BALANCE DE COMPROBACIÓN

Manager contabilidad Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra el proceso de consulta e interpretación del Balance de comprobación en MANAGER ERP, desde la ruta de acceso para consultar hasta la explicación de cada uno de los campos.

OBJETIVO

Definir los pasos a seguir para la correcta generación del informe contable como lo es el Balance de Comprobación.

ABSTRACT

El generar de forma correcta la información contable que contiene un Balance de Comprobación ayuda a la organización a contar con datos oportunos y apropiados para evaluar la situación actual de la misma y con base en ello tomar decisiones.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A BALANCE DE COMPROBACIÓN

Para la generación del informe realice el proceso descrito a continuación; MANAGER ERP cuenta con dos rutas para el acceso a dicho informe.

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Balance de Comprobación

Ingrese a la ruta: Contabilidad – Balances – Balance de Prueba

PASO 2. DEFINIR INFORMACIÓN BASE PARA LA GENERACIÓN DEL INFORME

Se genera una ventana en la cual define información base para la generación del informe: cuentas, periodo a consultar y nivel de cuentas.

A. Cuenta Inicial – Cuenta Final: se establece las cuentas o rango de cuentas que se van a consultar.
B. Fecha inicial – Fecha Final: se establece el rango o periodo de tiempo a consultar.
C. Nivel de cuentas: hace referencia al nivel de cuentas o subcuentas en el cual se va a generar el informe.

PASO 3. PARAMETRIZACIÓN DE LA PESTAÑA FILTROS

Ubique y haga clic en la pestaña filtros.

Se encontrarán diferentes opciones que podrán ser utilizadas para filtrar de acuerdo a la necesidad o requerimiento de la información a generar.

• Todos los vinculados: hace referencia al vinculado que se desea consultar. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todos los vinculados de los cuales se tengan registros.

• Todas las B.U: hace referencia a la sucursal a consultar, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todas las sucursales de las cuales se tengan registros.

• Todos los centros de costo: hace referencia al centro de costo a consultar, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todos los centros de costos de los cuales se tengan registros.

• Todos los destinos: hace referencia al destino a consultar, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todos los destinos de los cuales se tengan registros.

• Todas las zonas: hace referencia a la zona a consultar, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todas las zonas de los cuales se tengan registros.

• Todos los vendedores: hace referencia al vendedor a consultar, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todos los vendedores de los cuales se tengan registros.

• Todos los cobradores: hace referencia al cobrador a consultar, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todos los cobradores de los cuales se tengan registros.

• Todos los productos: hace referencia al producto a consultar. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todos los productos de los cuales se tengan registros.

• Todas las bodegas: hace referencia a la bodega. Si el filtro no se encuentra activo, la información generada corresponderá a todas las bodegas de los cuales se tengan registros.

Si desea hacer uso de algunos filtros, proceda a diligenciarlos.

En la pestaña filtros, encontramos además otras opciones que pueden ser utilizadas de acuerdo a la necesidad o requerimiento.

• Detallado por vinculado: permite visualizar el Balance de Comprobación detallado por cada uno de los vinculados de los cuales se tenga registros.

• Solo movimiento del periodo: permite generar el Balance de Comprobación, teniendo en cuenta solo el movimiento del periodo y sin presentar el saldo anterior.

• Moneda local: aplica si la empresa realiza transacciones en moneda diferente a la local. Permite seleccionar el tipo de moneda en la cual se desea generar y visualizar el informe.

• Aplicar formato TITULO: aplica si se quiere generar y/o visualizar el informe con título o encabezado correspondiente.

• Incluir documentos de cierre: hace referencia a que si se ha realizado el cierre de año fiscal, las cuentas que fueron “afectadas” por el mismo (Cuentas de resultado y cuentas de impuestos seleccionadas para cierre a nivel de vinculado), se presenten teniendo en cuenta el saldo de las mismas, después de haber realizado el mencionado proceso.

• Valores en miles: permite visualizar los datos o cifras generadas en miles de pesos.

• NIIF – PCGA – FISCAL: si la información registrada se ha realizado bajo los 3 libros, esta opción nos brinda la posibilidad de visualizar el Balance de Comprobación en cualquiera de los 3, considerando los cambios que se pueden llegar a presentar entre uno y otro.

Después de establecer o definir los filtros a utilizar, proceda a dar clic en el botón “Consultar”.

Se generará el Balance de Comprobación con las especificaciones establecidas.

PASO 4. USO DE LA OPCIÓN “AUXILIARES”

Después de generar el Balance de Comprobación, de ser requerido, genere desde allí un auxiliar de cualquiera de las cuentas involucradas.

Seleccione la cuenta.

Diríjase a la opción “Auxiliares”.

Se generan 3 opciones: Auxiliar Detallado –Auxiliar Agrupado Por Vinculado–Libro Auxiliar.

• Auxiliar detallado: Permite visualizar un movimiento detallado de la cuenta seleccionada.

Determine el periodo a consultar y haga clic en el botón “Buscar”. Se generará la información correspondiente a la cuenta específica en el rango de fechas establecido, de forma detallada.

• Auxiliar agrupado por vinculado: permite visualizar un informe de la cuenta seleccionada de forma agrupada por vinculado.

Determine el periodo a consultar y haga clic en “Buscar”. Se generará la información correspondiente a la cuenta específica en el rango de fechas establecido de forma agrupada.

• Libro auxiliar: Permite visualizar el movimiento de la cuenta seleccionada de una manera más detallada.

Determine el periodo a consultar y haga clic en “Buscar”. Se generará la información correspondiente a la cuenta específica en el rango de fechas establecido, detallada por documentos.

PASO 5. USO DE OPCIÓN IMPRIMIR O EXPORTAR

Después de generar la información requerida, diríjase a la opción “Imprimir” o “Exportar a Excel”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. La veracidad de los datos o cifras suministradas en el Balance de Comprobación depende de la correcta generación del mismo.

2. La información generada en el Balance de Comprobación considerando cada uno de sus filtros, depende de la previa creación, utilización y parametrización de los mismos en las cuentas y tipos de documentos.

3. La posibilidad de la generación del Balance de comprobación dependerá de permiso previamente otorgado al perfil del usuario con el cual se realiza o se pretende realizar esta acción.

FIN DEL INSTRUCTIVO