CAJA REGISTRADORA

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

El presente instructivo se encuentra la guía para realizar la correcta parametrización de las cajas registradoras, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar la correcta parametrización de las cajas registradoras.

ABSTRACT

Este instructivo enseñara a realiza el proceso de parametrización de las cajas registradoras el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevaran a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO CAJAS REGISTRADORAS

Es un proceso que se realiza antes de iniciar operaciones en el sistema POS.

Ingrese a la Ruta: Facturación – P.O.S- Apertura Caja

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “lista de cajas registradoras”.

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CONFIGURACIÓN CAJA REGISTRADORA

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros obligatorios

• Codigo: defina el código de la caja registradora, se sugiere usar códigos numéricos por ejemplo ,01,02,03.

• Nombre: defina el nombre de la caja registradora, se sugiere establecer el serial de la CPU por política de la DIAN.

• Botón de auditoria: muestra información acerca de la fecha de creación, el usuario y la fecha de la última modificación y el usuario que modifico.

B. Parámetros de la pestaña general.

• Tipo: es un campo a nivel informativo el cual permite definir un tipo de caja, por ejemplo si es caja principal o caja de punto venta, la utilidad del campo la da el usuario.

• Cajero: este campo muestra el código del usuario que realizo la apertura de caja.

• Turno: este campo muestra el turno con el cual se realizó la apertura de caja.

• % comisión: campo a nivel informativo en el cual se puede definir un valor porcentual de comisión.

• Fecha de apertura: muestra la fecha en la cual se realiza la apertura de la caja.

• Fecha de traslados: muestra la fecha en la cual se realiza el traslado de efectivo.

• Caja principal: permite definir una caja con código 00 a la cual se le define el nombre principal, se usa para hacer los cuadres diarios, es cuando una caja hace retiros en efectivo y la caja principal es la que hace el recaudo.

• Cajero predeterminado: permite definir el código de un usuario el cual puede quedar de forma predeterminada.

• Cuenta de caja: defina la cuenta auxiliar de la caja POS, se recomienda crear una cuenta por cada caja registradora.

• Cuenta de caja general: se define la cuenta de caja a la cual se va a realizar el traslado de efectivo al momento de hace el retiro o cuadre de caja.

• Base predeterminada: permite definir una base la cual se tiene en cuenta al momento de realizar el traslado de efectivo en el cuadre de caja.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera, si no hace uso del campo se define la opción punto (.).

• Centros de costos: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera, si no hace uso del campo se define la opción punto (.).

• Tipo de impresora: permite seleccionar entre las opciones de impresora Epson o Samsung, star tsp 100; se sugiere usar la opción genérica POS.

• Resolución de pantalla: hace referencia a la resolución del área de trabajo de manager, en el tipo de facturación POS, se recomienda usar la opción 1024 x768.

• Retiro de efectivo en cuadre de caja: hace referencia a la forma en la cual se va a realizar la contabilización del cuadre de caja: si se va a realizar el proceso con cuentas predeterminadas definidas en el tipo de documento o se va a realizar de forma automática el retiro total de efectivo a las cuentas definidas en la configuración de la caja.

• Tipo de venta: Para las empresas comerciales se recomienda hacer uso de la opción venta directa.

La opción preventa aplica para aquellas empresas que en su modelo de negoción tienen un vendedor que hace la preventa, cotización u orden de pedido y un cajero encargado de hacer el recaudo.

• Cuentas transitorias de recaudo: aplica para procesos especiales, por ejemplo, la preventa.

PASO 4. TIPOS DE DOCUMENTO

En la pestaña tipos de documento es donde se definen aquellos documentos operativos que se van a usar en la caja registradora como por ejemplo las facturas lo recibos de caja entre otros.

• Ventas: hace referencia al tipo de documento para la factura de venta el cual debe estar previamente creado.

• Devolución venta: hace referencia al tipo de documento para la devolución de venta el cual debe estar previamente creado.

• Egresos: hace referencia al tipo de documento contable para realizar egresos o pagos desde la caja.

• Otros ingresos: hace referencia al tipo de documento contable para realizar ingresos a la caja diferente de las facturas, por ejemplo, los recibos de caja para abonos.

• Separados: hace referencia al tipo de documento de separados el cual se define si en su modelo de negocio van a usar dicha opción.

• Pago tesorería: hace referencia al tipo de documento contable de tesorería. Aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Solicitud de traslado: hace referencia al tipo de documento que se usa al hacer una solicitud de traslados de efectivo, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Retiro / traslado de efectivo: hace referencia al tipo de documento contable para realizar el cierre de caja y en el cual va a quedar contabilizado el cuadre de caja.

• Contrato: hace referencia al tipo de documento para realizar contratos, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Fv transac compraventa: hace referencia al tipo de documento de factura para realizar transacciones de compraventa, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Fv transac retroventa: hace referencia al tipo de documento de factura para realizar transacciones de retroventa, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Preventa: hace referencia al tipo de documento de preventa, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Cotizaciones: hace referencia al tipo de documento de cotizaciones, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

• Consumos: hace referencia al tipo de documento de consumos, el cual aplica para procesos especiales licenciados diferente al comercial.

PASO 5. TESORERIA

La configuración de la pestaña tesorería aplica según el proceso licenciado con QUALITYCOLOMBIA S.A.

PASO 6. SINCROCAJAS/TESO-MON

La configuración de la pestaña Sincrocajas/Teso-MON aplica para el proceso especial de supermercados.

PASO 7. PREVENTA

La configuración de la pestaña preventa aplica según el proceso licenciado con QUALITYCOLOMBIA S.A.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para la configuración de la caja registradora se debe contar con los permisos necesarios si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Los documentos que se asocian en la configuración de la caja registradora deben estar previamente creados.

3. La habilitación las otras opciones que se encuentran en la configuración de la caja registradora, dependen de la licencia adquirida en QUALITYCOLOMBIA S.A.

4. El presente instructivo sirve de guía para realizar la parametrización de la caja registradora en empresa que hayan adquirido la licencia de MANAGER COMERCIAL.

FIN DEL INSTRUCTIVO