos los vendedores: por defecto está activo para todos los vendedores. Inactive si desea filtrar por un vendedor específico.

• Todos los cobradores: por defecto está activo para todos los cobradores. Inactive si desea filtrar por un cobrador específico.

• Todos los productos: por defecto está activo para todos los productos. Inactive si desea filtrar por un producto específico.

• Todas las bodegas: por defecto está activo para todas las bodegas. Inactive si desea filtrar por una bodega específica.

C. Clase Doc – Tipo Doc: hace referencia a la clase y tipo de documentos utilizados para realizar los registros contables.

D. En la parte inferior se encuentran además 2 opciones adicionales: Incluir Documentos de cierre y NIIF – PCGA.

• Incluir documentos de cierre: hace referencia a si se ha realizado el cierre de año fiscal, las cuentas que fueron “afectadas” por el mismo (cuentas de resultado y cuentas de impuestos seleccionadas para cierre a nivel de vinculado), se presenten teniendo en cuenta el saldo de las mismas, después de haber realizado el mencionado proceso.

• NIIF – PCGA: si la información registrada se ha realizado bajo los 2 libros, esta opción nos brinda la posibilidad de visualizar el Libro Auxiliar en cualquiera de los 2, considerando los cambios que se pueden llegar a presentar entre uno y otro.

Si desea hacer uso de algunos filtros, proceda a diligenciarlos.

Después de establecer o definir los filtros a utilizar, proceda a dar clic en “Buscar”.

Se generará en la ventana “Resultados” el Libro Auxiliar con las especificaciones establecidas.

Se puede observar el movimiento de la cuenta en el periodo determinado. Inicia con el saldo anterior y tiene en cuenta sus movimientos débitos y créditos para terminar en el saldo final. Adicionalmente se pueden visualizar los documentos con los cuales se realizaron los registros contables y sus respectivas fechas.

En la parte inferior se encuentra la suma de los débitos y créditos.

Si desea observar el documento con el cual se realizó el registro contable, selecciónelo y haga clic en el botón “Documento”.

Podrá visualizar los registros contables realizados en el documento.

PASO 4. IMPRIMIR

Después de generar la información requerida, ingrese a la opción “Imprimir” e imprima o exporte el informe en la ruta deseada.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La veracidad de los datos o cifras suministradas en Libro Auxiliar depende de la correcta digitación de la información y parametrización de los filtros para la generación del informe.

2. La información generada en el Libro Auxiliar considerando cada uno de sus filtros, depende de la previa creación, utilización y parametrización de los mismos en las cuentas y tipos de documentos.

3. La posibilidad de la generación del Libro Auxiliar dependerá del permiso previamente otorgado al perfil del usuario con el cual se realiza o se pretende realizar la consulta del informe.

FIN DEL INSTRUCTIVO