CUENTAS CONTABLES BÁSICO

Manager contabilidad Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la parametrización y/o configuración de las cuentas contables, desde la ruta de acceso, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos, definidos para la correcta creación de cada uno de ellos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar una correcta configuración de las cuentas contables.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a consultar, crear y configurar correctamente el plan de cuentas, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevaran a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO CUENTAS CONTABLES

Este proceso permitirá acceder a la ubicación del catálogo de cuentas para realizar la parametrización, consulta o modificación de las cuentas.

Ingrese a la ruta: Catálogos – Contabilidad – Cuentas

Una vez seleccionado el acceso a “Cuentas” se visualizará la ventana “Catálogo de Cuentas”, la cual permitirá crear, consultar, visualizar y modificar sus propiedades.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Imprimir: permite exportar a Excel la información consultada en la ventana.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 2. CREACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN DE CUENTA

Este paso permite crear y parametrizar una nueva cuenta contable detallando cada uno de los campos.

A. Código: digite el código de la cuenta que se va a crear.

B. Nombre: digite el nombre que va ser destinado a la cuenta, la primera opción de nombre aplica para el tratamiento NIIF y la segunda opción aplica para el tratamiento PCGA.

C. Acepta movimiento: si selecciona la opción es porque la cuenta estará habilitada para realizar transacciones, si no se habilita es porque será cuenta padre la cual tendrá subcuentas sujetas a esta.

D. Cuenta activa: si selecciona el check habilitará a la cuenta para realizar transacciones, al no habilitarse, la cuenta no podrá ser utilizada.

Una vez establecidos estos parámetros se procede con la configuración de cada uno de los campos disponibles como se muestra a continuación:

2.1. CONTROLAR

Permite activar los parámetros o catálogos que la cuenta debe controlar.

A. Vinculados: si marca esta opción, cuando se esté realizando una contabilización va a solicitar un tercero al cual va a quedar asociado este registro.

B. Cierre vinculado a fin año: aplica para las cuentas de impuesto que se deseen cerrar a nivel de vinculado. Se asigna la cuenta contra la cual se va a cancelar, que generalmente es la misma. Las cuentas de resultados por defecto son canceladas de acuerdo a su naturaleza al realizar el cierre de año fiscal.

C. Marcaciones adicionales: al activar alguno de estos check, cuando se realice una contabilización con dicha cuenta, se solicitará esta información:

•  Sucursal: hace referencia a si la cuenta deberá controlar este parámetro para posterior generación de informes y segmentación de la información contable y/o financiera previamente definida y creada por la empresa.

• Centro de costo: hace referencia a si la cuenta deberá controlar este parámetro para posterior generación de informes y segmentación de la información contable y/o financiera previamente definida y creada por la empresa.

• Destino: hace referencia a si la cuenta deberá controlar este parámetro para posterior generación de informes y segmentación de la información contable y/o financiera previamente definida y creada por la empresa.

• Presupuesto: aplica para las cuentas que deberán controlar y hacer parte del presupuesto.

• ComExt DO: aplica si la empresa tiene implementado Comercio Exterior.

• Transacción bancaria: aplica para las cuentas de bancos y en procesos de tesorería y conciliación bancaria.

• Vendedor: información comercial. Aplica si la empresa cuenta con vendedores y requiere que las transacciones realizadas detallen este campo. Aplica generalmente para las cuentas de ventas.

• Cobrador: información comercial. Aplica si la empresa cuenta con cobradores y requiere que las transacciones realizadas detallen este campo. Aplica generalmente para las cuentas por cobrar.

• Zona: información comercial. Aplica si la empresa cuenta con zonas y requiere que las transacciones realizadas detallen este campo.

• Activo fijo: aplica para las cuentas 15, para empresas que tienen implementado activos fijos.

• Producto: aplica para las cuentas 14 para realizar un control detallado del inventario a nivel de producto. Es obligatorio para procesos comerciales.

• Control de inventario: aplica para las cuentas 14 para realizar un control detallado del inventario. Es obligatorio para procesos comerciales.

D. Banco: cuando el check de “Transacción Bancaria” está activo, se habilitará esta opción con el fin de enlazar esta cuenta al código de banco correspondiente.

2.2. BÁSICAS

Permite definir información o datos básicos de la cuenta.

A. Naturaleza: permite determinar la naturaleza de la cuenta, es decir, si es débito o crédito.

B. Valor máximo por documento: permite determinar un valor máximo a registrar en esta cuenta, aplica principalmente para las cuentas de caja.

C. Evitar saldo negativo en cta: control para evitar según la naturaleza de la cuenta, que el saldo de la misma sea negativo.

2.3. CONTROLAR SALDOS X DOCUMENTO / CRUCE

Esta opción aplica para las cuentas que manejan cruce, como las cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Una vez seleccionada esta opción se podrán determinar los siguientes parámetros:

 A. Evitar saldo negativo en doc: evita que la cuenta maneje un saldo negativo, es decir que de acuerdo a su naturaleza en el caso de las cuentas por cobrar que los movimientos créditos no sean mayores a los débitos y en el caso de las cuentas por pagar que los movimientos débitos no sean mayores los créditos.

B. Requiere aprobación para pago: cuando se marca esta opción es porque la empresa adquirió la licencia de tesorería, y permite controlar los pagos a realizar por medio de la aprobación de un usuario autorizado.

C. Evitar modificar valor en pago: aplica para las empresas que implementaron tesorería. Controla que el valor aprobado no pueda ser modificado.

D. Forzar cruce por c.costo: restringe que la contabilización del cruce de documentos sea del mismo centro de costo donde se originó.

E. Tipo cruce: permite realizar el siguiente control:

• Sin definir: realiza control básico de la cartera.

• Comercial: habilita la opción “Validar” que aplica para los controles comerciales de cupo y plazo.

• Financiero: aplica para las empresas del sector financiero y manejan capital e interés de financiación.

• Coop. no financiero: aplica para las empresas del sector solidario que manejan conceptos recurrentes.

• Financiera comercial: aplica para empresas financieras que realizan actividades de venta de créditos con cobro de intereses.

  F. Validar: permite realizar validaciones en la contabilización de documentos cruce en cuanto a plazo y cupos.

2.4. AJUSTES POR INFLACIÓN

Esta opción no se encuentra funcional debido a que el sistema integral de ajustes por inflación para propósitos contables fue eliminado por el gobierno.

2.5. TRIBUTARIAS Y TASAS – IVA O RETENCIÓN

Las opciones del punto 5 solo se habilitan cuando la cuenta que se está parametrizando es de impuestos.

A. Cta. de IVA o retefuente: esta opción aplica para las cuentas de impuestos, una vez seleccionado el check permite realizar la parametrización en los demás campos.

B. % Tasa: se diligencia la tasa del impuesto que corresponde según la cuenta.

C. Base mínima: aplica para las cuentas de retención, al exceder el valor ingresado en este campo se realiza el cálculo aplicando el porcentaje de la tasa determinada.

D. Ctas que forman base: permite diligenciar las cuentas sobre las que se realizaran los cálculos de la tasa determinada.

E. Tratamiento NIIF / PCGA: permite determinar el tratamiento de la cuenta en los libros fiscal, PCGA y NIIF.

F. Tasa instrumento financiero: aplica para procesos de financiación implícita en procesos NIIF.

2.6. CLASE DE CUENTA

Permite definir qué clase de cuenta se está creando.

• Monetaria: permite clasificar la cuenta en las que representan efectivo como las cuentas del disponible.

• No monetaria: son las que no representan efectivo como lo son las cuentas por pagar y cobrar.

• Es cta de conciliación fiscal: tiene relación con ajustes por inflación. No aplica por cambios tributarios. Se tiene por compatibilidad con versiones anteriores.

• Es Cta de diferencia fiscal: tiene relación con ajustes por inflación. No aplica por cambios tributarios. Se tiene por compatibilidad con versiones anteriores.

2.7. DIFERIR

Aplica para las cuentas que van a ser diferidas. Hace referencia generalmente a las cuentas 17.

A.     Permite seleccionar entre las opciones de diferidos como:

• Diferido estándar: difiere el valor de la cuenta en cuotas determinadas.

• No diferir: no realiza ninguna acción.

• Diferido distribuido: permite distribuir el valor de una cuenta en varias sucursales o centros de costo, como por ejemplo distribución de gastos.

B. Cta contrapartida predeterminada: si selecciona la opción diferido estándar, permite parametrizar una cuenta que será la contrapartida de este diferido.

2.8. MONEDA EXTRANJERA

Aplica para empresas que dentro de su actividad maneja moneda extranjera.

A. Moneda extranjera: permite seleccionar entre las siguientes opciones:

• Activar moneda ext: activa el manejo de moneda extranjera y solicita el código de la moneda.

• Inactivar moned ext: no realiza ninguna acción y se determina la moneda local.

• Inactivar y calcular dif. de local a moned ext: permite el cálculo de la diferencia en cambio de la moneda, sin necesidad de manejar moneda extranjera.

 B. Código $ ext.: permite seleccionar el código de la moneda.

2.9. ACTIVAR DISTRIBUCIÓN AUTOMÁTICA

Aplica para las cuentas que se determine que durante el ejercicio van a ser distribuidas de una forma automática. Ejemplo: gasto de arrendamiento que va a ser distribuido en 2 centros de costos determinados.

A. Tipo distribución: permite seleccionar el tipo de distribución:

• Distribuir según configuración: realiza la distribución según parámetros establecidos en el botón Configurar Distribución.

• No distribuir: no realiza ninguna acción de distribuir.

• Solicitar criterio al contabilizar: si selecciona esta opción el sistema solicita unos modelos previamente creados al momento de contabilizar la transacción.

 B. Configurar distribución: permite configurar la distribución:

A. Ccosto: digite el centro de costo de la sucursal o área a distribuir.

B. Destino: digite el destino de la sucursal o área a distribuir.

C. Agregar: agregue el registro de centro de costo y destino.

D. Porcentaje %: determine el porcentaje a distribuir.

Realice esta acción por cada centro de costo y destino que requiera la distribución.

2.10. TIPO DE CUENTA

Permite clasificar la cuenta según la naturaleza del hecho económico a registrar, como corriente o no corriente.

PASO 3. PESTAÑA PERMISOS

La pestaña permisos permite restringir la realización de registros con la cuenta a crear y la consulta de los mismos a ciertos perfiles. Igualmente, la utilización de la misma a determinados centros de costo y empresas.

Si los campos se dejan en blanco, la cuenta estará habilitada para todos los perfiles, centros de costo y empresas. Si se desea restringir su uso, asigne los perfiles y empresas correspondientes separados por (,).

PASO 4. GUARDAR

Después de realizar la configuración y parametrización respectiva, ubique y haga clic en el botón “Guardar”.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Las cuentas solo se pueden eliminar si el usuario que está realizando el proceso cuenta con los permisos necesarios para realizar este proceso, y si la cuenta no está registrada en una transacción.

2. Para la creación de las cuentas es importante considerar algunos campos básicos para que las transacciones realizadas con las mismas se realicen de manera correcta: código, nombre, naturaleza y tratamiento.

3. De la correcta configuración de los parámetros de las cuentas dependerá que la información sea detallada y atienda los requerimientos de la empresa, lo cual permitirá la generación de diferentes informes.

FIN DEL INSTRUCTIVO