COTIZACIONES

Manager comercial Versión 7

ALCANCE

En el presente instructivo se encuentra la guía para el correcto uso de las cotizaciones, desde la ruta de acceso para ingresar, hasta el diligenciamiento de cada uno de los campos, tanto obligatorios como informativos.

OBJETIVO

Brindar una guía de apoyo para realizar un correcto uso de las cotizaciones.

ABSTRACT

Este instructivo enseñará a elaborar y consultar correctamente las operaciones realizadas con las cotizaciones, el cual es necesario para el desarrollo de los procesos operativos que se llevarán a cabo en la ejecución de la actividad de la empresa.

Dado lo anterior a continuación se relaciona la parametrización a realizar en el software MANAGER ERP.

CONTENIDO

PASO 1. ACCESO A COTIZACIONES

Una cotización es un documento que sirve para establecer un precio y conocer cuál será el coste de un producto o servicio.

Ingrese a la Ruta: Facturación- Cotizaciones

Al seguir la ruta correctamente se despliega la ventana de “cotizaciones”, para hacer uso de las opciones según la necesidad del usuario.

PASO 2. OPCIONES DE VENTANA OPERATIVA

A. Filtros de búsqueda: orientada en realizar la búsqueda según un criterio.

• Filtro: permite seleccionar un criterio de búsqueda.

• Barra de consulta: permite digitar la información que se desea consultar de acuerdo al filtro seleccionado.

• Buscar: permite consultar información de acuerdo al tipo de dato consultado.

B. Grid de contenido: contiene el resultado de los datos aplicados en el filtro de búsqueda.

C. Utilidades de ventana: Contiene las funcionalidades de la ventana.

• Propiedades: permite consultar y detallar las características del resultado obtenido en el grid.

• Nuevo: permite crear un nuevo registro o transacción de acuerdo a la ventana consultada.

• Eliminar: permite borrar el registro seleccionado.

• Pedir: permite realizar el documento de pedido en el cual se deben digitar todos los datos del encabezado.

• Anular: permite realizar la anulación de la cotización siempre y cuando no se haya convertido en pedido.

• Dar de baja: permite dar de baja a los productos agregados a la cotización.

• Convertir en pedido: permite convertir la cotización en pedido agregando automáticamente todos los datos del encabezado y productos de la cotización.

• Salir: expulsa de la ventana consultada.

PASO 3. GENERAR UNA COTIZACION

Después de dar clic en “Propiedades” o en “Nuevo”, se abrirá la siguiente ventana:

A. Parámetros del encabezado del documento:

• Tipo: definir el código del tipo de documento el cual debe estar previamente creado.

• Número: definir el número de documento de acuerdo a los parámetros establecidos en la configuración del tipo de documento, en donde se define si es consecutivo automático o consecutivo manual.

• Fecha: toma la fecha del servidor en la que se está elaborando el documento y de acuerdo a los permisos en el tipo de documento se habilita la opción para editarla.

• Cliente: digite el NIT del vinculado o en su defecto de clic en el botón (…) y se define el parámetro para realizar la búsqueda en la ventana operativa.

• Suc.: Aplica si el cliente seleccionado tiene configuradas sucursales, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Forma pago: definir una de las formas de pago que fueron autorizadas en la configuración del tipo de documento.

• Nota: es un campo adicional que permite definir un detalle a nivel informativo.

• Sucursal: hace referencia a la sucursal de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Ccosto: hace referencia a los centros de costo de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Destino: hace referencia a los destinos de la empresa, en caso de que previamente se haya creado y utilizado dicho parámetro como segmentación contable y/o financiera. Si la opción no se encuentra activa en la configuración del tipo de documento, se define la opción punto (.) de forma automática.

• Plazo: se define en días el plazo máximo de pago en el caso de ser a crédito.

• Dat.Ent.: abre una ventana adicional con los datos parametrizados en el cliente (nombre, dirección, teléfono, ciudad, barrio, email, detalle), los cuales pueden ser modificados para la cotización.

• Documento 1: es un campo alfanumérico el cual permite agregar información adicional. La utilidad de los campos la da el usuario, sino se define alguno, el sistema lo deja en blanco.

• Fecha entrega: permite definir una fecha informativa de la entrega de los productos agregados a la cotización.

• Vendedor: permite seleccionar el código del vendedor siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Zona: permite seleccionar el código de la zona siempre y cuando el tipo de documento se haya parametrizado para solicitar éste parámetro, de lo contrario el sistema lo define en punto (.).

• Tiempo oferta: campo a nivel informativo en el cual se definen los días de duración de los descuentos aplicados a los productos en la cotización.

B. Datos del producto:

• Bodega: defina la bodega en la que se encuentran los productos que se van a cotizar.

• Lista: defina la lista de la cual se van a tomar los precios de los productos.

• Código: defina el código del producto, sino se conoce se da clic en el botón (…) para buscar el producto específico.

• Lote: si se habilita el permiso en el tipo de documento, el sistema solicita el código del lote que debe estar previamente creado y el producto debe tener habilitado el permiso de controlar lote.

• Cantidad: como su nombre lo indica, en este campo se definen las cantidades del producto que se van a cotizar.

• U.Med: defina la unidad de medida del producto.

• Cant. Maxima: defina la cantidad máxima para sostenimiento de precio, por ejemplo si se ofrece producto X en precio 2 por llevar 5 unidades; si realiza una compra inferior el precio seria distinto.

• Precio Base: hace referencia al precio unitario de acuerdo a la lista de precios.

• Dcto: permite definir el porcentaje de descuento siempre y cuando se haya parametrizado en el tipo de documento y el producto, línea, lista de precios y cliente tengan porcentaje autorizado.

• Neto: hace referencia al resultado de multiplicar el precio unitario por las cantidades.

• Agregar: agrega la información del producto que se está registrando.

• Quitar: permite retirar los registros de los productos.

C. Grid de contenido: muestra la información de los productos que se agregaron.

D. Información agrupada de los totales:

• Cod. Barras: abre una ventana adicional para la impresión del sticker con códigos de barras y datos de los productos agregados a la cotización.

• Novedades: se habilita una vez guardado el documento. Abre una ventana adicional para realizar seguimiento al documento.

• Duplicar: se habilita una vez guardado el documento. Abre una ventana adicional para copiar el documento con los mismos datos pero permitiendo modificar el cliente en el consecutivo siguiente que corresponda.

• Producto: abre la ventana de propiedades del producto seleccionado en el grid de contenido.

• Parcial: corresponde a la suma de los precios de los productos antes de IVA.

• Descuento: corresponde al valor total del descuento aplicado.

• IVA: corresponde al valor total del IVA.

• TOTAL: corresponde al valor parcial menos descuento, más IVA.

E. Después de dar clic en la opción guardar se habilita la opción de:

• Editar: permite editar nuevamente el documento siempre y cuando la cotización no se haya convertido en pedido.

• Imprimir: si el documento tiene definido un formato de impresión, se da clic en la opción imprimir.

• Salir: Para expulsar al usuario de la ventana del documento.

SALVEDADES DEL PROCESO

1. Para el registro de las conversiones se debe contar con los permisos necesarios en el tipo de documento, si no se tiene, se sugiere realizar la labor con el usuario administrador del sistema ADM.

2. Para convertir a pedido se debe tener creado y parametrizado previamente el documento de pedido.

3. El proceso de cotización no está actualmente habilitado para el sistema POS comercial.

FIN DEL INSTRUCTIVO