PEDIDOS BASADO EN COTIZACIÓN

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de Los pedidos basados en cotización, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de los pedidos basados en cotización.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con los pedidos basados en cotización, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A COTIZACIONES

Una cotización es un documento que sirve para establecer un precio y conocer cuál será el coste de un producto o servicio.

Ingrese a la Ruta: Facturación- Cotizaciones

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “cotizaciones”, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Botón pedir: permite realizar el documento de pedido en el cual se deben digitar todos los datos del encabezado.

• Botón anular: permite realizar la anulación de la cotización siempre y cuando no se haya convertido en pedido.

• Botón dar de baja: permite dar de baja a los productos agregados a la cotización.

• Botón convertir en pedido: permite convertir la cotización en pedido agregando automáticamente todos los datos del encabezado y productos de la cotización.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. CONVERTIR EN PEDIDO

La cotización debe ser convertida en pedido para poder ser facturada finalmente y cuenta con tres posibles opciones.

OPCIÓN 1:

Al seleccionar la cotización y dar clic en el botón ‘pedir’ se abrirá la siguiente ventana:

En esta opción se deberán digitar todos los datos del encabezado y productos, y se utiliza el botón “agregar desde cotización”.

OPCIÓN 2:

Al seleccionar la cotización y dar clic en el botón “convertir en pedido” se abrirá la siguiente ventana:

Se creará el documento de pedido con los datos del encabezado, productos, cantidades y precios de acuerdo a la cotización. El documento de pedido quedará cerrado automáticamente.

OPCIÓN 3:

Al realizar un nuevo pedido desde la ruta facturación – pedidos, al digitar el tipo de documento y vinculado, dar clic en el botón “agregar desde cotización”.

Al dar clic en el botón “agregar desde cotización” se abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana se listarán las cotizaciones realizadas al mismo cliente y se podrá seleccionar la cantidad del producto que aún esté pendiente por facturar. Dar clic en aceptar para continuar.

Después de haber agregado los productos cotizados ubique y de clic en el botón guardar para continuar.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para realizar cotizaciones y pedidos se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizarse la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Es una condición obligatoria convertir la cotización en pedido para que el sistema permita hacer la factura final.

FIN DEL INSTRUCTIVO