EMPRESAS BÁSICO

Manager contabilidad Versión 7

ALCANCE

Este instructivo aplica para el software MANAGER ERP versión 7, el cual permitirá crear y configurar los parámetros básicos de empresa e indicará los pasos para realizar la labor de manera adecuada.

OBJETIVO

El propósito de este instructivo es conocer el procedimiento a realizar en la creación y configuración de empresas licenciadas en el software MANAGER ERP.

ABSTRACT

Este instructivo permite conocer cuál es el proceso adecuado para la parametrización de los conceptos básicos de empresa, el cual es necesario para garantizar el correcto funcionamiento de los procesos enlazados a ella, teniendo en cuenta que la información allí contenida sirve como base para otras labores.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. INGRESAR A LA EMPRESA

Para acceder a la ubicación de la empresa y conocer la parametrización a diligenciar, realice el siguiente proceso.

Ingrese a la ruta: Sistema – Empresas

PASO 2. VENTANA OPERATIVA

Una vez seleccionado el acceso se encontrará la ventana operativa de Lista de Empresas, la cual permitirá crear una empresa nueva o consultar una existente.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar una empresa ya creada y visualizar sus características.

• Nuevo: permite crear una empresa.

• Eliminar: permite borrar una empresa.

• Salir: cierra la ventana “Lista de Empresas”.

PASO 3. CREACIÓN DE EMPRESA

Para proceder con la creación y parametrización de los conceptos básicos de empresa es necesario que haga clic en el botón “Nuevo” en la ventana de Lista de Empresas como se muestra a continuación:

Una vez seleccionado el botón “Nuevo” se encontrará con la ventana Propiedades de la Empresa, la cual permitirá configurar la información correspondiente del establecimiento.

Los parámetros básicos a establecer para la configuración de la empresa son los siguientes:

A. INFORMACIÓN GENERAL EMPRESA

• Empresa: corresponde a codificación interna de la empresa la cual debe empezar a partir del código 100.

• Nombre / Razón social: corresponde al nombre de la empresa que se encuentra registrada en el RUT.

• NIT: corresponde al número de identificación tributaria del establecimiento y del dígito de verificación.

• Representante legal: representante legal o gerente de la empresa determinado por el RUT.

• Dirección: ubicación del establecimiento.

• Teléfonos: números de teléfono de la empresa.

 B. INFORMACIÓN ADICIONAL DE EMPRESA

• Periodo contable del: rango de fechas en que la empresa permite ejecutar registros en el sistema.

• Moneda: unidad monetaria manejada por la empresa.

• Régimen tributario: corresponde al tipo de régimen de la empresa.

• Tipo de empresa: corresponde al tipo de empresa de acuerdo a la actividad desarrollada, permitiendo seleccionar entre: comercial estándar, CTA, solidaria, financiera comercial, droguería, compraventa, hotel.

• Retenedor en la fuente: marcar si la empresa está catalogada como agente retenedor en la fuente, de lo contrario, no marcar y dejar en blanco.

• Control de usuarios: permite establecer un control en los permisos autorizados a los usuarios, donde se puede seleccionar entre las siguientes opciones:

1. Sin control: cualquier usuario podrá manejar el sistema, excepto herramientas administrativas, exclusivas del usuario ADM.

2. Normal: un control estándar del sistema para los usuarios.

3. Según perfil: control por usuarios según la parametrización de los permisos de cada perfil.

• Ciudad 1: ciudad donde se ejecuta la retención en la fuente.

• Ciudad 2: ciudad donde la empresa debe consignar la retención en la fuente.

• Ciudad 3: ciudad en la que la empresa ejecuta su actividad económica.

• Ruta imágenes POS: dirección de las imágenes que se desea vincular al producto en el punto de venta.

• Ruta otras imágenes: dirección de imágenes que son usadas para vinculados, entre otros.

• Ruta informes personalizados: dirección de formatos que son usados para informes adicionales.

PASO 4. GUARDAR

Una vez terminada la parametrización de los campos necesarios, se procede a dar clic en el botón guardar, el cual se encuentra ubicado en la parte derecha de la ventana; si se desea deshacer el proceso, teniendo en cuenta que se perderán los registros, se da clic en la opción cancelar.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. El botón eliminar permitirá borrar la empresa solo si el usuario que va a realizar la operación tiene los permisos asignados en su perfil y que la empresa no tenga registros asignados.

2. El código de la empresa debe ser creado a partir del código 100 y se debe tener en cuenta que el código de empresa 999 está destinado a la consolidación automática de empresas.

3. Es importante que la información de la empresa esté bien parametrizada, ya que los formatos de impresión en la mayoría de las ocasiones utilizan esta información para los encabezados.

FIN DEL INSTRUCTIVO