BALANCE AGRUPADO

Manager contabilidad Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo pretende brindar apoyo en la generación de información contable y/o financiera como lo es el Balance Agrupado.

OBJETIVO

Definir los pasos a seguir, para la correcta generación del informe contable y/o financiero como lo es el Balance Agrupado.

ABSTRACT

Generar de forma correcta la información contable y/o financiera mediante un Balance Agrupado, ayuda a la organización a contar con datos oportunos y apropiados, para evaluaciones financieras, administrativas y toma de decisiones.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. GENERAR BALANCE AGRUPADO

La generación del Balance Agrupado es un proceso rápido y sencillo.

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Balances – Balance de Prueba Agrupado

PASO 2. DEFINIR INFORMACIÓN BASE PARA LA GENERACIÓN DEL INFORME

Se abre una ventana en la cual se debe seleccionar información básica para la generación del informe: Rango de cuentas, lapso y agrupamiento por niveles.

• Cuenta inicial – Cuenta final: establezca las cuentas o rango de cuentas que desea consultar.

• Lapso: establezca el rango o periodo de tiempo a consultar.

• Agrupamientos: hace referencia a la información que se desea consultar según el agrupamiento y nivel del parámetro seleccionado. Para ello se cuenta con 8 grupos, cada uno de ellos con las siguientes opciones: cuenta, centro de costo, destino, zona, vendedor, cobrador y vinculado.

Cada uno de los grupos cuenta con una opción para definir el nivel al cual se desea agrupar y/o presentar la información.

PASO 3. USO PESTAÑA FILTROS

Ubique y haga clic en la pestaña filtros.

Se encontrarán diferentes opciones que podrán ser utilizadas para filtrar, de acuerdo a la necesidad o requerimiento de la información a generar. Adicional a los filtros ya mencionados y explicados en el “Instructivo Balance de Comprobación” se encuentran los siguientes:

• Todos los grupos de clientes: aplica si previamente los clientes han sido clasificados o segmentados por grupos. Ejemplo: cliente mayorista, cliente minorista o detal, etc.

• Todas las líneas: aplica si los productos previamente han sido clasificados o segmentados por línea.

• Todas las marcas: aplica si los productos previamente han sido clasificados o segmentados por marcas.

• Todos los modelos contables: hace referencia al modelo contable asignado a los productos en su información general al momento de crearlos y que va a determinar las cuentas que internamente se utilizarán en el proceso comercial (compras – ventas – devoluciones).

• Todas las formas de pago: hace referencia a las diferentes formas de pago utilizadas por la empresa y que determinan las cuentas que se utilizarán en el proceso comercial (compras de contado – compras a crédito – ventas de contado – ventas a crédito, etc.).

• Todas las categorías: hace referencia a una característica adicional que puede ser utilizada para segmentar o clasificar los productos y que es asignada a los mismos en su información general.

• Todos los grupos de productos: hace referencia a una característica adicional que puede ser utilizada para segmentar o clasificar los productos y que es asignada a los mismos al momento de su creación.

• Todos los proveedores: hace referencia al proveedor con el cual se haya realizado el proceso o transacción.

Si desea hacer uso de algunos filtros, proceda a diligenciarlos.

Después de establecer o definir los filtros a utilizar, proceda a dar clic en “Buscar”.

Se generará el Balance de Comprobación con las especificaciones establecidas: Para el ejemplo, fue agrupado por cuenta a nivel 2 y por vinculado.

PASO 4. EXPORTAR

Después de generar la información requerida, diríjase a la opción “Exportar” y guarde el informe en la ruta deseada.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La información generada en el Balance Agrupado considerando cada uno de sus filtros, depende de la previa creación, utilización y parametrización de los mismos: cuentas, tipos de documentos, líneas, marcas, centros de costo, etc.

2. La posibilidad de la generación del Balance Agrupado dependerá del permiso previamente otorgado al perfil del usuario.

3. Puede generar el Balance Agrupado según las necesidades contables-comerciales de la empresa. El uso de los agrupamientos pude realizarse en diferentes combinaciones hasta el agrupamiento final.

FIN DEL INSTRUCTIVO